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Daily Huddle: Strukturlosigkeit war gestern

Lesezeit: 4 Min.

Montagmorgen, 9 Uhr und das erste von vielen langwierigen und großteils unproduktiven Meetings steht an. Diesen Gedanken, den viele von uns kennen, belegen auch objektive Daten: Laut einer Befragung (Wrike, 2016) geben 35 Prozent der Deutschen an, dass „zu viele ineffiziente Meetings“ einer der größten Produktivitätskiller im Büro sind. Das bedeutet, dass dadurch nicht nur wertvolle Zeit vergeudet, sondern indirekt auch Geld verbrannt wird. Wie lässt sich dieses Problem lösen? Anstelle von endlos langen Meetings ohne klare Agenda und konkrete Lösungen, könnten kürzere, regelmäßige und auf den Punkt gebrachte Meetings eine produktivere Alternative darstellen: der Daily Huddle – denn Strukturlosigkeit war gestern.

Die Würze in der Kürze

Das Wort „Huddle“ kennt der eine oder andere vielleicht bereits aus einem anderen Kontext, denn dieser hat auch im American Football eine wichtige Bedeutung. Vor Beginn einer Spielzeit stecken die Spieler einer Mannschaft üblicherweise schnell die Köpfe zusammen, um Züge zu besprechen und Strategien festzulegen. Dieses Zusammenstecken der Köpfe findet im organisationalen Rahmen des Huddle ebenso statt, wenn auch eher im übertragenen Sinne.

Ursprünglich im Rahmen agiler Softwareentwicklung eingeführt, stellen Daily Huddles (auch Daily Scrum) kurze, tägliche Besprechungen dar. Der Sinn und Zweck von Daily Huddles ist es, das Team über den Projektstatus aufzuklären und täglich kurz zu besprechen, welche Aufgaben anstehen. Ähnlich wie beim Football werden also ebenfalls der aktuelle Status und die nächsten „Spielzüge“ besprochen.

Was genau bringt einem nun der Daily Huddle? Sind das nicht einfach weitere fünf bis 15 Minuten, die man anderweitig besser verplanen könnte? Nicht unbedingt, denn die Vorteile sind vielfältig. So ist der Daily Huddle ein Ort, an dem sich Teammitglieder informell und auf einer persönlicheren Ebene als bei größer angesetzten Meetings austauschen können. Es werden Informationen, Probleme und Lösungen besprochen, und die Mitarbeitenden fühlen sich über das gesamte Projekt hinweg eingebundener und motivierter, was wiederum den Teamgeist stärkt. Das hat auch den Vorteil, dass mehr und besser kommuniziert wird und Missverständnisse und Probleme frühzeitig erkannt und aufgelöst werden können.

Die Macht der Regelmäßigkeit

Erfolgreiche Menschen wissen um die Wichtigkeit von Routine und Regelmäßigkeit. Das gilt besonders auch für Unternehmen: Sind tägliche, kurze Meetings erst zur Routine geworden, verbreiten sich Informationen schnell und reibungslos, und dies erhöht erheblich die Flexibilität und die Agilität. Auch wenn größere, monatliche oder jährliche Meetings ebenfalls wichtig sind, bestimmen doch die täglichen Routinen, ob die „oben“ beschlossenen Maßnahmen auch optimal umgesetzt werden.

Ein weiterer Sparfaktor des Daily Huddles ist der vergleichsweise geringe Aufwand, wenn es an die Planung der Meetings geht. Anstatt einen Termin koordinieren zu müssen, der jedem passt, ist der Daily Huddle fix eingeplant und jeder ist darauf eingestellt. Zudem geben regelmäßige Meetings die Möglichkeit, Fragen gleich zu Beginn des Werktags zu klären und dadurch später Zeit und Unterbrechungen zu sparen. Für Unternehmen ebenfalls ein großer Pluspunkt: Die Zielerreichung wird einfacher, weil über neue Chancen und strategische Änderungen schnell und effektiv aufgeklärt werden kann. Vor allem in Zeiten des vermehrten Homeoffice können die täglichen Treffen helfen, die Moral des Teams aufrechtzuerhalten und ein Gefühl der Verbundenheit trotz räumlicher Trennung zu fördern.

4 Tipps für erfolgreiche Huddles

Einer kommt zu spät, der andere redet die ganze Zeit, eine meldet sich gar nicht – Meetings gestalten sich oft schwieriger, als erwartet. Deshalb gebe ich Ihnen vier praktische Tipps mit, die den Daily Huddle zum Kinderspiel machen.

Tipp 1: Timing beachten

Daily Huddles sollten immer pünktlich beginnen, auch wenn vielleicht noch jemand fehlt. So wird sichergestellt, dass die Besprechung rechtzeitig wieder beendet wird, sich nicht unnötig in die Länge zieht und alle mit ihrem Arbeitstag beginnen oder fortfahren können. Eine Möglichkeit, dies umzusetzen könnte sein, einen Timer zu stellen und jedem Mitarbeitenden eine Minute zu geben. Ist die Minute vorbei, ist der oder die nächste dran.

Tipp 2: Raum schaffen

Finden die Huddles im Büro statt, empfiehlt es sich, stehen zu bleiben und sich nicht hinzusetzen. Das kann helfen, das Meeting kurz zu halten. Das Büro sollte für alle Teammitglieder relativ zügig zu erreichen sein. Finden die Huddles online statt, sind stabile Verbindungen und aktuelle technische Ausstattungen wichtig. Video- statt reiner Audiokonferenzen können das Gefühl der Zusammengehörigkeit im Team stärken.

Tipp 3: Leitung auswählen

Die den Huddle anleitende Person sollte dafür sorgen, dass die Meetings rechtzeitig begonnen und beendet werden und der Inhalt relevant für das gesamte Team bleibt. Diese moderierende Funktion ist nicht immer einfach, kann die Produktivität des Daily Huddle aber maßgeblich beeinflussen. Der Moderierende sollte den Huddle, auch wenn er kurz ist, dokumentieren.

Tipp 4: Agenda festlegen

Eine Art der Strukturierung des Daily Huddle könnte eine Aufteilung in verschiedene Bereiche sein, beispielsweise in die Themengebiete „Was steht in den nächsten 24 Stunden an?“, „Wo stehen wir gerade?“ oder „Womit habe ich gerade Schwierigkeiten?“. Je nachdem, welches Projekt und welche Zielsetzung das Team bearbeitet, können diese Fragen spezifisch angepasst werden. Ist das Team noch am Beginn der Zusammenarbeit, könnten Huddles auch zum persönlichen Kennenlernen abgehalten werden, indem jeder Mitarbeitende etwas Persönliches erzählt.

Fazit zu Daily Huddles

Daily Huddles können trotz ihrer Kürze einen erheblichen Mehrwert für ein Unternehmen bedeuten. Denn anstatt Meetings überflüssig lange zu halten und dadurch Zeit zu verschwenden, kommt man in Daily Huddles schnell auf den Punkt. Das erhöht nicht nur die Produktivität, sondern verbessert auch den Teamgeist und die Lösung von aufkommenden Problemen. Werden zusätzlich Beraterinnen oder Coaches zur individuellen Anpassung dieser Meetings und dadurch erhöhten Effektivität hinzugezogen, steht dem Erfolg eines Unternehmens nichts mehr im Wege.

 

 

Sei nicht beschäftigt, sei produktiv.

Lebensweisheit o.V.

 

 

Literatur:

Wrike. (2016). Wrike Digital Work Report 2016: Die Top 5 Produktivitätskiller in deutschen Büros.

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Portrait Selina Kern

Autor

Selina Kern
Marketing

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