Befragungen in Organisationen
Befragungen stellen keine Entwicklungsmaßnahme dar, sind aber ein wichtiges Instrument für die Ableitung wirksamer Maßnahmen. Erfahren Sie in unserem Use Case, wie zweikern Sie beim Thema Befragungen unterstützen kann.
Welche Befragungen gibt es und wann kommen sie zum Einsatz?
Im allgemeinen dienen Befragungen immer dem Zweck, Erkenntnisse zu gewinnen. Sie ermöglichen es, viele Stimmen zu vielen Fragen einzuholen oder den Wissens- und Informationsstand einer großen Gruppe an Personen zu erfassen. Auch Einzelpersonen können ihr Wissen und ihre Wahrnehmung zu bestimmten Ereignissen bzw. Gegebenheiten durch eine Befragung mitteilen. Ein weiterer Nutzen von Befragungen ist, dass Antworten anonym eingeholt werden können und dadurch die Hoffnung auf ehrliches, ungeschöntes Feedback und damit auf tatsächliche Veränderung einhergeht.
Genau hier liegt gleichzeitig auch die Schwierigkeit. Die Fragestellung allein kann bereits die Erwartung nach Veränderung auslösen und wird nicht selten auch direkt suggeriert. Eine Befragung alleine kann dies aber nicht liefern und es braucht deshalb stets einen größeren Prozess, für dessen Erfolg sie Informationen liefern kann.
Risiken einer Befragung sind somit die verlorene Motivation und Resignation der Mitarbeitenden, wenn die Befragung als nutzlos oder fadenscheinig empfunden wird oder ihre Ziele nicht ausreichend gut erläutert wurden.
Befragungen ohne Integration
Der Großteil der Unternehmen hat längst die Notwendigkeit erkannt, sich um einen regelmäßigen Ist-Stand zu bemühen, auch wenn regelmäßig in diesem Fall Auslegungssache ist. Häufig werden die Befragungen jedoch zu allgemein gehalten, stammen von wissenschaftlichen Instituten und ihre Erkenntnisse bieten kaum echte Handlungsansätze. Beispielsweise wird die Unzufriedenheit der Mitarbeitenden diagnostiziert, der Grund dafür bleibt aber verborgen. Das Problem liegt in der generellen Ausrichtung vieler Befragungen: Entweder sie befragen wissenschaftliche Konstrukte (z.B. „Unsere Mitarbeitenden sind unzufrieden"), diagnostizieren Persönlichkeitsstrukturen („60% unserer Führungskräfte sind autokratisch") oder schwer greifbare Umstände (z.B. „wir haben ein generelles Informationsdefizit").
Nehmen wir als Beispiel die Themen der Mitarbeitermotivation bzw. der Zufriedenheit, die gerne in Befragungen ihren Platz finden. Die Befragung wird umgesetzt und in die Ergebnisse zeigen auf, das ein Großteil der Mitarbeitenden unzufrieden und demnach auch demotiviert ist. Und jetzt? Mehr als die Erkenntnis von etwas, von dem wir vermutlich ausgegangen sind, haben wir nicht. Damit müssen wir uns auf Agenturen und Beratungsfirmen verlassen, die zufällig genau dieses Konstrukt auch bedienen. Damit entsteht eine langfristige Abhängigkeit der Organisation zu Trainern, Coaches etc.
Noch schwieriger wird es dort, wo die Grenzen der Befragung liegen: Dem Folgeprozess. Viele Befragungen liefern die Ergebnisse erst Wochen oder Monate nach der Durchführung oder werden erst aufwändig für das Management in einer Powerpoint-Präsentation aufgehübscht. Die Interpretation und Maßnahmenplanung erfolgt so noch später oder verliert sich ob der mangelnden Aktualität. Zusätzlich bestehen meist Flaschenhälse in der Maßnahmenbefugnis. Wer ist also für welche Ergebnisse verantwortlich? Wer muss sich an den Maßnahmen messen lassen? Wer kann dazu kontaktiert werden?
Befragungen sollten somit stets zielgerichtet auf eine intensive Maßnahmenphase und maximalen Erkenntnisgewinn ausgerichtet sein. Hierbei werden oft zu viele Ressourcen auf die Auswertung der Ergebnisse gelegt, anstatt auf Tools zu setzen, die diese automatisch durchführen können.
Häufig sind die Befragungen bereits zum Selbstzweck geworden, die nicht genügend in einen Gesamtprozess integriert sind. Das Motto "Fragen kostet nichts" ist wohl das eindeutigste Warnsignal eines problematischen Prozesses. Eine Befragung alleine ist bedeutend günstiger als die eigentliche Veränderungsarbeit und auf den ersten Blick weniger aufwändig. Andererseits kostet diese Haltung häufig das Vertrauen, die Motivation und das Commitment der Mitarbeitenden. Denn:
- Eine Befragung löst bei den Mitarbeitenden oft Hoffnung auf Veränderung aus
- Verläuft ein Befragungsprozess durch unklare Zuständigkeit oder diffuse Maßnahmen im Sand, entsteht bei vielen Beteiligten Frustration, die häufig zu Zynismus gegenüber weiteren Befragungen und Maßnahmen wird.
