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Wissenstransfer: So überlebt firmeninternes Wissen die Rente

Lesezeit: 1 Min.

Portrait Anna Grunwaldt

Autor

Anna Grunwaldt
Soziologin

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Comment by Florian Frankl |

Liebe Frau Grunwaldt,

vielen Dank für diesen aufschlussreichen Artikel. Das Thema ist ohne Zweifel ein sehr wichtiges und kann manche Unternehmen in echte Bedrängnis bringen. Allerdings möchte ich die Relevanz gerne ausweiten: Immer, wenn Personen ein Unternehmen verlassen, geht wichtiges Wissen verloren. Denn immer mehr Menschen wechseln immer häufiger den Arbeitgeber. Dabei handelt es sich oft um "die Guten" in ihrem Unternehmen, die sich aus eigener Motivation heraus viel Wissen angeeignet haben.

Ein weiterer Aspekt, den ich mit in die Diskussion einbringen will, betrifft die Bereitschaft der "Hinterbliebenen", sich das bereitgestellte Wissen auch aneignen und es anwenden zu wollen. Die Erfahrung, dass Wissen verloren geht, weil es offenbar keiner haben wollte, habe ich bereits zweimal gemacht. Nach dem Prinzip "Sender und Empfänger": Wenn der Wissende dauernd sendet, aber keinen willigen Empfänger findet, verpuffen die Versuche und führen zur Frustration.

Nun habe ich zweimal unternehmensintern gewechselt, sodass ich als Ansprechpartner für Ex-Kollegen noch zur Verfügung stand. Sehr auffallend war, dass ich noch häufig zu Themen angerufen worden bin, die nachweislich auf bekannte Weise dokumentiert war.

Vielleicht ist dies auch eine unternehmenskulturelle Erscheinung. Aber ich denke, dass man zusätzlich zum Wissenstransfer auch Verantwortung transferieren muss, damit beides eine Verbindung eingehen und sich dauerhaft verankern kann.

Verstehen Sie dies bitte als Ergänzung zu Ihrem Ansatz.

Herzliche Grüße
Florian Frankl

Reply by Anna Grunwaldt

Lieber Herr Frankl,

vielen Dank für Ihren tollen Kommentar und Ihre persönlichen Erfahrungen, die Sie mit uns teilen. 
Wie Sie ganz richtig geschrieben haben reicht es nicht, wenn die nötigen Mittel für einen Wissenstransfer gestellt werden. Wenn sich schlussendlich keiner dafür verantwortlich fühlt, Wissen anzunehmen oder selbständig auf Dokumente zurückzugreifen, mach die Idee vom Wissenstransfer wenig Sinn und man muss jeden Arbeitsschritt immer wieder aufs Neue 'erfinden'.

