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Das Change Wunder: Kann Veränderung automatisiert werden?

zweikern hat sich in den letzten Wochen zusammen mit den ISO9001-Spezialisten von qmbase aus Berlin zum Thema „nachhaltige Veränderungsprozesse“ auseinandergesetzt. Das Ergebnis: Software-Tools können diese Prozesse gut unterstützen aber nur, wenn die Menschen hinter der Veränderung stehen.

Eine schöne Vorstellung: Eine Projektgruppe hat in Meetings, an Pin-Wänden, zusammen mit Beratern eine Optimierung oder Veränderung im Unternehmen erarbeitet. Es kann sich dabei um Verwaltungs- oder Produktionsprozesse handeln oder auch nur darum, dass sich die Pausenzeiten ändern. Dann drückt jemand auf den „Change-Button“ und alle notwendigen Veränderungen sind nachhaltig etabliert. Eine App dieser Art sollte dringend erfunden werden.

Das Change Wunder scheitert oft an mir selbst

Als Berater kann ich immer wieder feststellen, dass gerade bei der Umsetzung dieser Veränderungen in die gelebte Praxis viele Projekte scheitern. Laut einer Studie von John P. Kotter scheitern 70 % aller angestoßenen Veränderungsprozesse ganz oder teilweise. Hier greift oft der Satz „Veränderung sehr gerne, aber doch nicht bei mir“. Veränderung macht uns Angst, da wir nicht immer einschätzen können, was auf uns zukommt. In einer Studie wurde dazu herausgefunden, dass rund zwei Drittel der Deutschen im Zeitraum von 2002 bis 2010 angaben, grundsätzlich an Traditionen und Gewohnheiten festzuhalten (ESS, 2013).

Ein Grund für diesen hohen Prozentwert an Fehlschlägen ist, dass Mitarbeiter bei Veränderungsprozessen so gut wie nie die positiven Seiten sehen und ihre Chancen sich weiterzuentwickeln erkennen. Vielmehr verhalten sie sich gegenüber der Veränderung in erster Linie skeptisch und reagieren abwehrend. Dieses Sicherheitsverhalten ist menschlich und kann nicht einfach abgestellt werden. Führungskräfte müssen versuchen diese Ängste der Mitarbeiter zu verstehen und darauf einzugehen.

Werden die Bedenken und negativen Reaktionen der Mitarbeiter auf Veränderungsprozesse ignoriert, steigt das Risiko für abnehmende Leistung, einer steigenden Abwesenheit und einer sinkenden Arbeitszufriedenheit deutlich (Zwick, 2000).

Was macht Veränderung wirklich möglich?

3 Faktoren werden von Führungskräften oft als Grund für missglückte Veränderungsprozesse angeführt:

  • Ineffiziente Arbeit, die entsteht, wenn Mitarbeiter nicht ausreichend über die Veränderungen im Unternehmen in Kenntnis gesetzt wurden.
  • Unzureichende Informationen über das erwartete Ergebnis des Prozesses.
  • Der bewusste Widerstand von Seiten der Mitarbeiter.

Zwei Hauptaspekte sind unverzichtbar für eine positive und nachhaltige Veränderung in Organisationen. Zum einen ist das Kommunikation und zum anderen, das Bewusstsein für diese Veränderung zu schaffen.

Verunsicherung und Angst entsteht meistens, wenn Veränderungsprozesse schlecht kommuniziert und Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen gestellt werden. Meist passiert dies gar nicht absichtlich, sondern die Wichtigkeit wird einfach unterschätzt. Dies gilt übrigens nicht nur für Veränderungsprozesse. Strategische Kommunikation ist deshalb unerlässlich, um dem entgegenzuwirken.

Wenn Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung eingebunden sind, es nachvollziehbare Erklärungen für bereits beschlossene Veränderungen gibt und diese Information frühzeitig stattfindet, kann Widerstand und Ablehnung deutlich gesenkt werden.

Kommunikation hört übrigens nicht mit einer anfänglichen Begründung auf. Es ist wichtig auch langfristig für transparente Prozesse zu sorgen.

Gerade Kommunikation und Transparenz können oft sehr gut von Tools unterstützt werden, die wiederkehrende Abläufe und Prozesse standardisiert abarbeiten können. Sie bieten eine sehr gute Hilfestellung bei der täglichen Arbeit. Wir nutzen Tools und Systeme in der Warenwirtschaft, bei den Kundenbeziehungen, um Termine zu verwalten und Mails zu schreiben. Warum also nicht auch um z.B. die Vorgaben der ISO9001 zu erarbeiten und einzuhalten?

Unternehmenskultur als Grundlage für Veränderung

Die zweite Grundvoraussetzung für Veränderung ist die Vermittlung der Notwendigkeit eines Wandels. Nicht nur für den Berater, sondern vor allem für die Führung eines Unternehmens, ist es oberste Aufgabe, den Sinn hinter einer Veränderung zu kommunizieren. Veränderung kann nicht erzwungen werden. Da hilft es meist nicht, den Druck zu erhöhen, mit Sanktionen zu drohen oder die Veränderung einfach hierarchisch durchzusetzen.

Die Chance auf nachhaltigen Wandel steigt mit dem Bewusstsein über die Situation des Unternehmens am Markt. Stillstand bedeutet Rückschritt.

Unerlässlich in diesem Zusammenhang ist die Entwicklung einer Unternehmenskultur, die die Vision und Mission des Unternehmens beschreibt. Damit schaffe ich einen roten Faden, an dem sich alle Entscheidungen nachvollziehen (und auch messen) lassen können. Hier ist es wichtig, die Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen und authentisch zu bleiben.

Des Weiteren können die Intelligenz, das Wissen und die Erfahrung jedes Mitarbeiters genutzt werden, um die richtigen Veränderungen, zur richtigen Zeit, in den richtigen Bereichen des Unternehmens durchführen zu können. Die Motivation für diese Mitarbeit steht in direktem Zusammenhang mit der gelebten Unternehmenskultur.

Dabei sollten Mitarbeiter aller Ebenen, die von dem Prozess betroffen sind, Informationen erhalten, die ihnen dabei helfen zu verstehen, welche Bereiche des Unternehmens Defizite aufweisen. Je präziser dieser Veränderungsbedarf von den Mitarbeitern erarbeitet und analysiert wurde, desto größer und zielgerichteter ist die Motivation am derzeitigen Zustand etwas zu verbessern.

Es ist schade, dass es in absehbarer Zeit die App mit dem „Change-Button“ nicht geben wird. Wenn wir aber darauf achten, die Veränderung richtig und konsequent zu kommunizieren und die Mitarbeiter in den Prozess mit einzubinden, dann wird Veränderung funktionieren.

Das Geheimnis des Erfolges ist, den Standpunkt des anderen zu verstehen.
von Henry Ford

Portrait Robert Kerneder

Autor

Robert Kerneder
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