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Wissenstransfer: So überlebt firmeninternes Wissen die Rente

Lesezeit: 5 Min.

Nicht nur in Themen wie Altersvorsorge hält der demographische Wandel die Situation fest im Griff, sondern vor allem auch auf dem Arbeitsmarkt. Somit wird nicht nur die Bevölkerung Deutschlands immer älter, auch die nachkommenden Arbeitskräfte werden immer weniger. Folglich stellt sich nicht nur die Frage: Werden wir zukünftig überhaupt noch von unserer Rentenzahlung profitieren? Eine für den Arbeitsmarkt viel wichtiger Frage ist, die hier in diesem Artikel diskutiert werden soll: Wie kann Wissen innerhalb der Unternehmen erhalten und somit zwischen den Generationen übermittelt werden.

Demographischer Wandel – Bedeutung für den Arbeitsmarkt

Durch die sinkende Geburtenrate und die verbesserte medizinische Behandlung wird die deutsche Bevölkerung mit den Jahren immer älter werden, was dazu führt, dass der Arbeitsmarkt sich auf viele ältere Fachkräfte konzentrieren und nur wenig junge Arbeitskräfte für sich gewinnen wird. Jedoch steht man hier vor einem Dilemma: Wie erhalten die wenigen jungen Arbeitskräfte firmeninternes Wissen und vor allem wie kann das Wissen von ausgelasteten erfahrenen Unternehmensikonen - aufgrund ihres breiten Aufgabenfeldes - an jüngere Arbeitskräfte weitergeben werden. Der demographische Wandel ist kein neues Diskussionsthema, sondern bereits in vielen Zeitschriften toddiskutiert worden. Interessant ist jedoch zu wissen, wie sich dieser auf den Arbeitsmarkt und das dortige angesiedelte Wissen auswirkt. Nach dem Demographie Netzwerk e.V. werden im Jahr 2030 weniger als ein Fünftel der erwerbsfähigen Personen zwischen 15 und 29 Jahre alt sein. Hingegen dazu werden beinahe die Hälfte zwischen 30 und 49 Jahre alt sein und ca. ein Drittel der Erwerbsfähigen sind älter als 50 Jahre.

Diese Zahlen weisen nicht nur darauf hin, dass der Anteil der jungen Arbeitsfähigen immer geringer wird, sondern dass der ‚War for Talents’ – der Kampf um erfahrene ältere Arbeitskräfte – enorm zunehmen wird. Weiter stellt sich hierbei die Frage, wie Wissen sinnvoll eingesetzt werden kann und wie dieses übermittelt wird, um das Unternehmen voran zu bringen.

Intergenerativer Wissenstransfer

Ältere Mitarbeiter konnten sich über die Jahre hinweg ein breit gefächertes firmeninternes Fachwissen aneignen, welches ohne Dokumentation oder Transfer zu jüngeren Mitarbeitern einfach verloren gehen würde. Die Folge dafür wäre, dass in enormer Aufwand – zeitlich und finanziell – entstehen würde, um verlorenes Wissen wiedergewinnen zu können. Somit müssten sich neue Arbeitskräfte selbst in ein Thema einarbeiten und andere Arbeitskräfte um Unterstützung bitten, die selbst ihren Aufgaben während dieser Zeit nicht nachgehen können. Wäre das Wissen jedoch an die neuen Mitarbeiter direkt weitergegeben worden, durch Einarbeitung oder Wissenstransfer, würde sich das Unternehmen schlussendlich jede Menge Zeit und folglich Geld sparen können.

Die Lösung dafür ist ein Wissensaustausch innerhalb einer Organisation bzw. Unternehmens zwischen den Generationen: intergenerativer Wissenstransfer. Genutzt wird dieser Transfer, um die Zusammenarbeit zwischen Frischlingen und älteren Hasen innerhalb eines Betriebs zu fördern und einem Wissensverlust, der mit dem Ausscheiden aus dem Berufsleben der älteren Mitarbeiter übereingehen würde, entgegenzuwirken und vorzubeugen. Wichtig ist notweniges Wissen und relevante Kompetenzen einer Person zu identifizieren, sowie die Personen, die an diesem Transferprozess beteiligt sein sollen. Neben der Sicherung von Wissen kann der intergenerative Wissenstransfer weitere Vorteile für das Unternehmen und seine Mitarbeiter mit sich bringen. Generationenkonflikten wird dadurch entgegengewirkt, da diese voneinander profitieren und die jüngere von der älteren Generation abhängig ist. Weiter wird die Entwicklung der Mitarbeiter durch den Erfahrungsaustausch gefordert. Zudem können Kosten, die durch Schulungen und Einarbeitung der neuen Mitarbeiter entstehen würden, eingespart werden.

