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Kanban: Kleine Schritte zum großen Wandel

Lesezeit: 4 Min.

Als Teil des japanischen Lean-Management-Ansatzes ist Kanban ein wichtiges Hilfsmittel, um Arbeitsprozesse zu optimieren und dabei in kleinen Schritten großen Wandel zu bewirken. Bereits seit Mitte des letzten Jahrhunderts im Einsatz, wurden die Methoden des Kanban vielfach erprobt und ausgeweitet. Dabei können nicht nur ganze Produktionsketten von einer Verschwendungsminimierung profitieren, sondern auch Sie können mithilfe von vier Grundprinzipien erlernen, sich im Arbeitsalltag besser zu organisieren. Was diese Methode so besonders macht und wie man sie einsetzt, lesen Sie in diesem Artikel.

Was ist Kanban?

Wörtlich übersetzt bedeutet der japanische Begriff Karte, Signal oder Schild. Ursprünglich aus dem Toyota Production System (TPS) stammend, bildet Kanban eine Methode des Lean Management und ist Teil des Just-in-time-Prinzips. Entwickelt wurde diese Methode in den 1940er Jahren. Die Produktion von Toyota wurde dabei so eingestellt, dass sich die Produktionsmenge nach dem aktuellen Bedarf richtet, auch genannt Pull-Prinzip. Im Gegensatz dazu wird in vielen anderen Betrieben nach dem Push-Prinzip agiert: Dabei bestimmt der Hersteller, wieviel Ware produziert und vertrieben wird.

Ziel dieses Tools ist es, den Prinzipien des Lean Management folgend, Verschwendung zu minimieren. Es wird immer exakt so viel produziert, wie benötigt wird. Das schafft Mehrwert für den Kunden und effizientere Produktion für den Hersteller. Voraussetzungen für die erfolgreiche Umsetzung von Kanban-Systemen sind vor allem stabile Produktionsabläufe, disziplinierte Mitarbeitende und geringe Ausschussquoten. Damit eignen sich vor allem Reihenfertigung und andere Fertigungsbereiche besonders gut. Das Industrieunternehmen Georg Fischer AG setzt Kanban im Rahmen des Lean Management ein und erzielt damit vor allem in Gießereien Erfolge.

Was sind die Prinzipien von Kanban?

Kanban baut auf vier Prinzipien und sechs Praktiken auf, die erstmals von David J. Anderson, einem Pionier der Kanban-Methode, beschrieben wurden.

Das erste der vier Prinzipien beschreibt den Ansatzpunkt an Prozessen, die bereits in Arbeit sind. Die Methode erfordert dabei keine spezielle Änderung eines Arbeitsprozesses, sondern kann über jeden beliebigen Ablauf gelegt werden und diesen optimieren. Das zweite Prinzip beschreibt Veränderung in kleinen, aufeinander aufbauenden Schritten. Da schlagartige, große Veränderungen oft auf Überforderung und Widerstand stoßen, sind schrittweise Verbesserungen sinnvoller. Zudem sollten diese Veränderungen auch die vorhandenen Rollen und Verantwortlichkeiten von Mitarbeitenden beachten und auch diese nicht von heute auf morgen vollständig umwerfen. Nach dem vierten Prinzip sollten alle Mitarbeitenden darum bemüht sein, nach ständiger Verbesserung zu streben.

Hat ein Unternehmen diese Kernideen in die eigene Philosophie und Kultur integriert, sind die wichtigsten Schritte bereits geschafft. Trotzdem gibt es oft bei der praktischen Umsetzung immer wieder Hürden, die überwunden werden müssen. Um Kanban so erfolgreich wie möglich umzusetzen, hat David J. Anderson deshalb sechs Praktiken festgelegt.

Um dabei im ersten Schritt einen Überblick über eine Produktionskette zu erlangen, werden die einzelnen Schritte auf einem Board visualisiert. Ein zweiter wichtiger Schritt ist die Einschränkung von Arbeitszeit, um Multitasking und Zeitverschwendung zu minimieren. Außerdem wird der gesamte Workflow schrittweise in einen reibungslos ablaufenden Prozess verwandelt. Dieser sollte aus klar beschriebenen und sinnvollen Richtlinien bestehen. Um einen ständigen Informationsfluss und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen, muss die Feedbackkultur eines Unternehmens gut organisiert sein. Regelmäßige, kürzere Meetings sollen Raum für diese Absprachen schaffen. Zuletzt sollten auch die Zusammenarbeit und Teamfähigkeit der Mitarbeitenden laufend gefördert werden, um gemeinsame Visionen und Ziele zu schaffen und anzustreben.

