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Teammeetings: 7 Punkte für konstruktive Meetings

Lesezeit: 5 Min.

Verlorene Zeit, Langeweile, viel Gerede - und am Ende kein Ergebnis. Wer kennt sie nicht, diese Teammeetings, in denen man sich fragt, was man hier eigentlich soll - woanders wäre Ihre Zeit gerade wirklich besser investiert. Vielleicht sind Sie selber Führungskraft und merken bei den Treffen, dass Ihre Kollegen irgendwie kaum motiviert und unzufrieden sind.

Teammeetings haben sowohl Einfluss auf den einzelnen Mitarbeiter, das gesamte Team und auf längere Sicht den Erfolg der Organisation. Werden die Treffen als unproduktiv und ergebnislos erlebt, sinkt die Arbeitszufriedenheit, das Commitment der Angestellten und die Produktivität des gesamten Teams. Letztlich mit negativer Wirkung auf die Leistung der Firma.

Laufen Arbeitsgruppentreffen gut, steigt die Arbeitszufriedenheit, die Produktivität und am Ende der Erfolg des Unternehmens. Sie sind entweder eine Schatzkiste oder absolut kontraproduktiv. Aber was kann man tun, damit die Teammeetings ein Erfolg werden und effizient sind? Lieber auf viele, kürzere oder wenige, längere Meetings setzen?

Ich bin der Meinung, das kommt auf die Aufgabe, das Teamund vor allemdie richtige Gestaltung und Kommunikation an. Wie das aussehen kann, finden Sie in den nächsten sieben Punkten einfach erklärt.

Vor dem Teammeeting

1. Die Häufigkeit festlegen

Ich finde, es gibt keine feste Zahl, die empfohlen werden kann. Es hat Sinn, die Sequenzen nach der Art der Aufgabe und den Bedürfnissen der Mitarbeiter zu gestalten.

Brauchen die Aufgaben viel Koordination untereinander? Dann sind häufige Absprachen wichtig. Sind die Anforderungen so gestellt, dass die Kollegen besser alleine arbeiten und ständige Arbeitsgruppentreffen stören? Hier setzen Sie auf seltenere Sequenzen.

Wichtig ist, möglichst schon vorab festzulegen, wann die Teammeetings stattfinden und wie lange sie dauern werden. So können die Kollegen ihre Termine danach ausrichten und fühlen sich nicht durch spontane Treffen in ihrer Arbeit gestört. Sie wissen nicht genau, was ihre Angestellten sich wünschen? Am besten fragen Sie einfach mal nach.

2. Eine gute Vorbereitung

Der wichtigste Punkt ist die Motivation der Mitarbeiter. Oft sind sie wenig begeistert, wenn ein Teammeeting ansteht. Das ist keinesfalls böse Absicht - viele haben den Eindruck, dass es sich um verlorene Zeit handelt. Zeit, die sie in anderen Aufgaben besser investieren können. Wie kann man das ändern? Sie wollen mehr über Motivation wissen? Hier gehts zu der (zwei-)Kern Theorie der Motivation.

Darauf folgt die Agenda. Stellen Sie die wichtigsten Themen zusammen. Überlegen Sie, warum diese Punkte wichtig sind. Das schafft Klarheit, für Sie und Ihre Mitarbeiter. Jeder weiß, worum es geht und warum seine Teilname wichtig ist. Veranschlagen Sie einen Zeitrahmen für jeden Punkt, das hilft während des Arbeitsgruppentreffens, die Zeit nicht aus den Augen zu verlieren.

Sie können ihre Kollegen miteinbeziehen: welche Themen finden sie wichtig? Was muss dringend besprochen werden? Hier kann ein Tool eingerichtet werden, in dem die Teilnehmer ihre Wünsche und Bedürfnisse äußern können. Partizipation der Angestellten erhöht zum einen die Qualität von Entscheidungen, zum anderen deren Motivation. Das haben schon viele Studien gezeigt.

Stellen Sie außerdem sicher, dass nur die Mitglieder anwesend sind, die für das Arbeitsgruppentreffen wirklich benötigt werden. Nichts ist frustrierender, als umsonst seine Zeit abzusitzen, wenn woanders wichtige Aufgaben warten.

Und: Zeit ist Geld? Ein Punkt, den man in Teammeetings im Auge behalten kann. Vielleicht auf eine amüsantere Art und Weise. Es finden sich im Internet Rechner, in denen Sie das Durchschnittsgehalt der Mitarbeiter und die Anzahl der Teilnehmer eingeben können (z.B. https://tobytripp.github.io/meeting-ticker/). Die Zeit läuft mit, und es wird hochgerechnet, wie viel Geld gerade „verbraucht“ wird. Mit ein bisschen Humor eine nette Idee, um die Effektivität zu steigern? 