Explizites Wissen und implizites Wissen

Wissen unterteilt sich in zwei Bereiche– das explizite und implizites Wissen. Dabei wird unter dem expliziten Wissen ein dokumentiertes Wissen verstanden, welches für Andere in Form von Anleitungen, Arbeitsanweisungen, Berichten und Zeichnungen greifbar ist.

Implizites Wissen definiert das Wissen und die Erfahrungen, welches in den Köpfen der Mitarbeiter verankert und somit schwer greifbar ist. Es basiert auf individuelle Erfahrungen und Emotionen. Betrachtet man das Wissen in einem Eisbergmodell, so macht das implizite Wissen einen Großteil des unternehmensinternen Wissens aus, welches unter der Wasseroberfläche ist und somit nicht offensichtlich und schwer erkennbar ist. Explizites Wissen hingegen ist oberhalb der Wasseroberfläche, somit sichtbar und weiter für jeden zugänglich. Somit tragen ältere Mitarbeiter wertvolle Erfahrungen mit sich, die aus explizitem sowie implizitem Wissen bestehen und oftmals durch langjährige Betriebszugehörigkeit erworben wurde.

Wissen kennt kein Rentenalter

Doch was können die Unternehmen tun, damit firmenspezifisches Wissen durch den Ausstieg ältere Mitarbeiter aus dem Erwerbsleben nicht verloren geht. Eine Idee ist hierbei sich ein internes Firmenwiki anzulegen, wobei Arbeitsvorgänge und kollektives Wissen in Bezug auf die Arbeitstätigkeit festgehalten und ständig überarbeitet wird. Hierbei ist jedoch auch klar, dass dies einen erstmal enormen Mehraufwand bedeutet, bis alle Vorgänge dokumentiert wurden. Weiter muss sich tatsächlich jeder Mitarbeiter für die Fortführung und Überarbeitung dieser Einträge verantwortlich fühlen. Ein klarer Vorteil ist jedoch, dass Wissen so nie verloren gehen werden kann und neue Mitarbeiter sich erst einmal via Firmenwiki Informationen einholen können, bevor sie andere Mitarbeiter befragen müssen. Rein wirtschaftlich und langfristig gesehen lässt sich dadurch enorm viel Budget einsparen, da Arbeitsvorgänge nicht immer wieder neu erklärt oder gar erfunden werden müssen, wenn die dafür verantwortliche Arbeitskraft in Rente gegangen ist oder den Betrieb gewechselt hat.

Weiter kann Wissen natürlich ‚am Leben erhalten’ werden, wenn junge Kollegen die Möglichkeit haben erfahrene Arbeitskräfte bei ihrem täglichen Tun zu begleiten. Somit sollten Azubis und Frischlinge alte Hasen bei Projekte begleiten, sowie Termine mit Kunden wahrnehmen, um sich so Wissen durch Beobachtung aneignen zu können. Weiter kann hier nicht nur etwas durch reines Zusehen gelernt werden, sondern gleichzeitig erhält man die Möglichkeit sich selbst und seine Ideen einzubringen. Durch das Zusammenspiel erfahrener und unerfahrener und somit nicht betriebsblinder Mitarbeiter prallen Wissen und Kreativität aufeinander, wodurch Neues entstehen kann. Somit wird Wissen nicht nur theoretisch übermittelt, sondern tatsächlich gelebt und bleibt somit besser im Gedächtnis.

Das Unternehmen kann durch diese Ansätze nur profitieren. Wissen bleibt trotz des Ausstiegs älterer Mitarbeiter aus dem Berufsleben innerhalb des Betriebs und die junge/ neue Belegschaft kann sich innerhalb kürzester Zeit betriebsinternes Wissen aneignen. Somit ist die Zukunft des Unternehmens durch geringem Wegfall von betriebsinternem Knowhow und transparenten Wissenstransfer gesichert.

