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Die Paper-Pencil Lüge: Papiermüll auf Raten

Nicht erst seit den neuesten Änderungen im Arbeitsschutzgesetz geistern Fragebögen durch die Abteilungen der Unternehmen. Stimmungsbilder, Führungs-Umfragen, Engagement-Indizes und wie sie nicht alle heißen, sollen auf den ersten Blick wichtige Einblicke in den Arbeitsalltag der ‚normalen‘ Angestellten verschaffen. Ein Mitarbeiter der einen solchen Fragebogen zum ersten Mal bearbeitet hat wohl noch die Hoffnung, dass er mit seinem Input zur Entwicklung und Verbesserung seines Unternehmens beitragen kann. Warum ist es jedoch so, dass die meisten Mitarbeiter spätestens nach der dritten Umfrage genau darauf keine Lust mehr verspüren? Ich möchte diese Woche mit Ihnen gemeinsam erörtern, warum eine Umfrage auf Papier keine Probleme lösen kann und warum es bei einer einfachen Befragung nicht bleiben darf.

Warum sind Paper-Pencil Fragebögen ineffizient?

Zunächst muss man also betrachten, was die praktischen Nachteile einer solchen Umfrage sind. An erster Stelle steht hier auf jeden Fall der massive Ressourcen-Aufwand für das Unternehmen und die beteiligten Personen. Der Fragebogen muss zunächst konzipiert bzw. gefunden und in ein Fragebogen-Dokument integriert werden. Bis zu diesem Zeitpunkt gleichen sich computergestützte Verfahren also noch mit der klassischen Papierbefragung. Schon bei der Distribution, Planung und schlussendlich auch in der Durchführung zeigen sich jedoch bereits massive Unterschiede: Der Fragebogen muss in digitaler, oder ausgedruckter Form in die jeweiligen Standorte,Abteilungen, etc. transferiert werden. Daraufhin muss Seite um Seite gedruckt und an die jeweiligen Mitarbeiter ausgeteilt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt reden wir in sehr schnellen und agilen Unternehmen des größeren Mittelstands schon von einer Laufzeit von ca. 6-8 Monaten. In der gesamten Zeit treffen sich die Arbeitsgruppen der Befragung, es werden Planungs-Meetings abgehalten und nicht selten ganze HR-Abteilungen für mehrere Stunden jede Woche aufgewendet. Nicht vergessen: Noch ist kein einziges Kreuz auf einem Fragebogen notiert worden.

Im nächsten Schritt versinken viele Fragebögen in den Schubladen, Schränken und Ordnern der jeweiligen Büros, während nur ein gewisser Prozentsatz ausgefüllt seinen Weg zurück in die Zwischenverwaltung findet. Um eine gewisse Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten, werden die Fragebögen meist in den übergeordneten Abteilungen gesammelt und erst nach Kennzeichnung (z.B. POE1) weitergeleitet. Auch bei diesem Rücklauf rechnen wir zwischen 1-3 Monaten je nach Größe und Struktur des Unternehmens. In der nächsten Phase werden ganze Planstellen dafür eingeplant, die handschriftlich ausgefüllten Bögen händisch in Excel-Tabellen zu übertragen und dann am Ende in zwei Pie-Charts für den Vorstand zu übertragen. Aus den Daten von 10-100.000 wird also z.B. ein Engagement Index für das Gesamtunternehmen abgeleitet. Dieses Vorgehen kann nach rationalen Gesichtspunkten nur als reine Zeitverschwendung betitelt werden. Die Masse an Datenreduktion bis zum Vorstand bzw. zur Geschäftsführung hat zu Folge, dass kein einziger Rückschluss mehr aus den Daten gewonnen werden kann. Dazu kommt, dass zu diesem Zeitpunkt bereits 12-16 Monate Ressourcen-Aufwand betrieben wurde, um am Ende eine Power-Point Präsentation mit 5 Folien vorliegen zu haben. Ein Umstand der in der breiten Manager-Landschaft Deutschlands einfach so akzeptiert wird. Nicht jedoch bei den Mitarbeitern.

Die Paper-Pencil Lüge: Wo beginnt das Lügen?

Der alleinige Zeitaufwand ist wohl kaum ein gerechtfertigter Grund die Anwendung von Paper-Pencil Fragebögen in mittelständischen Unternehmen und Konzernen als ‚Lüge‘ zu bezeichnen. Vielmehr beginnt es bei der impliziten Prämisse für den Mitarbeiter. Wenn ein Fragebogen auf dessen Schreibtisch landet, so sendet dieser die Nachricht „Wir wollen wissen was du zu sagen hast“ und „hilf uns dir zu helfen“. Nach erfolgreicher Beantwortung des Fragebogens beginnt daraufhin wieder der Arbeitsalltag des Angestellten und nach ein paar Monaten erhält die oberste Hierarchieebene Rückmeldung über die Ergebnisse. Und was dann? Durch die stark reduzierten Daten sind präzise Erkenntnisse (wie z.b. in Abteilung xy gibt es ein Problem mit…) nicht mehr zu schließen. Und aus meiner Erfahrung kann ich berichten, dass für die meisten Unternehmen hier auch der Ressourcen-Aufwand beendet wird. Die Umfrage musste gemacht werden, ob gesetzlich vorgegeben, oder von der HR gefordert und nun kann man sich auch wieder dem Alltag gewidmet. Die Konsequenzen der Befragungen sind meist eine Rede der Geschäftsführung auf irgend einer passenden Versammlung, die Anstellung eines externen Beraters, der anhand der Pie-Charts Maßnahmen ansetzen soll, oder aber auch das berühmte ‚ins blaue Schießen‘ bestimmter Maßnahmen.

