Delegieren: Einfach mal loslassen

Delegieren ist ein relevantes Werkzeug in der Führungsrolle, das einfach und logisch klingt, aber vielen Führungskräften dann doch nicht so leichtfällt. Delegieren meint die Übertragung von Verantwortung und Aufgaben einer Führungskraft an Mitarbeitende. Delegieren zu können ist eine entscheidende Kompetenz moderner Führung, da sie nicht nur Führungskräfte entlastet, sondern auch Mitarbeitende empowert. Wenn Führungskräfte Aufgaben an kompetente Teammitglieder weitergeben, können sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren. Für die Mitarbeitenden bedeutet die Delegation eine Gelegenheit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Sie bekommen die Möglichkeit, neue Kompetenzen zu erlernen, sich Herausforderungen zu stellen und dabei Vertrauen in sich selbst und ihre Fähigkeiten zu gewinnen.

Wie erfolgreiches Delegieren aussieht, welche Herausforderungen sich ergeben und welche Schritte helfen können, fassen wir in diesem Blogpost kurz zusammen.

Warum sollte man delegieren?

Erfolgreiches Delegieren bringt eine Fülle von Vorteilen mit sich, sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeitende und Teams insgesamt. Für Führungskräfte ermöglicht es eine effiziente Nutzung ihrer Zeit und Ressourcen, indem sie sich auf ihre Kernverantwortlichkeiten konzentrieren können, während gleichzeitig Aufgaben an qualifizierte Teammitglieder delegiert werden. Dies kann zu einer effektiverer Entscheidungsfindung führen, da die Verantwortlichkeiten auf mehrere Schultern verteilt werden und die Führungskraft nicht in jedem Detail selbst drinsteckt.

Für Mitarbeitende bietet die Delegation eine hervorragende Gelegenheit zur beruflichen und persönlichen Entwicklung. Sie werden dazu ermutigt, neue Fähigkeiten zu erlernen und Verantwortung zu übernehmen. Wenn Aufgaben sinnvoll delegiert werden, können Mitarbeitende ihre Stärken besser nutzen, sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und eigene Ideen direkt umsetzen.

Durch Delegieren wird auch das Vertrauen und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams gestärkt, da jede/r dazu ermutigt wird, Verantwortung zu übernehmen und seinen Beitrag zum gemeinsamen Erfolg zu leisten. Direkte Kommunikationswege können stärker genutzt werden, wenn nicht mehr alles über die Führungskraft laufen muss.

Welche Stolpersteine erschweren Delegieren?

Obwohl es viele Vorteile gibt, können auch einige Herausforderungen auftreten, wenn man stärker delegieren will.

Die Führungskraft selbst

Die größte Herausforderung für die Führungskraft ist sie selbst. Ihre impliziten Annahmen über die Leistungsfähigkeit anderer und das fehlende Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeitenden können Stolpersteine sein, derer man sich manchmal auch nicht bewusst ist. Verantwortung abgeben zu können, bedeutet auch Kontrollverlust. Allein das Gefühl davon kann schon dazu führen, dass delegieren nicht mal versucht wird. Das hat wenig mit den tatsächlichen Fähigkeiten der Teammitglieder zu tun, sondern vielmehr mit dem Selbstunsicherheit der Führungskraft.

Der Prozess

Eine Herausforderung im Prozess ist zu identifizieren, welche Aufgaben delegiert werden können. Es kann auch schwierig sein, die richtige Balance zu finden zwischen Aufgaben, die delegiert werden können, und solchen, die besser von der Führungskraft übernommen werden sollten.

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen zu delegieren. Es erfordert ein gutes Verständnis der Fähigkeiten und Stärken jedes Teammitglieds.

Wenn man weiß an wen was delegiert werden kann, ist eine weitere Herausforderung die klare Kommunikation über Erwartungen und Ziele. Fehlendes gemeinsames Verständnis über den Zweck und die Ziele der Aufgabenerledigung kann für beide Parteien zu unnötiger Mehrarbeit und Frustration.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, die richtige Balance zwischen Delegation und Eigenverantwortung zu finden. Zu viel Delegation kann dazu führen, dass Mitarbeiter sich überfordert fühlen. Auf der anderen Seite kann zu wenig Delegation dazu führen, dass Teammitglieder sich unterfordert fühlen bzw. ihnen kein Vertrauen geschenkt wird und das bisschen mehr Aufgabe nur ein Pseudo-Delegieren, weil es in den Führungsleitlinien der Organisation steht.