Generativer Wissenstransfer ist besonders in den letzten Jahren ein immer wichtiger werdendes Thema, welches sicherlich in der Umsetzung noch Startschwierigkeiten hat. Kennen Sie selbst vielleicht auch eine Methode firmenspezifisches Wissen transportieren zu können, um dieses nicht zu verlieren? Sind Sie vielleicht selbst damit bereits in Kontakt gekommen? Wir freuen uns sehr auf Ihre Kommentare in der Kommentarbox und auf einen spannenden Austausch mit Ihnen.

Der beste Lehrer ist jener, der sich nach und nach überflüssig macht

von George Orwell

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Kommentar von Florian Frankl |

Liebe Frau Grunwaldt,

vielen Dank für diesen aufschlussreichen Artikel. Das Thema ist ohne Zweifel ein sehr wichtiges und kann manche Unternehmen in echte Bedrängnis bringen. Allerdings möchte ich die Relevanz gerne ausweiten: Immer, wenn Personen ein Unternehmen verlassen, geht wichtiges Wissen verloren. Denn immer mehr Menschen wechseln immer häufiger den Arbeitgeber. Dabei handelt es sich oft um "die Guten" in ihrem Unternehmen, die sich aus eigener Motivation heraus viel Wissen angeeignet haben.

Ein weiterer Aspekt, den ich mit in die Diskussion einbringen will, betrifft die Bereitschaft der "Hinterbliebenen", sich das bereitgestellte Wissen auch aneignen und es anwenden zu wollen. Die Erfahrung, dass Wissen verloren geht, weil es offenbar keiner haben wollte, habe ich bereits zweimal gemacht. Nach dem Prinzip "Sender und Empfänger": Wenn der Wissende dauernd sendet, aber keinen willigen Empfänger findet, verpuffen die Versuche und führen zur Frustration.

Nun habe ich zweimal unternehmensintern gewechselt, sodass ich als Ansprechpartner für Ex-Kollegen noch zur Verfügung stand. Sehr auffallend war, dass ich noch häufig zu Themen angerufen worden bin, die nachweislich auf bekannte Weise dokumentiert war.

Vielleicht ist dies auch eine unternehmenskulturelle Erscheinung. Aber ich denke, dass man zusätzlich zum Wissenstransfer auch Verantwortung transferieren muss, damit beides eine Verbindung eingehen und sich dauerhaft verankern kann.

Verstehen Sie dies bitte als Ergänzung zu Ihrem Ansatz.

Herzliche Grüße
Florian Frankl

Antwort von Anna Grunwaldt

Lieber Herr Frankl,

vielen Dank für Ihren tollen Kommentar und Ihre persönlichen Erfahrungen, die Sie mit uns teilen. 
Wie Sie ganz richtig geschrieben haben reicht es nicht, wenn die nötigen Mittel für einen Wissenstransfer gestellt werden. Wenn sich schlussendlich keiner dafür verantwortlich fühlt, Wissen anzunehmen oder selbständig auf Dokumente zurückzugreifen, mach die Idee vom Wissenstransfer wenig Sinn und man muss jeden Arbeitsschritt immer wieder aufs Neue 'erfinden'.