- Selbst wirklich gut ausgearbeitete Befragungs- und Veränderungsprozesse können dann an dieser Realität scheitern.
Auch Kundenbefragungen sind von diesen Problemen nicht befreit: Märkte verändern sich so schnell, dass verzögerte Arbeit mit Ergebnissen wirkungslose Maßnahmen nach sich ziehen. Und sollten die Kunden auf transparente Veränderung hoffen, muss diese Maßnahme transparent gemacht werden.
Eine Befragung ist keine Entwicklungsmaßnahme, und sollte sie doch als eine solche wahrgenommen werden, ist sie bereits im Vorfeld gescheitert. Hier sollte folgendes Credo gelten: Eine schlechte Maßnahe ist deutlich schlechter als keine Maßnahme.
Übergang von der Befragung zur Veränderung
Eine Befragung selbst kann somit nie die Lösung sein. Stattdessen liegt die Lösung in einem modernen und flexiblen Software-Tool das die Befragung mit Blick auf die Beratung und als Teil dieses Gesamtprozesses integriert. Die entscheidenden Vorteile dabei sind:
- Die Ergebnisse liegen direkt nach der Befragung vor und bilden so den tatsächlichen Ist-Stand ab.
- Die richtigen Personen haben automatisch Zugriff auf die Ergebnisse.
- Die Software unterstützt bei der Auswertung und leitet direkt zur Maßnahmenplanung über.
So kann eine Befragung selbst zwar weiterhin nur den Ist-Stand liefern, die Integration in den Gesamtprozess gestaltet jedoch den Übergang zur Veränderungsphase so unkompliziert und informativ wie möglich.
Das Unternehmen erhält die Kompetenz, aktiv und zeitnah auf die Ergebnisse zu reagieren. Schlussendlich ist diese Unmittelbarkeit selbst bei Befragungen zum Selbstzweck entscheidend, dass der Prozess stimmig und aktiv wahrgenommen und zeitnah genutzt wird.
zweikern bildet diesen Gesamtprozess mit den 4 Beratungs-Phasen ab. Befragungen sind dabei ein wichtiger Bestandteil für den Ist-Stand und die Evaluation, sie werden jedoch stets von vor- und nachbereitenden Schritten begleitet. So kann aus einer Befragung ein großer Mehrwert für das Unternehmen erwachsen:
In der Basis wird definiert, welche Ziele und welcher Informationsbedarf so in eine Befragung übersetzt werden kann, dass die Ergebnisse klare Maßnahmen implizieren.
Im Pilotprozess wird die Befragung in einer kleinen Gruppe inklusive anschließender Maßnahmen und Evaluierung durchgeführt. Gelingt dieser Prozess, wird er im anschließenden Rollout auf größere Unternehmensbereiche ausgeweitet. In Kombination mit einer transparenten Maßnahmenumsetzung wird die Befragung ein Erfolg. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Inhalte zum zweikern Vorgehen.
Der zweikern Beratungsprozess
zweikern begeistert durch seine offene und ehrliche Haltung, durch konstruktive und progressive Ideen und die fachliche Expertise.
1. Basis
2. Pilot
3. Rollout
4. Übergabe
Ergebnisse aus Befragungen sind zum Arbeiten da
Oft trudeln Ergebnisse dann ein, wenn die Befragung selbst fast schon vergessen ist. Mit zweikern Analytics wieder dieser Missstand beseitigt: Im Kern will doch jeder möglichst schnell wissen, was eine Befragung ergibt. Und genau darauf muss nun nur noch so lange gewartet werden, bis die Teilnehmenden teilgenommen haben. Die Ergebnisse sammeln sich automatisch bei den richtigen Personen innerhalb des Unternehmens. So haben diese Zugriff und können zeitnah Schlussfolgerungen aus den Ergebnissen ziehen und Maßnahmen ableiten. Durch die hohe Benutzerfreundlichkeit reduziert sich gleichzeitig der Arbeitsaufwand für den Einzelnen erheblich.
So gelingt es Unternehmen, den Überblick über den aktuellen Ist-Stand heute statt morgen zu erhalten. Sie können flexible Befragungen planen und unkompliziert durchführen. Die Auswertung und Maßnahmenplanung sind transparent und effizient möglich. Dieser schnelle und einfache Prozess schafft die Grundlage, Ergebnisse in Echtzeit an die verantwortlichen Stellen weiterzuleiten, um so Maßnahmenpläne abzuleiten, die ein hohes Maß an Wirkung erzeugen.
Befragungen ohne Integration
Befragungen bieten eine große Vielfalt an Einsatzmöglichkeiten. Der Erfolg dieses Werkzeugs hängt dabei entscheidend von 4 Faktoren ab:
- Die Befragung ist Teil eines zielgerichteten Prozesses (Vorbereitung und Sensibilisierung)
- Die Befragung fokussiert sich auf Dinge, die verändert werden können
- Die Auswertung erfolgt unmittelbar, der Folgeprozess setzt zügig an
- Regelmäßige Evaluation vermeidet Widerstand und hohe Kosten