Beratungsprozess: Phase 2 von 5

Der Pilot Liefert erste Erfahrungswerte

Eine ausgewählte Stichprobe durchläuft einmal den skizzierten Prozess und wird dabei eng begleitet. Das Feedback dieser Pilotgruppe wird dann dafür genutzt, um den Prozess noch besser auf die individuelle Kundensituation anzupassen.

Was in dieser Phase wichtig ist

Erkenntnisgewinn im Fokus

Erste Ist-Stände und das Prozesslernen stehen für die Pilotphase im Mittelpunkt. Dennoch kann die Pilotgruppe mit eigenen Erkenntnissen bereits vollumfänglich in den Veränderungsprozess einsteigen.

Enge Begleitung der Pilotgruppe

zweikern und das Projektteam des Kunden sind nah an der Pilotgruppe, nehmen Feedback auf und unterstützen diese bei Problemstellungen. Auf diese Weise wird Wissen ausgetauscht und für den Gesamtprozess nutzbar gemacht.

Minimierung von Risiko

Unerwartete Hürden können im Pilot aufgedeckt, analysiert, beseitigt oder im Rollout berücksichtigt werden. Durch die kleine Stichprobe werden Probleme für den Gesamtprozess minimiert und bleiben  bewältigbar. Der Pilot ist somit ein Angebot zur Risikominimierung.

Zentrale Inhalte

Was passiert im Detail?

Für das gemeinsame Vorgehen sensibilisieren

Mitarbeitende der Pilotgruppe sollen im Rahmen von Sensibilisierungsworkshops über das geplante Vorgehen und die besondere Rolle des Piloten aufgeklärt werden. Die Workshops werden im Rahmen offener Diskussionen durchgeführt und fokussieren sich auf folgende Inhalte:

  • Austausch über bisherige Erfahrungen mit Veränderungsprozessen
  • Das zweikern Vorgehen und die zweikern Philosophie
  • Vorstellung und Diskussion der geplanten Projektschritte und der grundlegenden Zielsetzung
  • Einführung in das Tool zweikern Analytics
  • Festlegung einer Feedbackschleife an die Prozesseigner
  • Herausarbeitung der besonderen Pionierrolle der Pilotgruppe
  • Emotion und Commitment für den gemeinsamen Prozess erzeugen

Die Dauer der Sensibilisierungsworkshops hängt stark von der Gruppengröße und von der zeitlichen Kapazität der Pilotgruppe ab. Ziel dieses Onboardings ist es, den Prozess und die Gründe für das Vorgehen nachvollziehbar und ansprechend zu kommunizieren. Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit der Pilotgruppe ist entscheidend für den Erfolg des späteren Rollouts.

Selbstverständlich nimmt sich zweikern die Zeit, um Vorstände, Aufsichts- und Betriebsräte gesondert zu sensibilisieren und den internen Freigabeprozess zu unterstützen.

Im Anschluss werden alle Teilnehmenden und die Pilotstruktur von zweikern in das Tool zweikern Analytics integriert. Ab diesem Zeitpunkt erhält die gesamte Pilotgruppe ihre individuellen Accounts, die sie dauerhaft verwenden können.

Erste Erkenntnisse sammeln

Die Befragung der Pilotgruppe erfasst den aktuellen Ist-Stand. Der erarbeitete Fragebogen kommt hierfür das erste Mal zum Einsatz und liefert dabei wichtige Erkenntnisse. Zum einen werden bereits die ersten Entwicklungsfelder der Organisation und der Pilotgruppe, zum anderen aber auch des Fragebogens und der digitalen Infrastruktur aufgedeckt. Im besonderen Fokus steht jedoch die Pilotgruppe und deren Entwicklung. Folgende Schritte werden während der Ist-Analyse durchgeführt:

  • Erstbefragung im Tool zweikern Analytics
  • Inhaltlicher und technischer Support während und nach der Befragung
  • Auswertung und Bereitstellung der Ergebnisse
  • Initiale Datenanalyse zur Bewertung des Fragebogens und der Entwicklungsfelder innerhalb der Pilotgruppe

Die erste Ist-Analyse dauert in der Regel pro Person etwa 10-15 Minuten und wird in einem Zeitfenster von zwei Wochen durchgeführt. Die Ergebnisse stehen umgehend für alle Verantwortlichen vollständig zur Verfügung. Diese Bereitstellung von Ergebnissen erfolgt selbstverständlich unter Schutz der Anonymität einzelner Personen. Alle Teilnehmenden haben dauerhaft Zugriff auf ihre eigenen Ergebnisse. Diese können direkt für die Maßnahmenplanung verwendet werden.

Maßnahmen entwickeln und unterstützen

Nach Abschluss der ersten Befragung werden die Ergebnisse zunächst mit der Pilotgruppe reflektiert und mögliche Maßnahmen erarbeitet. Hier können zum einen die Maßnahmenvorschläge aus der ersten Phase als Vorlage dienen, oder aber spezifische Maßnahmen aus einzelnen Teams Anwendung finden. Folgende Schritte werden in der Maßnahmenphase vollzogen:

  • Ergebnisreflexion auf Ebene der Führungskräfte / Projektgruppe (Je nach Befragungsart)
  • Ergebnis- und Maßnahmenworkshops mit den Teilnehmenden der Pilotgruppe
  • Maßnahmenumsetzung durch Führungskräfte / Projektgruppe / Mitarbeitenden
  • Dokumentation der Maßnahmen in zweikern Analytics
  • Enge Begleitung der Teilnehmenden bei den ersten vier Punkten
  • Anwendung spezifischer Unterstützungen (z.B. Coachings, Trainings, Workshops)

Die Herausforderung dieses Schritts ist die Erarbeitung breit anwendbarer Maßnahmen und die gleichzeitig erfolgreiche Unterstützung der Pilotgruppe.

Veränderung analysieren und neue Erkenntnisse sammeln

Zum Abschluss des Piloten wird eine zweite Befragung mit der Pilotgruppe durchgeführt. Diese beinhaltet zusätzliche Fragen, die sich auf den Prozess, dessen Erfolge und Hindernisse konzentrieren. So kann auf der einen Seite eine numerische Veränderung in den Ergebnissen überprüft, zusätzlich jedoch auch das kollektive Assessment zum bisherigen Vorgehen eingeholt werden.

Das Vorgehen im Rahmen der zweiten Analyse entspricht in etwa der ersten Ist-Analyse::

  • Zweitbefragung im Tool zweikern Analytics
  • Inhaltlicher und technischer Support während und nach der Befragung
  • Auswertung und Bereitstellung der Ergebnisse
  • Finale Datenanalyse zur Bewertung des Fragebogens und der Entwicklungsfelder innerhalb der Pilotgruppe

Die Evaluations-Analyse wird ca. 3-4 Monate nach der ersten Analyse umgesetzt, um der Maßnahmenarbeit die nötige Zeit einzuräumen. Alle Teilnehmenden haben auch nach Abschluss des Piloten vollen Zugriff auf ihre eigenen Ergebnissen. Diese können direkt für die weitere Maßnahmenplanung verwendet werden.

Im Anschluss an die Evaluationsanalyse wird ein ausführlicher Ergebnisbericht vorgelegt, der auch selbstständig im System zweikern Analytics abgerufen werden kann.

Vom Kleinen ins Große

Nächste Phase: 
Rollout

Der optimierte Prozess wird auf Basis des Feedbacks und der Erfahrungswerte aus dem Piloten schrittweise in der gesamten Organisation umgesetzt. Neue Teilnehmergruppen werden geschult und mit dem Prozess vertraut gemacht.

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