Herzliche Grüße
Anna Grunwaldt 

Kommentar von Hans-Werner Wenglorz |

Liebe Frau Grunwaldt,
ich finde Ihren Artikel hervorragend, zumal viele, die in der Vergangenheit kein Wissen geteilt haben, nun – wenn sie nach ISO 9001 zertifiziert sind – einen strukturierten Mitarbeiterwechsel (Wissens- und Kompetenzübergabe) machen müssen.
Es ist genau das Thema, womit ich mich seit einigen Wochen beschäftige. Ich habe eine Schulung und einen Vortrag mit dem Titel: „Damit Wissen und Kompetenz nicht in den Ruhestand geht – Wissensmanagement am Beispiel der neuen ISO 9001:2015“ erarbeitet und bereits Anfang März in der Firma Pierburg in Neuss im Rahmen des Kölner Regionalkreises des ANP (Ausschuss Normenpraxis im DIN) gehalten. Da das Thema hochaktuell ist, wurde ich gebeten, Ende Mai diesen auch in Pilsen (Tschechei) und Anfang Juni in Frankfurt in den jeweilen RKs zu halten. Der Hambuger RK hat auch schon sein Interesse angemeldet.
Da für uns Qualitätsmanager in unserer Fachzeitschrift QZ-Qualität und Zuverlässigkeit Artikel mit diesem Inhalt und Bezug zur Norm gut aufgehoben sind, bat mich der Hanser Verlag, meinen ppt-Vortrag in Prosa nieder zu schreiben, um ihn dann zu veröffentlichen.
Da ich von Hause aus ausgebildeter Qualitätsmanager und nebenbei auch DQS-Auditor bin, betrachte ich das Thema weniger aus der soziologischen als aus der Qualitäts- sprich ISO 9001-Brille. Nichtsdestotrotz haben viele Ihrer Aspekte gedanklich auch bei meinem technisch orientierten Vortrag Einzug gehalten.
Sie weisen zu Recht auf den demographischen Wandel hin. Es ist aber nicht nur dieser – es ist im Prinzip bei jeden Wechsel eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin in ein anderes Unternehmen ein Problem. Nur wird dies m. E. aber bis heute noch nicht so richtig erkannt.
Ich gehe in meinem Vortrag auch detailliert auf explizites Wissen und implizites Wissen ein da implizites Wissen in explizites Wissen überführt werden muss, damit ein Unternehmen bzw. der/die Nachfolger/in etwas davon haben (ich zeige das anhand des 1/7 zu 6/7 Eisberg, welches Wissen geborgen werden muss). Selbstverständlich ist auch ein Firmeninternes Wiki, wie Sie es vorschlagen, ganz nützlich. Nur bringt es nicht viel, da es – wie der Name sagt – nur Wissen beinhaltet. Bei der Übergabe sollte aber der Aufzunehmende nicht nur Wissen sondern auch Kompetenz entwickeln und damit aufnehmen da Wissen ungleich Kompetenz ist. Und dies hat die neue ISO 9001:2015 im Gegensatz zur Vorgängernorm richtig erkannt. Und dies bilde ich alles bis ins kleinste Detail in meinem ca. 2 ½ stündigen Vortrag ab.
Mir selbst ist es nämlich vor ca. 3 ½ Jahren bei meinem Ausscheiden so ähnlich ergangen, wie Sie es schildern. Mein Übergang nach ca. 35 Berufsjahren bei einem World leader erfolgte aus damaliger Sicht strukturiert. Nachdem man für die Stelle aufgrund einer internen „Schwarzen-Brett-Ausschreibung“ einen möglichen Nachfolger für die ausgeschriebene Stelle gefunden hatte musste zwangsläufig auch eine Übergabe stattfinden.
Da zu dieser Zeit es sich schon abzeichnete, dass in den nächsten 5 Jahren über 30-50% aller Ingenieure aus Altergründen unsere Firma verlassen würden, fing man schon früh an, nach einem geeigneten System zu suchen.
Jedes Unternehmen muss dafür Sorge tragen, dass das Wissen über Prozesse, Maschinen, Software, Kunden und Wettbewerber im Unternehmen verbleibt. Mitunter ist dieses Wissen nicht immer verständlich, nachvollziehbar und vollständig in Ordnern, Datenbanken oder Berichten dokumentiert. Im Normalfall fällt das nicht auf, weil dieses Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter steckt und dort, ganz einfach erfragt werden kann. „Willst Du wissen, wie du mit Excel eine Pivot-Tabelle erstellen kannst, musst Du den Kollegen X fragen!“, so läuft das doch in der täglichen Praxis ab, oder?
Was aber, wenn diese Kollegen/Kolleginnen, nennen wir Sie der Einfachheit halber „Fachspezialisten“ oder „Experten“, in den wohlverdienten Ruhestand „verschwinden“? Wertvolles Wissen mit hoher Kompetenz verlässt das Unternehmen, Nachfolger werden mitunter nicht gründlich eingearbeitet – haben dann im kritischen Störungsfall Probleme, die Fehler zu lokalisieren und die notwendigen Abstellmaßnahmen einzuleiten.

Über einen Artikel von „TransferWerk“ – „Ein neues Instrument für die systematische Weitergabe des Gewusst-wie“ – wurde unsere Personalentwicklung auf dieses Tool aufmerksam: https://wiki.cogneon.de/Fallstudie_%e2%80%9eTransferWerk_-_Expert_Debriefing%e2%80%9c_in_der_Salzgitter_AG

Bald fand man in den „eigenen Reihen“ ein exzellentes Beispiel für einen gelungenen Wissenstransfer. Konkret ging es um zwei Kollegen aus dem IT-Bereich. Als nach ca. 1 ½ Jahren Probelauf bei den beiden ITlern das System als sehr gut empfunden wurde, sollte dieser vormals gut geklappte technische Austausch auch bei meiner Übergabe stattfinden. Zuerst einmal mussten zeitliche und räumliche Voraussetzungen geschaffen werden. Ganz wesentlich war es, dass wir beide in einem Büro zusammenarbeiteten. Dann haben wir begonnen den komplexen Wissensbereich zu strukturieren und zwar in Form einer sogenannten „Wissenslandkarte“. Die „Wissenslandkarte“ entspricht einem Mindmap. Sie wurde von dem Nachfolger erstellt und kontinuierlich weitergepflegt.