Was sind die Vor- und Nachteile?

Zu den Vorteilen der Anwendung von Kanban zählen vor allem die gewonnene Übersichtlichkeit und das offene Prinzip, dass sich in viele verschiedene Prozesse unterschiedlicher Branchen einarbeiten lässt. Die Arbeitsschritte werden dadurch transparenter und der Workflow gleichmäßiger. Kanban ermöglicht kontinuierliche Verbesserung und deckt Fehler- und Verschwendungsquellen auf. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit und das Commitment kann durch mehr Verantwortung steigen. Insgesamt kann das Unternehmen flexibler auf Nachfrageschwankungen und Bedarfsänderungen reagieren.

Es gibt jedoch auch Situationen und Teams, für die Kanban wenig Sinn ergeben. Zuerst muss der Prozess in konkrete Schritte unterteilt werden können, um diese Methode anzuwenden. Bei manchen Projekten ist das nicht sinnvoll oder schlicht unmöglich. Zudem kann die fehlende Zeitplanung zu Problemen bei der Einhaltung von Deadlines führen. Ebenso ist Kanban ungeeignet für Sonderfertigungen oder Einzelprodukte, da dabei üblicherweise keine Standardisierung vorliegt.

Wie wende ich Kanban an?

Um diese Methode des agilen Projektmanagements im Arbeitsalltag einzubringen, gibt es verschiedene Herangehensweisen. Unter anderem gibt es die Kanban-Karten, -Behälter, -Tafeln und E-Kanban. Die Vorteile davon können nicht nur Unternehmen als Ganzes erleben, denn von den schnell erlernbaren Techniken kann jedes Teammitglied profitieren.

Formen wie das Kanban-Board kann jeder Mitarbeitende für sich anpassen und einsetzen, um effizienter und produktiver zu arbeiten, ohne viel Aufwand zu betreiben. Diese Tafel besteht dabei aus drei Spalten, auf denen Notizzettel angeordnet werden. Die erste Spalte beschreibt die zu erledigen Aufgaben (To Do). Die zweite beschreibt schon Aufgaben, die schon in Bearbeitung sind (Doing). Sobald eine Aufgabe also angefangen wird, wird er auf diese Spalte verschoben. Wurde diese vollständig abgeschlossen, wird sie auf die Erledigt (Done) Spalte gesetzt. So behält jeder Beteiligte immer im Überblick, welche konkreten Aufgaben gerade anstehen. Dieses Prinzip lässt sich auch bei digitalen To-do-Listen umsetzen und ist ein einfacher Weg, die Zusammenarbeit von Teams und die eigene Produktivität zu erhöhen.

Fazit

Möchte man ein Unternehmen „schlanker“ gestalten, bedarf es einiger Anstrengung. Methoden wie Kanban können dabei helfen, Arbeitsschritte besser greifbar zu machen und Fehlerquellen zu identifizieren. Dabei beschreibt Kanban mehr als nur eine etwas aufwendigere To-do-Liste: Versteht man die Grundprinzipien und die Philosophie hinter dem Konzept, kann jedes Unternehmen mitsamt seinen Mitarbeitenden von einer gesteigerten Effizienz und Agilität profitieren.

 

 

Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.

Von Josef A. Bruckner, österreichischer Komponist

 

 

Literatur:

Bertagnolli, F. (2018). Lean Management. Springer Fachmedien: Wiesbaden.

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Portrait Selina Kern

Autor

Selina Kern
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Kommentar von Ute Achtmann |

Die Übertragung der Kanban-Vorteile in den Büro-Alltag finde ich einen spannenden Ansatz! Wenn das funktioniert, könnte man uneffizientes Multitasking vielleicht auf notwendige Situationen beschränken. Und die Effekte kurzer Meetings für Absprachen klingen ebenfalls vielversprechend. Das nehme ich mir als Inspiration mit. Gerne mehr davon!

Antwort von Selina Kern

Vielen Dank für das positive Feedback, das freut mich zu hören!

Liebe Grüße,
Selina

Kommentar von Jens-Jörg Plep |

Herzlichen Dank für die wertvollen Tipps!

Antwort von Selina Kern

Sehr gerne, danke für das positive Feedback!

LG
Selina