Herzliche Grüße
Anna Grunwaldt 

Comment by Hans-Werner Wenglorz |

Liebe Frau Grunwaldt,
ich finde Ihren Artikel hervorragend, zumal viele, die in der Vergangenheit kein Wissen geteilt haben, nun – wenn sie nach ISO 9001 zertifiziert sind – einen strukturierten Mitarbeiterwechsel (Wissens- und Kompetenzübergabe) machen müssen.
Es ist genau das Thema, womit ich mich seit einigen Wochen beschäftige. Ich habe eine Schulung und einen Vortrag mit dem Titel: „Damit Wissen und Kompetenz nicht in den Ruhestand geht – Wissensmanagement am Beispiel der neuen ISO 9001:2015“ erarbeitet und bereits Anfang März in der Firma Pierburg in Neuss im Rahmen des Kölner Regionalkreises des ANP (Ausschuss Normenpraxis im DIN) gehalten. Da das Thema hochaktuell ist, wurde ich gebeten, Ende Mai diesen auch in Pilsen (Tschechei) und Anfang Juni in Frankfurt in den jeweilen RKs zu halten. Der Hambuger RK hat auch schon sein Interesse angemeldet.
Da für uns Qualitätsmanager in unserer Fachzeitschrift QZ-Qualität und Zuverlässigkeit Artikel mit diesem Inhalt und Bezug zur Norm gut aufgehoben sind, bat mich der Hanser Verlag, meinen ppt-Vortrag in Prosa nieder zu schreiben, um ihn dann zu veröffentlichen.
Da ich von Hause aus ausgebildeter Qualitätsmanager und nebenbei auch DQS-Auditor bin, betrachte ich das Thema weniger aus der soziologischen als aus der Qualitäts- sprich ISO 9001-Brille. Nichtsdestotrotz haben viele Ihrer Aspekte gedanklich auch bei meinem technisch orientierten Vortrag Einzug gehalten.
Sie weisen zu Recht auf den demographischen Wandel hin. Es ist aber nicht nur dieser – es ist im Prinzip bei jeden Wechsel eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin in ein anderes Unternehmen ein Problem. Nur wird dies m. E. aber bis heute noch nicht so richtig erkannt.
Ich gehe in meinem Vortrag auch detailliert auf explizites Wissen und implizites Wissen ein da implizites Wissen in explizites Wissen überführt werden muss, damit ein Unternehmen bzw. der/die Nachfolger/in etwas davon haben (ich zeige das anhand des 1/7 zu 6/7 Eisberg, welches Wissen geborgen werden muss). Selbstverständlich ist auch ein Firmeninternes Wiki, wie Sie es vorschlagen, ganz nützlich. Nur bringt es nicht viel, da es – wie der Name sagt – nur Wissen beinhaltet. Bei der Übergabe sollte aber der Aufzunehmende nicht nur Wissen sondern auch Kompetenz entwickeln und damit aufnehmen da Wissen ungleich Kompetenz ist. Und dies hat die neue ISO 9001:2015 im Gegensatz zur Vorgängernorm richtig erkannt. Und dies bilde ich alles bis ins kleinste Detail in meinem ca. 2 ½ stündigen Vortrag ab.
Mir selbst ist es nämlich vor ca. 3 ½ Jahren bei meinem Ausscheiden so ähnlich ergangen, wie Sie es schildern. Mein Übergang nach ca. 35 Berufsjahren bei einem World leader erfolgte aus damaliger Sicht strukturiert. Nachdem man für die Stelle aufgrund einer internen „Schwarzen-Brett-Ausschreibung“ einen möglichen Nachfolger für die ausgeschriebene Stelle gefunden hatte musste zwangsläufig auch eine Übergabe stattfinden.
Da zu dieser Zeit es sich schon abzeichnete, dass in den nächsten 5 Jahren über 30-50% aller Ingenieure aus Altergründen unsere Firma verlassen würden, fing man schon früh an, nach einem geeigneten System zu suchen.
Jedes Unternehmen muss dafür Sorge tragen, dass das Wissen über Prozesse, Maschinen, Software, Kunden und Wettbewerber im Unternehmen verbleibt. Mitunter ist dieses Wissen nicht immer verständlich, nachvollziehbar und vollständig in Ordnern, Datenbanken oder Berichten dokumentiert. Im Normalfall fällt das nicht auf, weil dieses Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter steckt und dort, ganz einfach erfragt werden kann. „Willst Du wissen, wie du mit Excel eine Pivot-Tabelle erstellen kannst, musst Du den Kollegen X fragen!“, so läuft das doch in der täglichen Praxis ab, oder?
Was aber, wenn diese Kollegen/Kolleginnen, nennen wir Sie der Einfachheit halber „Fachspezialisten“ oder „Experten“, in den wohlverdienten Ruhestand „verschwinden“? Wertvolles Wissen mit hoher Kompetenz verlässt das Unternehmen, Nachfolger werden mitunter nicht gründlich eingearbeitet – haben dann im kritischen Störungsfall Probleme, die Fehler zu lokalisieren und die notwendigen Abstellmaßnahmen einzuleiten.

Über einen Artikel von „TransferWerk“ – „Ein neues Instrument für die systematische Weitergabe des Gewusst-wie“ – wurde unsere Personalentwicklung auf dieses Tool aufmerksam: https://wiki.cogneon.de/Fallstudie_%e2%80%9eTransferWerk_-_Expert_Debriefing%e2%80%9c_in_der_Salzgitter_AG

Bald fand man in den „eigenen Reihen“ ein exzellentes Beispiel für einen gelungenen Wissenstransfer. Konkret ging es um zwei Kollegen aus dem IT-Bereich. Als nach ca. 1 ½ Jahren Probelauf bei den beiden ITlern das System als sehr gut empfunden wurde, sollte dieser vormals gut geklappte technische Austausch auch bei meiner Übergabe stattfinden. Zuerst einmal mussten zeitliche und räumliche Voraussetzungen geschaffen werden. Ganz wesentlich war es, dass wir beide in einem Büro zusammenarbeiteten. Dann haben wir begonnen den komplexen Wissensbereich zu strukturieren und zwar in Form einer sogenannten „Wissenslandkarte“. Die „Wissenslandkarte“ entspricht einem Mindmap. Sie wurde von dem Nachfolger erstellt und kontinuierlich weitergepflegt.