Während des Teammeetings

3. Der Ton macht die Musik

Die Forschung besagt, dass Interaktionen in einem Arbeitsgruppentreffen sowohl Einfluss auf die einzelnen Personen als auch auf das Team selber haben. Diese Gruppeneffekte beeinflussen die spätere Leistung der Arbeitsgruppe sowie den Erfolg des Projektes. Das Verhalten innerhalb des Arbeitsgruppentreffens, kann folglich großen Einfluss auf das gesamte Ergebnis haben. Es wird empfohlen auf konstruktives, unterstützendes Feedback zu achten. Harsche Kritik ist fehl am Platz. Eine positive Kommunikation führt zu einer erhöhten Produktivität und damit zum Erfolg des Unternehmens. Misslungene Kommunikation bewirkt genau das Gegenteil.

Sorgen Sie für eine angenehme Umgangsart und legen Sie beispielsweise Teammeeting-Regeln fest.

In unserem Artikel "Killerphrasen" haben wir schon über die größten Killerphrasen berichtet - lesen Sie doch mal nach.

4. Und wieder - miteinbeziehen!

Um alle Teilnehmer in das Teammeeting miteinzubeziehen ist es sinnvoll, zu Beginn Rollen zu verteilen. Eine wichtige Rolle ist die des Moderators. Seine Aufgabe ist es sicher zu stellen, dass sich die Teilnehmer nicht an Kleinigkeiten hängen bleiben, die Agenda eingehalten und jeder gehört wird. Diese Rolle kann von der Führungskraft übernommen werden oder zwischen den Teammitgliedern rotieren.

Ebenso von Bedeutung ist das Protokoll. Es ist wichtig festzuhalten, was besprochen wird. Fokus am besten auf wichtige Entscheidungen, Aufgaben und Zuständigkeiten. Weitere Möglichkeiten sind Zeit- oder Deep-Dive-Wächter.

5. Zusammenfassen und auf Konsens prüfen

Fassen Sie die wichtigsten Aspekte zusammen. Durch das Stellen von Fragen kann überprüft werden, ob die andere Person richtig verstanden wurde. Achten Sie darauf, dass es einen Konsens in den Entscheidungen gibt. Wenn sich Mitarbeiter nicht gehört fühlen und mit der Entscheidung nicht übereinstimmen, hat das negative Auswirkungen auf die Arbeitszufriedenheit und -leistung. Hören Sie auf mögliche Gegenargumente- diese bieten andere Sichtweisen.

6. Visualiseren bringt’s!

Visualisieren ist eine gute Methode um greifen zu können, was erreicht wurde. Stellen Sie, die wichtigsten Entscheidungen und Ziele auf einem Flip-Chart oder einer PP-Folie dar.

Das kann helfen, während des Teammeetings das Ziel im Auge zu behalten. Danach sieht jeder, dass etwas geschafft wurde. Diese Aufgabe kann als Rolle an die Teammitglieder vergeben werden.

Gehen Sie das ganze am Ende nochmals durch, das gibt Klarheit und ist ein positiver Abschluss für das Team.

Nach dem Teammeeting

7. Für Nachhaltigkeit sorgen

Die Nachbereitung wird oft vergessen. Sie ist aber zum Abschluss eines erfolgreichen Arbeitsgruppentreffens genauso wichtig. Es empfiehlt es sich, mit einer klaren Struktur zu arbeiten, die nach jedem Teammeeting verfolgt wird. Es kann ein anschauliches Dokument erstellt werden, in welchem die Agenda, die wichtigsten Entscheidungen, Zuständigkeiten und weitere Informationen zu finden sind.

Setzen Sie auf Transparenz- die Zusammenfassung sollte, soweit möglich, jedem Kollegen zur Verfügung stehen. Diese Aufgabe muss nicht an der Führungskraft hängen bleiben, sondern kann im Team rotiert werden. Auch Fotoprotokolle sind eine kreative Option.

Sie sehen, für Teammeetings gibt es nicht die eine „goldene“ Regel - es kommt auf die optimale Anpassung, die Aufgabe und das Team, sowie die richtige Umsetzung an. Denken Sie daran:

 

Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir
haben, sondern zu
viel Zeit, die wir nicht nutzen

von Lucius Annaeus Seneca

 

Literatur

Perkins, R. D. (2009). How executive coaching can change leader behavior and improve meeting effectiveness: An exploratory study.Consulting Psychology Journal: Practice and Research, 61(4), 298.

Kauffeld, S., & Lehmann-Willenbrock, N. (2012). Meetings matter: Effects of team meetings on team and organizational success. Small Group Research, 43(2), 130-158.Schneider, K., Klünder,

J., Kortum, F., Handke, L., Straube, J., & Kauffeld, S. (2018). Positive affect through interactions in meetings: The role of proactive and supportive statements. Journal of Systems and Software, 143, 59-70.

Walsh, S. (2017). Team Meetings: Treasure Trove or Waste of Time? clinicians brief. https://www.cliniciansbrief.com/article/team-meetings-treasure-trove-or-waste-time

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