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Das Rezept der Produktivität: Effizienz in Tomatenform

Lesezeit: 5 Min.

Was haben Tomaten mit Produktivität zu tun? Ziemlich viel, seitdem der Italiener Francesco Cirillo die sogenannte Pomodoro - Technik entwickelt hat, die als einfache und effiziente Methode gilt, seine Zeit besser zu nutzen. In diesem Artikel erkläre ich, was wirklich hinter der Effizienz - Methode steckt und wie man sie sich zunutze macht.

Tomaten auf den Ohren

Viele kennen sie, kaum einer nutzt sie. Die Pomodoro – Technik ist eine der bekanntesten Anti–Prokrastinationsmethoden, die jedoch, trotz ihres simplen Aufbaus, selten am Arbeitsplatz genutzt wird. Wenn man diesen Begriff googelt, erhält man zahlreiche Treffer, die alle mit derselben unpräzisen und beliebigen Herangehensweise erklären, was im Grunde nur die Spitze des Eisbergs darstellt. Oftmals findet man, dass man lediglich einen Timer benötigt, um eine 25 minütige Arbeitszeit einzuhalten und dies zu einer Produktivitätssteigerung führen soll. Auf diese Zeit der Konzentration folgt eine fünfminütige Erholungszeit. Viele Artikel halten diese Quintessenz der Technik für ausreichend, um dem Leser eine Arbeitsmethode an die Hand zu geben, die ihn in seiner Effizienz weiterbringen soll. zweikern hat genauer recherchiert und erklärt, was es mit der Methode wirklich auf sich hat.

Die Methode

In seiner Veröffentlichung von 2006 hat der Autor Francesco Cirillo die Pomodoro - Technik ausführlich dargestellt und erklärt, weshalb die Zeiteinteilung wichtiger Aufgaben und dessen Dokumentation zu einem produktiven Workflow führen.

Dabei ist die Pomodoro Technik weit mehr als das, was die meisten Blogartikel lediglich tangieren.

1. To Do Liste der Tagesaufgaben erstellen

Einmal im Büro angekommen, fängt man meist unmittelbar damit an, Aufgaben zu bearbeiten. Statt sich einen Plan zu machen, switcht man zwischen wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben hin und her, statt sich einmal bewusst zu machen, welche Aufgaben überhaupt für diesen Tag essentiell sind, und welche vielleicht ein paar Stunden liegen bleiben können.

Wenn man die Pomodoro Technik in Gänze ausprobieren möchte, ist es sinnvoll, sich zunächst einmal eine To Do Liste der Tagesaufgaben anzufertigen. Benutzen Sie am besten eine Tabelle in die Sie eintragen, welche Aufgaben Sie heute erwarten und ordnen Sie sie nach ihrer Wichtigkeit.

Geben Sie außerdem an, wie lange diese Aufgabe ihrer Meinung nach dauern wird (markiert durch Kästchen). Am besten gelingt dies in so genannten Pomodoro-Zyklen. Ein Zyklus entspricht dabei 25 Minuten Arbeitszeit plus fünf Minuten Erholungsphase. Sie können auch eintragen, wie viele Pomodoro Zyklen Sie an diesem Tag zur Verfügung haben. Für jeden durchlaufenen Zyklus dieser Aufgabe kreuzen Sie ein Kästchen an, für jede internale (Ablenkung durch abschweifende Gedanken etc) und jede externale Unterbrechung (Anrufe, Gespräche mit Kollegen) machen sie sich ein Zeichen in das jeweilige Feld ihrer Tabelle. Wenn Sie die Aufgabe erledigt haben, streichen Sie diese einfach durch.

So können Sie auf einen Blick sehen, wie lang Sie sich dieser Aufgabe gewidmet haben, ob Ihre Einschätzung bezüglich der eingeschätzten Zeit korrekt war und wie viele Unterbrechungen während der Durchführung der Aufgabe stattfanden. Diese To Do Liste wird jeden Tag neu angelegt.

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2. Aktivitätenliste erstellen

Natürlich verläuft ein Tagesablauf in den seltensten Fällen genau nach der zuvor erstellten To Do Liste. Sicherlich werden Sie auf Hindernisse stoßen, die Sie in Ihrer Arbeit unterbrechen werden. Lassen Sie sich nicht entmutigen! Eine Aktivitätenliste wird Ihnen helfen, den Überblick über plötzlich auftretende To Do’s nicht zu verlieren.

In diese Aktivitätenliste schreiben Sie alle To Do’s, die sie in Ihrer Arbeit unterbrechen und die nicht so wichtig sind, als dass sie sofort bearbeitet werden müssen. Es ist praktisch, sich direkt ein Fälligkeitsdatum zu notieren, an dem diese Eintragung spätestens erledigt sein muss.