Das Mindmap wuchs auf unzählige „Wissenslandkarten“, die in unterschiedlichen Ebenen mit einander verbunden waren. Jede „Wissenslandkarte“ beinhaltete die für den Nachfolger wichtigen Schlüsselinformationen, so dass er auch später in der Lage gewesen wäre, selten auftretende Fragestellungen zu beantworten. Eine enge Verzahnung von theoretischem und praktischem Wissen war besonders wichtig. Darüber hinaus trafen wir uns in regelmäßigen Abständen mit unserem damaligen Vorgesetzen, um gemeinsam kritische Wissensbereiche und Schnittstellen zu benachbarten Wissensbereichen, sprich zu Kollegen anderer Abteilungen, sowie den Gesamtfortschritt zu besprechen.
Nach gut 1 ½ Jahren intensiver Zusammenarbeit konnten wir beide aus damaliger Sicht ein positives Fazit ziehen: Der „Ältere“ muss loslassen können, das ist nicht immer einfach, muss geduldig erklären, der „Jüngere“ sollte das Wissen aufsaugen und es für sich strukturieren. Das Unternehmen muss im Rahmen einer systematischen Nachfolgeplanung die Ressourcen, vor allem ausreichend Zeit zur Verfügung stellen. Dass sich diese Investition für ein Unternehmen lohnt wird schnell deutlich, wenn man überlegt, dass ein paar Minuten Störzeit u. U. Teile der Produktion lahm legen können.
Was damals noch alles freiwillig unter der Ägide unserer Personalentwicklung geschah, ist nun, ein paar Jahre später, durch die Forderungen der neuen ISO 9001:2015 gottseidank zur Pflicht geworden (s. Kap. 7.1.6 „Wissen der Organisation“, 7.2 „Kompetenz“ und 7.3 „Bewusstsein“).
Aus meiner heutigen Erfahrung mit dieser neuen Norm und als Lehrbeauftragter einer Hochschule in Düsseldorf, wo ich das Fach Internationale Managementsysteme im Modul Ganzheitliche Wertschöpfungssysteme lehre, kann ich abschließend sagen, dass bei der Übergabe ein ziemlich gleicher ebenbürtige Kollege einem hätte gegenüber sitzen müssen. Wenn dies nicht der Fall ist, so geht vieles an Wissen trotz Strukturierung verloren, weil der Andere, Neue, aufgrund fehlender Ausbildung und gewissem Know how nicht die Essenz erkennt, die für ihn zukünftig wichtig wäre, was in meinem Fall zum Tragen kam. Da zeigte sich, dass Wissen nicht gleich Kompetenz ist, was aber die heutige ISO 9001 verlangt. Sie kennen bestimmt den Spruch: „gesagt ist nicht gehört und gehört heißt nicht verstanden“. Und das passiert, wenn nicht genügend „Kompetenz“ vorhanden ist, nicht Wissen!

Heute dürfte bei einem zertifizierten Unternehmen dies nicht mehr der Fall sein, weil die neue ISO 9001 in Kap. 7.2 „Kompetenz“ gewisse Forderungen hat, die zu erfüllen sind, um dem eben halt vorzubeugen.
Ich würde gerne über meine Mailadresse mit Ihnen weiterhin Kontakt halten und über dieses Thema mit Ihnen austauschen.

Es grüßt Sie herzlich
Hans-Werner Wenglorz

Reply by Anna Grunwaldt

Hallo Herr Wenglorz,

vielen Dank für Ihren tollen und aufschlussreichen Kommentar. Es freut mich sehr, dass Ihnen mein Artikel gefallen hat und Sie sich selbst sehr mit diesem Thema beschäftigen. Ich finde es ebenfalls sehr spannend und man könnte viele lange Diskussionen zum firmeninternen Wissenstransfer ansetzen. 

Liebe Grüße
Anna Grunwaldt