Mitarbeitergespräch 2.0: Das 1x1 des One-on-One

"Mitarbeitergespräch" - alleine das Wort ist schon behäbig. Das Konzept des Mitarbeitergesprächs selbst wird oft auch als Last empfunden. Deshalb wollen wir es am besten schnell abhaken. Dabei ist es ein Kernelement erfolgreicher Führung - sofern die Beziehung und die Inhalte und nicht die Formalitäten im Vordergrund stehen.

Um besser zu verstehen, was wir meinen, stellt euch mal vor, einen Eintopf in einem Slow Cooker köcheln zu lassen. Die Aromen verschmelzen im Laufe der Zeit und schaffen etwas Reichhaltiges und Befriedigendes. Jetzt vergleichen Sie das mit dem Aufwärmen Ihres Abendessens in der Mikrowelle. Schnell, ja. Aber schmeckt es genauso gut und wie lange bleibt man davon satt?

Dies ist die perfekte Metapher für den Unterschied zwischen guten und schlechten Mitarbeitergesprächen. Gehetzte Gespräche sind wie aufgewärmte Mahlzeiten: praktisch, aber letztendlich unbefriedigend. Echter Wachstum, wie ein langsam gekochter Eintopf, braucht Zeit, um sich zu entfalten.

Warum das oft nicht der Fall ist, was genau die Stolpersteine eines Mitarbeitergesprächs sind und wie man es stattdessen machen kann, beschreiben wir in diesem Blogartikel.

3 Schmerzpunkte von Mitarbeitergespräche

Warum erzeugen Mitarbeitergespräche oft automatisch eine innere Abwehrreaktion? Und wie viel Zeit geht verloren, nur weil man keine Lust auf oder sogar Angst vor diesem One-on-One hat? Nimm dir mal kurz einen Moment und überlege, was dich an eurem Prozess stört.

Typische Pain Points von Mitarbeitergesprächen, die zweikern oft sieht, sind folgende:

Ein enormer Zeitaufwand

Nicht nur das eigentliche Gespräch, sondern auch die Vorbereitung und Nachbereitung können viel Zeit in Anspruch nehmen. Ein wertschätzendes und wertschöpfendes One-on-One wird nicht einfach aus dem Ärmel geschüttelt. Beide Parteien müssen sich vorher Gedanken über sich selbst, die eigenen Aufgaben und die Zusammenarbeit machen. Und im Nachhinein müssen Vereinbarungen dokumentiert und nachbereitet werden.

Ein reiner Dokumentationswahnsinn

Da mit Mitarbeitergesprächen oft auch andere Personalprozesse verknüpft sind, wie Karriereentscheidungen, Fortbildungsinvestitionen und Vergütung, steht oft über dem eigentlichen Inhalt die Einhaltung bestimmter Formalitäten und Dokumentationsvorgaben. Es geht weniger um das Gespräch an sich, sondern mehr darum, dass alles korrekt auf Papier festgehalten und abgehakt wird. Was uns zum nächsten Punkt bringt.

Ein veraltetes Paper-Pencil-Prinzip

Zu viele Organisationen halten noch immer an dem Vorgehen fest, dass jede Person sein Bewertungsbogen ausfüllt und ausgedruckt mit ins Gespräch nimmt. Dort werden die Papierseiten nebeneinander gelegt und händisch abgeglichen, besprochen und unterschrieben.

Die drei oben beschriebenen Pain Points müssen wir jetzt noch mit der Anzahl der Mitarbeitenden einer Führungskraft multiplizieren. Je nach Größe des Teams bzw. Bereiches, das man führt, muss man das Gespräch nicht nur einmal vor- und nachbereiten, durchführen und dokumentieren, sondern x-mal... Ach, wenn es doch nur ein Tool dafür gebe, das die Effizienz steigert.

Was steht der Qualität eines guten Mitarbeitergesprächs im Weg?

Neben dem materiellen und immateriellen Ressourcenaufwand gibt es noch drei weitere Gründe, die die Qualität des Outcomes der Mitarbeitergespräche drastisch einschränkt.

Zu große Abstände

Klassische Mitarbeitergespräche finden ein- bis zweimal im Jahr statt. Das ist eine lange Zeitspanne, um über sich selbst, die eigene Arbeit und die gemeinsame Zusammenarbeit zu reflektieren oder auch um Konflikte und Probleme anzusprechen. Wie oft denkt man sich "Ach, das bespreche ich dann im nächsten Mitarbeitergespräch" und hat es bis dahin wieder vergessen.

Ein besonderes Ereignis

Ein Punkt, der direkt an den obigen anschließt, ist das durch die großen Abstände dem Mitarbeitergespräch ein Sonderrolle zu geordnet wird. Das erhöht zum einen den Druck auf das Gespräch, alles unterbringen zu wollen. Zum anderen ist es damit losgelöst von der alltäglichen Führungs- bzw. Zusammenarbeit. Klar braucht es für echten Austausch Zeit, aber transparente Kommunikation über Entwicklung und Arbeitsleistung sollten ein Selbstverständnis in der Beziehung zwischen Führung und Mitarbeitenden sein. So wird es auch oft nicht, in die "normale" Führungsarbeitszeit mit einberechnet.