Die Aktivitätenliste erstellen Sie einmalig und sie bleibt für immer bestehen. Sie können Sie erweitern, Tag für Tag checken, ob Eintragungen auf ihre tägliche To Do Liste wandern, oder, wenn die Aufgaben obsolet geworden sind, von der Aktivitätenliste gestrichen werden können.

3. Pomodoro Zyklus

Wie bereits im Artikel erwähnt, enthält ein Pomodoro Zyklus 25 Minuten Arbeitszeit und fünf Minuten Erholung. Sie waren in den letzten 25 Minuten sehr produktiv! Gönnen Sie sich also die Pausenzeit, um sich einen Kaffee zu holen, Ihre Gedanken schweifen zu lassen oder frische Luft zu schnappen.

Nach vier durchlaufenen Zyklen machen Sie eine längere Pause von 15-30 Minuten. Diese Zeit benötigt Ihr Gehirn, um für anstehende Aufgaben wieder vollständig fokussiert zu sein.

4. Records Liste

Geschafft! Der erste Tag mit dem Pomodoro Zyklus ist vollbracht. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um den Tag Revue passieren zu lassen.

Erstellen Sie sich eine Records Liste, um die erledigten Pomodoros von Ihrer To Do Liste einzutragen.

Vergessen Sie hierbei nicht, zu notieren, wie viele Pomodoro Zyklen Sie für jede Aktivität aufgewendet haben. Schreiben Sie sich eine Notiz zu jeder Aufgabe, um Schwierigkeiten bei der Durchführung (Unterbrechungen, zeitliche Fehleinschätzungen etc.) zusammenzufassen.

Diese Liste wird Sie begleiten. Sie wird anwachsen und Sie können nachverfolgen, welche Aufgaben wie lange gedauert haben. Außerdem ist es sinnvoll, Aufgaben farblich zu markieren, die in Ihrer Arbeit regelmäßig auftauchen. So können Sie in Ihrer Tagesplanung schnell einsehen, wie viel Zeit anstehende Aufgaben einplanen sollten.

Überarbeiten Sie außerdem Ihre Aktivitätenliste: Welche Aufgaben können Sie durchstreichen weil sie überflüssig geworden sind? Welche können Sie schon auf ihre morgige To Do Liste setzen?

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5. Produktivität visualisieren!

Sie haben einige Wochen mit der Pomodoro Technik verbracht und haben schon die ersten Erfolge hinsichtlich Effizienzsteigerung gefeiert? Dann ist es Zeit, ihre Records Liste einmal genauer anzusehen und die Erfolge zu visualisieren!

Werden Sie kreativ und erstellen Sie Grafiken dazu, was in Ihrer Arbeit besonders wichtig ist oder stellen Sie Ihren Fortschritt grafisch dar. Begeistern Sie Ihre Kollegen und beziehen Sie ganze Teams in den Prozess mit ein.

Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt!

6. Benefits der Pomodoro Technik

Zugegeben, aller Anfang ist schwer. Sie verbringen in den ersten beiden Tagen etwas mehr Zeit mit der Erstellung der Dokumente, müssen sich in die Technik einfinden und lassen sich noch leicht ablenken. Doch die Benefits dieser Technik sind vielfältig!

Sie haben innerhalb kürzester Zeit eine vollständige Auflistung Ihrer Arbeitsbereiche und sind in der Lage, Ihren Alltag zu strukturieren, Aufgaben zu planen und können genaue Prognosen abgeben, wie lange Sie für die Durchführung einer Aufgabe benötigen. Sie werden schnell bemerken, wie Ihre Produktivität steigt! Das macht nicht nur Eindruck und vermittelt einen sehr professionellen Eindruck bei Kollegen und Chefs, sondern lässt auch Ihr Selbstbewusstsein steigen.

Sie können sich zunehmend besser auf die Aufgaben konzentrieren, lassen sich weniger ablenken und gehen unliebsame oder umfangreiche Aufgaben motivierter an. Sie reduzieren die Komplexität von Aufgaben, indem Sie sie in Pomodoro Zyklen clustern. Sie schaffen ein Bewusstsein dafür, was sie täglich leisten und treffen bessere, effizientere Entscheidungen darüber, was wichtig ist.

Außerdem sind Sie nun in der Lage, ihre Arbeitsaufgaben hinsichtlich Quantität und Qualität zu bewerten. Sie gehen mit dem Gefühl nach Hause, dass Sie viele wichtige Aufgaben geschafft haben!

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Nutzen Sie diese Technik um sich einmal der Arbeit, die Sie tagtäglich leisten, bewusst zu machen.

 

Gewöhnliche Menschen überlegen nur, wie sie ihre Zeit verbringen.
Ein intelligenter Mensch versucht, sie auszunutzen.

von Arthur Schopenhauer

 

Literatur

http://www.baomee.info/pdf/technique/1.pdf

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