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Gemba Walk: 10 Schritte im Lean Management

Lesezeit: 5 Min.

Oft wissen Führungskräfte, die tagein, tagaus in ihren Büros sitzen und von dort Abläufe in ganzen Unternehmen planen, nicht wirklich, was in einzelnen Abteilungen tatsächlich passiert. Somit fällt es schwer, konkrete Problembereiche zu analysieren und einen Überblick über Verbesserungsmöglichkeiten zu gewinnen. Durch Gemba Walks, einer Maßnahme aus dem Lean Management, können Führungskräfte in 10 Schritten sowohl tragfähige Beziehungen zu Mitarbeitenden aufbauen, als auch Produktivität und Effizienz erhöhen, indem der tatsächliche Arbeitsprozess beobachtet und verstanden wird.

Was ist ein Gemba Walk?

Der Begriff „Gemba“ kommt aus dem Japanischen und bedeutet „Ort des Geschehens“, also den für eine Tätigkeit oder eine Problemlösung zentralen Ort. Ursprünglich entwickelt wurde das Konzept des Gemba Walk vom Schöpfer des Toyota Production Systems Taiichi Ohno (1912-1990) als zentraler Aspekt des Lean und des Qualitätsmanagements. „Ort“ wird dabei wörtlich gemeint: Führungskräfte sollen regelmäßig zu den für die Wertschöpfung zentralen Ort gehen, um dort Eindrücke zu sammeln und sich auszutauschen. Damit soll der theoretischen Führung vieler westlicher Manager entgegengewirkt werden, die von den Abläufen und Mitarbeitenden der niedrigeren Hierarchieebenen ihrer Unternehmen wenig Ahnung haben.

Im Gegensatz zu Management by Walking Around (MbWA) oder Unternehmensbegehungen, bei welchen Führungskräfte eher ziellos die Arbeitsschritte von Mitarbeitenden beobachten und unterstützen, wird ein Gemba Walk mit einem spezifischen Ziel vor Augen durchgeführt. Oft orientieren sich diese an Kennzahlen (KPIs), welche nicht den Zielvorstellungen der Organisation entsprechen und somit Problembereiche darstellen. Zugrunde liegt dabei immer ein Vergleich des Ist- mit dem Soll-Zustand und der Herausarbeitung der Differenzen dieser.

Die Frequenz, in der Gemba Walks durchgeführt werden, hängt von individuellen Gegebenheiten ab. Ein Meister wird dabei mehrmals am Tag durch die Produktion gehen, während Vorsitzende vielleicht halbjährliche Begehungen machen. Werden Gemba Walks richtig und bedacht durchgeführt, kann für Unternehmen mehr Effizienz, weniger Verschwendung und eine bessere Fehlerkultur dabei herausspringen. Wie dies in 10 Schritten gelingen kann, lesen Sie im Folgenden.

Die 10 Schritte des Gemba Walk

1. Vorbereitung

Die Mitarbeitenden sollten bereits vor dem Gemba Walk darüber informiert werden, was genau dieser beinhaltet und zu welchem Zweck er durchgeführt wird. Der Gemba Walk macht im Endeffekt die Arbeit der Mitarbeitenden effizienter und eliminiert überflüssige Arbeitsschritte. Werden im Vorhinein alle Beteiligten über den Prozess informiert, werden Zweifel zerstreut und offene Fragen geklärt. Beim Gemba Walk ist der Input von Mitarbeitenden extrem wichtig, da diese Erfahrungen aus erster Hand haben, welche Führungskräften oft fehlt.

2. Planung

Wie schon erwähnt, verfolgt man beim Gemba Walk ein spezifisches Ziel. Um der Quelle des Problems auf den Grund zu gehen, stellen die Führungskräfte gezielte Fragen. Diese können lauten: Wer ist in welchem Schritt involviert? Welche Materialien werden benutzt? Offene, tiefer gehende Fragen führen zu einem besseren Verständnis des Prozesses und können helfen, den Wertstrom (siehe Auf den Kern gebracht #12: Lean Management) zu identifizieren.

3. Fokus auf den Prozess

Aufgrund der Präsenz und der vielen Fragen einer Führungskraft beim Gemba Walk kann bei den Mitarbeitenden schnell das Gefühl entstehen, dass deren Arbeit und damit sie selbst kritisiert werden. Es ist wichtig, von Anfang an klar zu kommunizieren, dass dies nicht der Fall ist. Ehrlichkeit und Offenheit der Mitarbeitenden sind bei einem Gemba Walk unerlässlich, andernfalls könnten Schwachstellen und Fehlerquellen übersehen werden. Vor allem auch dort, wo Arbeitsschritte vielleicht nicht nach Vorgabe gemacht werden, ist Transparenz besonders wichtig. Es geht dabei nicht um die Leistungsbeurteilung von einzelnen Personen, sondern um die objektive Erfassung der Systemschritte, weshalb auch keine Bestrafung oder Kritik befürchtet werden muss.