Feste Rollenverteilung

In vielen Unternehmen gibt es eine klare Hierarchie und somit auch eine klare Rollenverteilung im Mitarbeitergespräch: Der Vorgesetzte gibt Feedback, der Mitarbeiter nimmt es an. Dadurch entsteht oft eine ungleiche Dynamik und das Gespräch wird zu einer reinen Kontroll- und Bewertungsveranstaltung. Doch eines ist enorm wichtig zu verstehen, das Gespräch gehört der bzw. dem Mitarbeitenden. Es geht um ihre bzw. seine Entwicklung. Deshalb würde es auch vielmehr Sinn machen, wenn der bzw. die Mitarbeitende das Gespräch leitet.

Nimmt man all das zusammen, wundert man sich nicht, dass am Ende ein Kernziel von Mitarbeitergespräche oft verfehlt wird: Echte Entwicklung.

4 Eckpfeiler für echte Entwicklung in Mitarbeitergesprächen

Echte Entwicklung bedeutet offen für Veränderung zu sein, sich selbst und andere kritisch zu hinterfragen, sich auf Entwicklungsziele festzulegen und diese nachzuhalten. Genau das sollte auch in Mitarbeitergesprächen stattfinden. Hier sind einige Tipps, wie man echte Entwicklung fördern kann:

Erkenntnisse sammeln und priorisieren

Um Entwicklung anzustoßen, muss man erstmal herausfinden, wo man steht. Das kann man zwar alleine definieren, man läuft aber Gefahr einen blinden Fleck im Selbstbild zu haben. Da kommt Feedback ins Spiel. Die Beobachtungen und Einschätzung anderer helfen, mein Selbstbild zu erweitern. Erkenntnisse können in Mitarbeitergesprächen gewonnen werden, wobei vorgeschaltete Befragungen eine sinnvolle Ergänzung liefern. Diese strukturieren den Erkenntnisgewinn und liefern quantitative Daten, die durch Gesprächsinhalten aufgedröselt, ergänzt und priorisiert werden sollten. So lassen sich ganzheitliche Entwicklungsfelder ableiten.

Datenbasierte Entscheidungen gemeinsam fällen

Auf Basis der aus den Selbst- und Fremderkenntnissen im Mitarbeitergespräch gewonnenen Entwicklungsfeldern können datenbasiert Entscheidungen darüber getroffen werden, was die nächsten Entwicklungsschritte konkret sind. Die Grundlagen für Entscheidungen sind für beide Parteien damit transparent, die Entwicklung kann messbar gemacht und Fortschritt abgebildet werden. Entwicklungswege sind hierdurch keine Blindflüge mehr.

Konkrete Entwicklungsziele und Maßnahmen ableiten

Um Entwicklung messbar zu machen, müssen auf Basis der abgeleiteten Entwicklungsschritte als nächstes konkrete Entwicklungsziele und entsprechende Maßnahmen im One-on-One gemeinsam definiert und vereinbart werden. Dabei steht Qualität über Quantität. Das heißt, man muss sich angucken, welche Ziele und Maßnahmen am besten die Entwicklungsfelder abdecken. Ziele und Maßnahmen dienen nicht einem Selbstzweck, sondern müssen auf die Entwicklungsfelder einzahlen. Damit kann dann auch Entwicklung gemessen und der Erfolg von Maßnahmen und Zielen getrackt werden.

Kontinuierlicher Prozess verankern und Nachhaltigkeit leben

Wir haben also Erkenntnisse gesammelt, priorisiert, Entwicklungfelder und -schritte definiert und Maßnahmen abgeleitet. Fertig? Nein, ein wesentliches Element ist die Umsetzung und das Nachhalten von Entwicklung. Andernfalls landet die Entwicklung auf dem Ablagestapel. Echte Entwicklung ist ein kontinuierlicher Prozess, dessen Erfolg sich nicht danach bemisst, wie viel ich an Maßnahmen abhacken kann, sondern vielmehr, wie gut ich Entwicklung als Teil meiner Rolle wahrnehmen kann. Regelmäßige Check-in und Gespräche helfen die Themen präsent zu halten, Ressourcen und Unterstützung einzuholen und gegebenenfalls Ziele und Maßnahmen anzupassen, falls sich Umstände seit dem letzten Gespräch geändert haben.

Fazit

Greifen wir hier unsere anfängliche Vergleichs eines Slow Cookers zu einer Mikrowelle erneut auf. Echte Entwicklung in Mitarbeitergespräche sind keine Instant-Produkte aus der Mikrowelle. Du kannst es nicht einfach einstellen, vergessen und wenn es "Ding" macht, ist es fertig. Um aus erfolgreiche Mitarbeitergespräche Entwicklung entstehen zu lassen, musst du immer wieder nachschauen, Dinge umrühren, vielleicht hier und da eine Prise Salz hinzufügen. Auch wenn der Haken für die HR-Abteilung an das Mitarbeitergespräch gesetzt wurde, endet die Kommunikation mit deinen Mitarbeitenden und damit ihre Entwicklung nicht. Kontinuierliche Überprüfungen und Anpassungen ermöglichen es, dass die Entwicklung der Mitarbeitenden nicht nur ein jährliches Ritual bleibt, sondern zu einem integralen Bestandteil des Arbeitsalltags wird.