Maßnahmen verlaufen im Sand

Weder die internen noch die externen Maßnahmen können zu diesem Zeitpunkt noch irgend einen Effekt auf die tatsächlichen Probleme haben. Denn zum Zeitpunkt der Auswertung und Maßnahmenplanung sind die Daten meist schon zwischen 12 und 18 Monaten alt. Fragebögen werden aber häufig aufgrund der aktuellen Verfassung der Mitarbeiter ausgefüllt. War mein Chef letzte Woche unhöflich zu mir, so wird das auch meine Beantwortung im Fragebogen beeinflussen. Vom Mitarbeiter zu verlangen, dass er objektiv ein ganzes Jahr bewertet ist schlichtweg ausgeschlossen.

Und was bedeutet dann schon ein unternehmensweiter Engagement-Index von 3.5? Muss man an der Kommunikation arbeiten? An der Zusammenarbeit im Team? Oder einfach mal Führungskräfte Coachen? Um nicht als untätig abgestempelt zu werden, wenden sich daher viele Unternehmen in die planlose Maßnahmen-Kanonade, die am Ende in einem Wochenendseminar zum Thema Kommunikation endet.

Die Konsequenzen der Paper-Pencil Lüge

Der Mitarbetier, welcher seine ersten drei Fragebögen bearbeitet hat, bemerkt spätestens im dritten Jahr, dass seine Mitwirkung nur auf einer oberflächlichen Partizipation beruht. Die neue Nachricht lautet also nicht mehr „Wir wollen wissen was du zu sagen hast“, sondern vielmehr „Hier füll das bitte bis morgen aus, damit wir in Ruhe weiterarbeiten können“. Welcher engagierte Mitarbeiter hat da noch Lust seine echten Gedanken preiszugeben? Nach unserer Erfahrung sinkt die Rücklaufquote spätestens im dritten Jahr rapide ab und auch die Antwortschematas ähneln eher Amazon-Rezensionen. Entweder volle Punktzahl, oder das genaue Gegenteil. Eine differenzierte Teilhabe vonseiten der Mitarbeiter ist erloschen. Grund dafür liegt zum einen klar am trägen Vorgehen und dem daraus folgenden massiven Erkenntnisverlust. Zum anderen aber auch an einem Faktor, den Sie mit keiner Analyse der Welt ändern können: Das Unternehmen will oftmals überhaupt nicht wissen worin echte Probleme liegen. Stellen Sie sich doch nur einmal vor, wie viel Geld- und Zeitaufwand in eine strukturelle Verbesserung des Unternehmens fließen müsste. Da ist ein Berater für ein paar Tausend Euro doch eindeutig besser, oder? Schließlich läuft das Unternehmen gut und auch die Zahlen stimmen. Man darf den Mitarbeitern eben nur nicht offen mitteilen, dass ein ‚Weitermachen wie bisher‘ genau das ist, was man eigentlich gerne hätte.

Der Hoffnungsschimmer für die, die wirklich wollen

Es gibt sie eben doch: Die Unternehmen, die wirklich Erkenntnis aus ihren Ergebnissen ziehen möchten. Hierbei wird jedoch ebenfalls noch oftmals auf veraltete Technologien wie z.B. die Paper-Pencil Befragung zurückgegriffen. Was mit bis zu 120 Versuchspersonen an der Universität jedoch schon problematisch wird, wird in einem Unternehmen erst zum wahren Zeitfresser. Wenn sie wirklich mit den Erkenntnissen aus ihren Fragebögen arbeiten wollen, so müssen Sie dringend den Weg zwischen Konzeption, Befragung und Erkenntnis verkürzen. Die Mitarbeiter müssen möglichst zeitnah spüren, dass ihr Wort auch zu einer echten Verbesserung geführt hat. Auf diese Art und Weise verpassen Sie nicht das große Innovationspotenzial, welches in jedem Unternehmen schlummert. Die massiven Ressourcen-Einsparungen, indem Sie Ihre Personalabteilungen auch für das einsetzen, wofür Sie auch ausgebildet wurden, kommen noch hinzu. Eine computergestützte Umsetzung ist also für alle Seiten eine absolute Win-Win Möglichkeit.

Da man nie weiß, welche Antworten man bekommt, sollte man sich genau 
überlegen, welche Fragen man stellt.