Das Mindmap wuchs auf unzählige „Wissenslandkarten“, die in unterschiedlichen Ebenen mit einander verbunden waren. Jede „Wissenslandkarte“ beinhaltete die für den Nachfolger wichtigen Schlüsselinformationen, so dass er auch später in der Lage gewesen wäre, selten auftretende Fragestellungen zu beantworten. Eine enge Verzahnung von theoretischem und praktischem Wissen war besonders wichtig. Darüber hinaus trafen wir uns in regelmäßigen Abständen mit unserem damaligen Vorgesetzen, um gemeinsam kritische Wissensbereiche und Schnittstellen zu benachbarten Wissensbereichen, sprich zu Kollegen anderer Abteilungen, sowie den Gesamtfortschritt zu besprechen.
Nach gut 1 ½ Jahren intensiver Zusammenarbeit konnten wir beide aus damaliger Sicht ein positives Fazit ziehen: Der „Ältere“ muss loslassen können, das ist nicht immer einfach, muss geduldig erklären, der „Jüngere“ sollte das Wissen aufsaugen und es für sich strukturieren. Das Unternehmen muss im Rahmen einer systematischen Nachfolgeplanung die Ressourcen, vor allem ausreichend Zeit zur Verfügung stellen. Dass sich diese Investition für ein Unternehmen lohnt wird schnell deutlich, wenn man überlegt, dass ein paar Minuten Störzeit u. U. Teile der Produktion lahm legen können.
Was damals noch alles freiwillig unter der Ägide unserer Personalentwicklung geschah, ist nun, ein paar Jahre später, durch die Forderungen der neuen ISO 9001:2015 gottseidank zur Pflicht geworden (s. Kap. 7.1.6 „Wissen der Organisation“, 7.2 „Kompetenz“ und 7.3 „Bewusstsein“).
Aus meiner heutigen Erfahrung mit dieser neuen Norm und als Lehrbeauftragter einer Hochschule in Düsseldorf, wo ich das Fach Internationale Managementsysteme im Modul Ganzheitliche Wertschöpfungssysteme lehre, kann ich abschließend sagen, dass bei der Übergabe ein ziemlich gleicher ebenbürtige Kollege einem hätte gegenüber sitzen müssen. Wenn dies nicht der Fall ist, so geht vieles an Wissen trotz Strukturierung verloren, weil der Andere, Neue, aufgrund fehlender Ausbildung und gewissem Know how nicht die Essenz erkennt, die für ihn zukünftig wichtig wäre, was in meinem Fall zum Tragen kam. Da zeigte sich, dass Wissen nicht gleich Kompetenz ist, was aber die heutige ISO 9001 verlangt. Sie kennen bestimmt den Spruch: „gesagt ist nicht gehört und gehört heißt nicht verstanden“. Und das passiert, wenn nicht genügend „Kompetenz“ vorhanden ist, nicht Wissen!

Heute dürfte bei einem zertifizierten Unternehmen dies nicht mehr der Fall sein, weil die neue ISO 9001 in Kap. 7.2 „Kompetenz“ gewisse Forderungen hat, die zu erfüllen sind, um dem eben halt vorzubeugen.
Ich würde gerne über meine Mailadresse mit Ihnen weiterhin Kontakt halten und über dieses Thema mit Ihnen austauschen.

Es grüßt Sie herzlich
Hans-Werner Wenglorz

Antwort von Anna Grunwaldt

Hallo Herr Wenglorz,

vielen Dank für Ihren tollen und aufschlussreichen Kommentar. Es freut mich sehr, dass Ihnen mein Artikel gefallen hat und Sie sich selbst sehr mit diesem Thema beschäftigen. Ich finde es ebenfalls sehr spannend und man könnte viele lange Diskussionen zum firmeninternen Wissenstransfer ansetzen. 

Liebe Grüße
Anna Grunwaldt