Stress im Job: Diese Priorisierungsmethoden helfen!

Wer kennt es nicht? Man kommt morgens ins Büro, hat auf dem Weg vermutlich schon zig Emails beantwortet und kaum sitzt man am Schreibtisch, schon trudelt eine Aufgabe nach der nächsten herein. In solchen Situationen fühlen wir uns gestresst, überfordert und wissen kaum wo wir anfangen sollen. Dieser Artikel erklärt sechs Prioriserungsmethoden und wie wir sie auch in stressigen Situationen anwenden können.

Was bedeutet priorisieren?

Priorisierung bedeuetet, seine Arbeit zu gewichten und die einzelnen Aufgaben mit Prioritäten versehen. Falls dies nicht von demjenigen entschieden wird, der die Arbeitsaufgabe stellt, müssen wir im Rahmen unseres Zeitmanagements selbst dafür Sorge tragen, dass wir unsere Aufgaben priorisieren.

Priorisieren bedeutet in dem Zusammenhang aber auch, dass wir andere Arbeitsaufträge zurückstellen müssen und gegebenenfalls erklären müssen, wieso wir andere Aufträge vorgezogen haben. Gerade hier können Techniken zur Priorisierung hilfreich sein, weil sie uns diese Aufgabe erleichtern.

Welche Priorisierungsmethoden gibt es?

1. Die Eisenhower-Matrix

Die wohl bekannteste Methode, Aufgaben mit Prioritäten zu versehen ist die Eisenhower-Matrix, die Ähnlichkeit mit der Postkorb-Methode hat. Diese Methode wurde nach dem amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der seine Arbeitsaufgaben nach diesem Prinzip in „dringlich“ und „wichtig“ unterteilt hat.

Anleitung Eisenhower-Matrix

1. Schreiben Sie alle anstehenden Aufgaben auf.

2. Stellen Sie sich bei der ersten Aufgabe die Frage: Wie wichtig ist die Aufgabe? Berücksichtigen Sie dabei auch, was passieren würde, wenn die Aufgabe nicht erledigt werden würde, welche Auswirkungen dies auf andere Abteilungen oder das ganze Unternehmen hat und ob diese Aufgabe zu den Kernaufgaben ihres Jobs zählt.

3. Vergeben sie eine Zahl oder markieren Sie Aufgaben mit verschiedenen Symbolen je nach Wichtigkeit.

4. Stellen Sie sich nun bei der ersten Arbeitsaufgabe die Frage: wie dringend ist diese Aufgabe? Auch hier sollten Sie wieder den Unternehmenskontext berücksichtigen und die Dringlichkeit für sich, andere Abteilungen oder sogar das ganze Unternehmen einschätzen.

5. Tragen Sie nun die die Aufgaben in die 4-Felder-Matrix ein.

Wenn Sie alle Aufgaben, die sie vor sich liegen haben, mit diesen beiden Kategorien versehen haben, sehen Sie auf den ersten Blick, wie sie mit den Arbeitsaufträgen vorgehen müssen.

Die Aufgaben im rechten oberen Quadranten müssen direkt von Ihnen selbst erledigt werden. Die Aufgaben, die links oben verortet sind, sind zwar dringlich, jedoch nicht wichtig.Diese Tätigkeiten können Sie gut an Kollegen oder Mitarbeitende delegieren. Falls Sie diese Aufgaben selbst bearbeiten, dann sollten diese an zweiter Stelle stehen, nachdem Sie die Aufgaben im oberen, rechten Quadranten bearbeitet haben.

Die Aufgaben, die Sie in die rechte untere Ecke priorisiert haben, sind nicht dringend und aktuell, aber wichtig. Diese können noch einmal durchdacht werden und Sie können sich Zeit für deren Planung nehmen. Dazu würden beispielsweise Präsentationen oder Meetings zählen, die in mehreren Tagen bis Wochen anstehen und noch vorbereitet werden müssen.