4. Beobachtungen dokumentieren

Während eines Gemba Walk geht es deshalb darum, Abläufe mit einer offenen Einstellung zu beobachten und zu hinterfragen. Um diese im Nachhinein analysieren und darauf reagieren zu können, ist es wichtig, so viel wie möglich zu dokumentieren, sei dies via Stift und Zettel, Tablet, Smartphone oder Kamera.

5. Fragen stellen

Die Führungskraft sollte Gemba Walks nicht durchführen, um anzuweisen, was zu tun ist, sondern um zu fragen, was gemacht werden soll und warum. Deshalb muss sie bei einem Gemba Walk so vorurteilsfrei wie möglich vorgehen. Viele Schritte werden wahrscheinlich nicht exakt nach Vorgaben gemacht und meistens gibt es auch Gründe dafür. Zu erfragen, warum so gehandelt wird wie gehandelt wird, ohne dabei Vorwürfe oder Kritik auszuüben, hat hier hohe Priorität. Haben Mitarbeitende das Gefühl, ihnen könnten negative Konsequenzen bevorstehen, wenn sie ehrlich sind, hat die ganze Maßnahme keinen Sinn mehr.

Die 5 W’s können beim Gemba Walk eine hilfreiche Stütze bilden: Wer ist an dem Prozess beteiligt? Was unterbricht den Wertstrom? Wo finden die Arbeitsschritte statt und könnten örtliche Verbesserungen gemacht werden? Wann finden Übergänge zwischen Schritten statt und gibt es hier zeitliche Leerräume? Warum steigert dieser Schritte den Wert des Produkts?

6. Beobachten statt Reagieren

Auch wenn es verlockend sein kann, bereits während dem Gemba Walk Verbesserungsvorschläge zu machen, sollten diese vorerst zurückgehalten werden. Voreilige Schlüsse und Ideen könnten hier kontraproduktiv sein. Deshalb folgt nach dem Gemba Walk eine Phase der Reflexion, in der die Beobachtungen analysiert und Verbesserungen in Ruhe überdacht werden können.

7. Teams bilden

Vier Augen sehen bekanntlich mehr als zwei. Es ergibt daher Sinn, Gemba Walks in Teams durchzuführen, beispielsweise mit Führungskräften aus anderen Abteilungen. Diese sind oft weniger vertraut mit den Prozessen und stellen deshalb andere Fragen und stoßen so neue Denkweisen an. Auch Begehungen in Begleitung eines Kunden oder eines Außendienstmitarbeiters können sinnvoll sein.

8. Unterschiedliche Zeitpunkte

Ein Gemba Walk sollte im Idealfall regelmäßig durchgeführt werden. Es sollte dabei darauf geachtet werden, den Gemba Walk nicht immer zur gleichen Uhrzeit und am gleichen Wochentag abzuhalten. In anderen Schichten wenden oft auch verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche Arbeitsweisen an, welche nicht erfasst werden, wenn diese nicht in den Gemba Walk miteinbezogen werden.

9. Nachbereitung

Manchmal sind die Ergebnisse der Maßnahmen nach einem Gemba Walk offensichtlicher und manchmal weniger offensichtlich. Selbst wenn kleinere Verbesserungsmaßnahmen aus einem Gemba Walk hervorgehen, sollte mit den Mitarbeitenden Rücksprache gehalten werden, ob und warum manche Schritte sinnvoll sind oder eben auch nicht. Tools wie zweikern Analytics können die Überprüfung von Veränderungen und die Eindrücke der Mitarbeitenden zugänglich und verständlich machen.

10. Der nächste Gemba Walk

Gemba Walks sollten regelmäßig durchgeführt werden, um die besten Effekte erzielen zu können. Effektivität kann nur durch laufende Analysen und Veränderungen optimiert werden. Eine robuste Routine sowohl in der Vorbereitung als auch in der Durchführung und Nachbereitung eines Gemba Walks erzielt langfristige Erfolge.

 

Zusammenfassung GEMBA-Walk - zweikern Blog

Fazit zum Gemba Walk

Einer der Gründe, warum diese Methode nicht häufiger angewandt wird, ist wohl das Argument, dass es den Führungskräften dafür an Zeit fehlt. Berücksichtigt man, dass durch Gemba Walks jedoch in anderen Bereichen einiges an Zeit- und Kosteneinsparungen gemacht werden können, verliert dieses Argument seine Bedeutung. Zeit, die sonst mit dem Versenden von E-Mails oder durch die Abhaltung von Meetings zur Lösung von Problemen verschwendet wird, kann durch den direkten Kontakt mit den Mitarbeitenden und deren Arbeitsprozesse eingespart werden.

 

Come to see. Come to experience. Come to learn. Come to explore. Come to watch. Come to think. Come to question. Come to understand. Come and try out. Come and shadow. Come and come and come again ... but don’t come to lecture.

Regeln für Gemba Walks von Fram Group, nordamerikanischer Automobilzulieferer 

 

Literatur:

Dahm, M. H., & Brückner, A. D. (2017). Lean Management Im Unternehmensalltag. Springer Fachmedien Wiesbaden.

Bertagnolli, F. (2018). Lean Management. Springer Fachmedien Wiesbaden.

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Portrait Selina Kern

Autor

Selina Kern
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