Von Thom Renzie

 

Portrait Jonas Andelfinger

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Jonas Andelfinger
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Kommentar von Klaus Dettmer-Guttandin |

M.E. ist der "fatal System error" bei Befragungen derjenige, dass sie anonym sind. Häufig nämlich führt eine anonyme Befragung dazu, dass die Mitarbeiter sich genau dahinter verstecken. Kommt es zu Workshops und Gessprächsrunden über die Ergebnisse einer anonymen Befragung, setzt meist das große Schweigen ein oder "Ringelpitz mit Anfassen. D.h. es werden voller Elan Massnahmen, Zuständigkeiten, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Regeln festgelegt, deren Halbwertzeit gegen null tendiert.
Deswegen resultiert m.E. der Frust im Blick auf anonyme Befragungen aller Art (Befragungen zur Stimmung, 360 Grad Feedback usw.) aus genau der Anonymität. Da nur wenige sagen, was sie denken, und dabei die Erfahrung machen müssen, dass sie selten die Loyalität der Kollegen erfahren, können und werden kritische Geister isoliert und die wichtigen Themen bleiben unbesprochen.

Anonyme Befragungen gehören schlichtweg abgeschafft!!
Man darf es Mitarbeitern und Führungskräften nicht erlauben, anonym zu lästern. Entweder sie sagen offen, was sie denken oder sie schweigen.

Kommentar von Klaus Dettmer-Guttandin |

Wollen Führungskräfte wissen, was Mitarbeiter beschäftigt, welche Kritik, welche Anregungen sie haben, müssen sie dieses in direkten Gesprächen erfragen.
Wenn sie ein Feedback von Mitarbeitern über ihre Leistung als Führungskraft erhalten, bedarf es eines Trainings zum Thema: Wie praktiziere ich kollegiale Loyalität.

Kommentar von Christian Dicke |

Ihre Beschreibung der Fragebogenplanung kann ich so nicht nachvollziehen. Sicherlich ist es eine herausragende Zielsetzung, die Ergebnisse schnellstmöglich nach der Erhebungsphase an die Mitarbeiter zu kommunizieren, dass gelingt aber auch mittels Papierfragebogen - wenn man es richtig macht. Zudem ist es entscheidend, mit den Ergebnissen der Befragung auch konkret zu arbeiten. Das ist in einem mittelständischen Unternehmen ohne Probleme möglich. Was allerdings nicht ohne Probleme möglich ist: die Mitarbeiter ohne Internetarbeitsplatz zu befragen.
Auch sonst ist der Artikel voller kruder Thesen und Behauptungen, die man schnell als unsachlich bis falsch identifizieren kann.

Antwort von Jonas Andelfinger

Lieber Herr Dicke!

Zunächst vielen Dank für Ihren Kommentar! Zum einen muss ich Ihnen teilweise recht geben. Ein Ergebnis allein liefert noch nicht das gewünschte Endresultat einer Maßnahme. Hier liegt die Verantwortung klar bei den Projektverantwortlichen, welche die Ergebnisse überliefert bekommen.

Wenn Sie es mit Ihrer Firma schaffen Ergebnisse aus P&P Umfragen in einer ähnlichen Geschwindigkeit und in einem ähnlichen Ausmaß zu präsentieren, wie das mithilfe softwaregestützter Verfahren möglich ist, dann kann ich Sie dazu natürlich nur beglückwünschen! Ich habe vergleichbare Zeiten bisher jedoch noch nicht beobachten dürfen.

Ich muss Ihnen auch dahingehend widersprechen, dass Mitarbeiter ohne Internetzugang keine Chance zu einer solchen Befragung haben. Wir haben bereits viel positive Erfahrungen mit Mitarbeitern gemacht, welche sich nicht in einem ständigen Büro befunden haben (z.B. Mitarbeiter einer großen Fertigungsanlage). Wenn es möglich ist den Leuten einen Stift und Papier in die Hand zu drücken, so ist dies meist auch mit einem Tablet, o.Ä. möglich. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass sich alle Mitarbeiter zeitgleich 10 Minuten nehmen um einen Fragebogen zu beantworten, gerade weil dies auch von der Leitung nicht gern gesehen würde. Die Auswertungsschnelligkeit der Ergebnisse überholt das P&P Format dann wieder um Längen.

Da Ihnen aber meine kruden Thesen und Behauptungen wohl nicht zusagen, möchte ich Ihnen natürlich das P&P Verfahren auch nicht ausreden. Ich kann nur von den Projekten und den Erfahrungswerten berichten, in die ich Einsicht hatte. 

Wenn Sie für Ihre Beratungsfirma P&P weiterhin bevorzugen (und davon gehe ich aus), so wünsche ich Ihnen damit weiterhin viel Erfolg! 

Beste Grüße,

Jonas Andelfinger

 

Kommentar von Ulrike Mayr |

Vielen Dank für diesen Artikel. Ich spreche aus der Sicht einer Mitarbeiterin und auch bei mir im Unternehmen wurden Paper-Pencil Umfragen umgesetzt, von denen ich bis heute meine eigenen Ergebnisse nicht kenne. In den letzten Jahren wurden die Umfrageergebnisse zumindest noch in der Gruppe besprochen, aber auch hier hat die Phase zwischen Umsetzung und Auswertung zu lange gedauert. Im schlimmsten Fall sind die Erkenntnisse dann nicht mehr aktuell genug, um Maßnahmen abzuleiten.