Die Aufgaben, die weder dringend, noch wichtig sind, können Sie entweder direkt verwerfen, delegieren oder wenn Sie alle Aufgaben bearbeitet haben, selbst erledigen.

2. Die ABC Methode

Die ABC Methode ist eine Priorisierungsmethode, die mit der Eisenhower-Matrix eng verwandt ist. Bei dieser Methode zur Prioritätensetzung nutzen sie die Anfangsbuchstaben zur Priorisierung. Diese Methode basiert außerdem auf dem Paretoprinzip, das besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwandes erreicht werden können. Für die verbleibenden 20 % erfordern also 80% des Gesamtaufwandes die meiste Arbeit.

Anleitung ABC Methode

1. A-Aufgaben sind beispielsweise anstehende, relevante Kundenbesuche, bei denen Sie beispielsweise eine Präsentation halten müssen. Diese Aufgaben haben eine hohe monetäre Relevanz

2. B-Aufgaben sind Aufgaben, die Sie nicht zwangsläufig selbst erledigen müssen. Ihre Auswirkungen auf das Unternehmen sind nicht so hoch wie bei A-Aufgaben, erfordern aber durchaus die Durchführung und deren Nachkontrolle.

3. C-Aufgaben sind routinierte Büroaufgaben, die gut geplant sein sollten, damit sie nicht zu Zeitfressern mutieren.

3. Die Ivy-Lee-Methode

Die Ivy-Lee-Methode als Priorisierungsprinzip stammt vom gleichnamigen Unternehmensberater, der angeblich für seinen Vorschlag, wie man Arbeitsaufgaben sinnvoll und ohne Ablenkung abarbeiten sollte, von der beauftragten Firma 450.000 Dollar erhielt.

How-To

1. Schreiben Sie am Ende eines Arbeitstages die wichtigsten sechs Aufgaben auf, die am nächsten Tag erledigt werden müssen

2. Ordnen und priorisieren Sie die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit

3. Beginnen Sie am nächsten Tag mit der ersten Aufgabe und bearbeiten Sie sie so lange, bis Sie sie abhaken können.

4. Arbeiten Sie so die Liste ab, bis Sich sich neuen Aufgaben widmen können.

Vorteile dieser Priorisierungsmethode sind einerseits, dass Sie am nächsten Morgen direkt mit der Arbeit beginnen können. Sie verbringen keine Zeit damit, in die Aufgaben einzufinden und sich zu überlegen, welche Aufgabe nun bearbeitet werden sollte. Außerdem können Sie sich besser auf die eine Aufgabe konzentrieren, weil ein Gebot dieser Methode ist, zunächst Aufgaben fertigzustellen, bevor die nächste Aufgabe von der Liste begonnen werden darf.

Fazit

Visuelle Priorisierungstechniken verhelfen Ihnen im Stress, den Überblick zu behalten! Stress entsteht oft dadurch, dass Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen, weil Ihnen der Überblick über sämtliche Aufgaben fehlt.

Die zuvor durchgeführte Priorisierung wird Ihnen helfen, sich auf eine Sache zu konzentrieren, statt mit Multitasking nur die Hälfte zu schaffen und es motiviert Sie, Aufgaben abhaken zu können. Wie Sie noch effektiver werden und mehr Zeit für Pausen und Erholung während der Arbeitszeit schaffen, können Sie in dem Artikel „Das Rezept der Produktivität: Effizienz in Tomatenform“ nachlesen. Des Weiteren werden unliebsame Aufgaben nicht mehr vor sich hergeschoben, sondern durch die Priorisierung in den Fokus gesetzt. Damit nehmen Sie diesen Aufgaben den bitteren Beigeschmack und können sich direkt an die Arbeit machen.

Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegenbleiben soll.

von Helmar [&] Nahr; Mathematiker und Wirtschaftswissenschaftler