Außerdem muss die Führungskraft Unterstützung und Ressourcen zur Verfügung stellen, damit die Mitarbeitenden die ihnen übertragenen Aufgaben erfüllen können. Loslassen bedeutet nicht, sich vollkommen zurückzuziehen und die Mitarbeitenden mit den neuen Aufgaben alleine zu lassen.

Erfolgreich delegieren in vier Schritten

Gerade wenn man bisher eher enger geführt hat, muss man sich selbst wie auch dem Team Zeit geben. Jede Veränderung des Führungsverhaltens hat auch Auswirkungen auf die Beziehungsebene und Teamdynamiken, da bestehende Rollen aufgebrochen werden. Delegieren bedeutet nicht einfach nur Aufgaben abzugeben, sondern auch den Raum für Mitarbeitende zu schaffen, die neu erhaltene Verantwortung wahrzunehmen. Psychologische Sicherheit ist dabei die Basis für ein empowerndes Teamklima.

1. Gemeinsamen Teamworkshop durchführen: In einem gemeinsamen Workshop sollte die Führungskraft mit dem Team erörtern, welches Selbstverständnis sie an die einzelnen Rollen haben, welche jeweiligen Erwartungen es gibt, wenn mehr delegiert wird und was sich in der Zusammenarbeit ändern muss. Hier wird ein gemeinsames Commitment geschaffen. Die Bedeutung dieses Schrittes darf nicht unterschätzt werden. Für alle Beteiligten kann dies eine enorme Herausforderung sein, da gewohnte Abläufe verändert werden. Dieser Schritt ist umso schwieriger, je direktiver bisher geführt wurde.

2. Aufgaben und Verantwortlichkeiten bewerten: Die Führungskraft sollte die eigenen Aufgaben auflisten und markieren, welche Aufgaben delegiert werden können und welche nicht. Ein Kriterium kann dabei sein: Strategische Themen vs. Fachthemen.

3. Aufgaben und Verantwortlichkeiten verteilen: Entsprechend der jeweiligen Kompetenzen sollten die Aufgaben an die Mitarbeitenden übergeben werden. Dies sollte aber im gemeinsamen Austausch mit den jeweiligen Personen stattfinden, um zu erörtern, was der- bzw. diejenige an Unterstützung braucht, und zu verhindern, dass es zu einer reinen Mehrarbeit führt. In dem One-on-One sollten auch die im Workshop erarbeiteten Erwartungen und Vereinbarung aufgegriffen werden.

4. Feedback und Check-in vereinbaren: Nicht jede/r Mitarbeitende fühlt sich gleich wohl mit den neu gewonnenen Freiheiten und Verantwortlichkeiten. Auch für die Führungskraft muss loslassen oft erst lernen. Daher sollten regelmäßige Feedbackgespräche und Check-ins stattfinden, um Unsicherheiten auf beiden Seiten zu adressieren.

Fazit

Delegieren wird gern als eine Aufgabe moderner Führung im Nebensatz erwähnt. Erfordert aber zunächst mehr Energie als gedacht. Doch auf lange Sicht kann es eine große Entlastung sein und die produktive Zusammenarbeit im Team verbessern. Durch einen klaren und partizipativen Prozess und regelmäßiges Feedback können mögliche Schwierigkeiten beim Delegieren effektiv angegangen und proaktiv adressiert werden.

Darüber hinaus ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Verbesserung der Delegationsfähigkeiten ein fortlaufender Entwicklungsprozess ist. Jede Führungskraft, unabhängig von ihrem Erfahrungsstand, kann ihre Kompetenzen in diesem Bereich weiterentwickeln und verbessern. Seien Sie also geduldig mit sich selbst. Nutzen Sie die vier Schritte als Startpunkt mit dem Ziel eines kontinuierlichen Lernprozess für Sie und Ihr Team.