Beratungsprozess: Phase 3 von 5

Der Rollout geht vom Kleinen ins Große

Der optimierte Prozess wird auf Basis des Feedbacks und der Erfahrungswerte aus dem Piloten schrittweise in der gesamten Organisation umgesetzt. Neue Teilnehmergruppen werden geschult und mit dem Prozess vertraut gemacht.

Glückliches Team steht nebeneinander.

Was in dieser Phase wichtig ist

Klare Erwartungen schaffen

Die Erwartungen, Rahmenbedingungen, Chancen und Perspektiven müssen den Teilnehmenden im Vorfeld klar und verständlich kommuniziert werden. Hierfür sind die Erfahrungsberichte aus der Pilotphase entscheidend.

Erfahrungen aktiv nutzen

Der flächendeckende Rollout macht sich die Erfahrungen des Piloten zunutze und  stellt Experten aus diesem Piloten als Kontaktpersonen zur Verfügung. So gelingt ein transparenter und erfolgreicher Veränderungsprozess im großen Maßstab.

Fokussierte Unterstützung

Die Problemstellungen können auf Abteilungs- bzw. Bereichsebene identifiziert werden. Dies ermöglicht eine punktgenaue Unterstützung mit hilfreichen Maßnahmenplänen.

Zentrale Inhalte

Was passiert im Detail?

Die Prozessreflexion

Auf Basis der beiden Analysen und des erhaltenen Feedbacks der Pilotgruppe setzt sich zweikern noch einmal intensiv mit dem Vorgehen auseinander. Gemeinsam mit dem Projektteam des Kunden werden die Erfolge und Hürden der bisherigen Arbeit reflektiert.

  • Wie haben sich spezifische Erfolge bemerkbar gemacht?
  • Was sollte demzufolge weiter ausgebaut oder beibehalten werden?
  • Welche gewünschten Erfolge blieben aus?
  • Welche unvorhergesehenen Hürden traten auf?
  • Welche Anpassungen müssten demnach für den Rollout vorgenommen werden?
  • Welche perspektivischen Hürden und Meilensteine lassen sich ableiten?

Die Erkenntnisse aus dieser Diskussion werden in das Projekthandbuch überführt und für alle Beteiligten zur Verfügung gestellt. Damit haben sowohl zweikern als auch der Kunde alle wichtigen Erkenntnisse aus dem Piloten zur Hand.

Erkenntnisse aus dem Piloten aktiv nutzen

Zu Beginn des Rollouts stellt zweikern mit dem Kunden den gesamten Prozess auf den Prüfstand:

  • Funktionieren die Prozesse wie geplant?
  • Kann das bisherige Vorgehen in dieser Form auf eine größere Personengruppe ausgeweitet werden?
  • Wo zeigen sich Besonderheiten der Organisation bezüglich des Vorgehens?
  • Wie gestaltet sich das Feedback der Pilotgruppe?
  • Gibt es Inhalte des Fragebogens, die weiter verfeinert werden müssen?
  • Welche Fragen treffen nicht die Arbeits-Realität der Teams?
  • Welche Maßnahmen haben (nicht) den gewünschten Effekt gezeigt?

Auf dieser Basis werden Fragebogen, Maßnahmen und der Ablauf optimiert. zweikern erarbeitet den finalen Prozess und bindet zur Verbesserung und zur Freigabe wiederum das Projektteam auf Kundenseite ein.

Die Gesamtorganisation wird in den Prozess eingeführt

Ein essentieller Schritt ist das Onboarding der neuen Teilnehmergruppen. Daher werden Erfahrungsträger aus dem Piloten einbezogen, die eigene Erkenntnisse an nachfolgende Gruppen weitergeben können. Durch diese Berichte können der Fragebogen, die Abläufe und die Maßnahmen wirksam kommuniziert werden. Auch wichtige Herausforderungen und essentielle Meilensteine werden besser herausgearbeitet und diskutiert. So gelingt es, die große Befragung mit der für alle Beteiligten besten Aufwand-Nutzen-Relation umzusetzen.

Im Anschluss an das Onboarding wird nun der gesamte Projektbereich in zweikern Analytics integriert. Die Analyse, der Support und die Maßnahmenphase entsprechen weitestgehend der Pilotphase. Sie sind das Kernstück des Veränderungsprozesses und werden zielgerichtet umgesetzt.

Selbstverständlich nimmt sich zweikern auch hier erneut die Zeit, um Vorstände, Aufsichts- & Betriebsräte gesondert zu sensibilisieren und den internen Freigabeprozess zu unterstützen. Denn der Prozess braucht die Unterstützung, das Verständnis und die Beteiligung der höheren Führungsebenen und des Betriebsrats, um erfolgreich zu sein.

Im Rollout gelingt es dank der digitalen zweikern-Infrastruktur und des bestehenden Wissens aus dem Piloten, die Sensibilisierung und die Vorbereitung von zweikern Analytics noch effizienter und schneller umzusetzen. Diese Zeitersparnis kommt dem Gesamtprozess zugute.

Maßnahmen werden durch bestehendes Wissen gestützt

Nach Abschluss der Befragung werden die Ergebnisse zunächst mit den Projektmitarbeitenden reflektiert und übergeordnete Maßnahmen ausgewählt (z.B. Workshopangebote). Hier können die angepassten Maßnahmenvorschläge aus dem Piloten angewandt, wie auch spezifische Maßnahmen zu einzelnen Standorten und Teams erarbeitet werden. Folgende Schritte werden in der Maßnahmenphase vollzogen:

  • Ergebnisreflexion auf Ebene der Führungskräfte / Projektgruppe (je nach Befragungsart)
  • Moderation von Ergebnis- & Maßnahmenworkshops in einzelnen Abteilungen/ Bereichen
  • Maßnahmenumsetzung durch Führungskräfte / Projektgruppe / Mitarbeitenden
  • Dokumentation der Maßnahmen in zweikern Analytics
  • Anwendung spezifischer Unterstützungen (z.B. Coachings, Trainings, Workshops)

zweikern zielt in dieser Phase darauf ab, die internen Experten für spezifische Maßnahmen aus dem Piloten so einzusetzen, dass neue Verantwortliche auf bestehendes Wissen zurückgreifen können. So ermöglichen wir internes Best Practice Sharing verbunden mit einem wachsenden Netzwerk aus Kontakten, die über den Prozess hinaus in der Organisation verbleiben.

Die Herausforderung dieses Schritts ist die Erarbeitung breit anwendbarer Maßnahmen und die gleichzeitig erfolgreiche Unterstützung der Projektmitarbeitenden und der Führungskräfte bzw. Teilnehmenden.

Die Selbständige Steuerung

Nächste Phase: 
Übergabe

Die erarbeiteten Prozesse werden zur kontinuierlichen Entwicklung der Organisation an den Kunden übergeben. Somit entsteht kein Abhängigkeitsverhältnis zu zweikern und der Kunde entwickelt sich von innen heraus.

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