Scrum: Agile und flexible Projektarbeit

Projekte werden in Unternehmen oft groß angekündigt, scheitern aber in Wirklichkeit meist früher oder später in der Umsetzung. Heute wird eine beliebte und erfolgreiche Methode des agilen Projektmanagements vorgestellt, die bei diesem Problem Abhilfe schaffen soll: Scrum. Ausgehend von der japanischen Philosophie des Lean Management werden dabei mithilfe klar definierter Rollen und einfacher Regeln Projekte organisiert. Scrum-Teams setzen sich aus Experten zusammen, die unterschiedliche Kompetenzen mitbringen. Der Fortschritt des Projekts wird laufend dokumentiert und auftretende Probleme oder Rückschläge direkt bearbeitet. Kontinuierliche Fortschritte können so laufend erarbeitet und umgesetzt werden. Scrum gibt der Projektarbeit also einen agilen und flexiblen Rahmen, in dem Abläufe und Strukturen vorgegeben werden.

Agiles Projektmanagement

Wie wir aus früheren Artikeln bereits wissen, will Lean Managements die Herstellung von Produkten schneller, einfacher und kundenorientierter werden lassen. Scrum hat einige Vorteile gegenüber „normaler“ Projektarbeit, die eine schlanke Entwicklung und Produktion von Produkten ermöglicht. Sie gibt der Projektarbeit im Team einen Rahmen bestehend aus festen Abläufen und Rollen und orientiert sich dabei an grundlegenden Leitvorstellungen des Lean Managements wie Flexibilität und Anpassung. Zu Beginn des Scrum-Prozesses steht stets die Produktidee des Kunden, die es zu verwirklichen gilt. Das Team versucht, die Anforderungen des Kunden innerhalb eines abgesteckten Zeitraums (Sprint) bestmöglich umzusetzen. Ein Sprint dauert üblicherweise eine bis vier Wochen und folgt einem bestimmten Muster an Meetings und Abläufen. Eine Umstellung auf dieses System erfolgt nicht von heute auf morgen, sondern setzt Fachwissen bezüglich der Scrum-Methoden voraus. Innerhalb des Teams müssen eine Vertrauensbasis und Kenntnisse über den Prozess vorliegen, um die Vorteile von Scrum vollständig ausschöpfen zu können.

Erfolg durch Selbstorganisation

Bei Scrum gibt es einige formale Vorgaben, auch Rahmenwerk genannt. Diese bestehen aus drei Rollen, vier Ereignissen und drei Artefakten (Methoden und Techniken). Zusätzlich gibt es noch zahlreiche weitere Methoden, die sich in einem Scrum-Prozess integrieren lassen und im offiziellen Scrum-Guide zu finden sind (Schwaber [&] Sutherland, 2020).

3 Rollen:

Der Scrum Master ist der Coach des Teams und soll die Teammitglieder befähigen, die Aufgaben bestmöglich erledigen zu können. Er sorgt für die Umsetzung der agilen Prinzipien und verhindert die Beeinflussung durch außen. Der Scrum Master sorgt dafür, dass das Rahmenwerk des Sprints eingehalten wird, ist dabei aber selbst kein Mitglied des Entwicklungsteams.

Der Product Owner kommt der Aufgabe nach, den Wert des Produkts zu maximieren. Er ist also für die Anforderungen zuständig und kontrolliert nach jedem Sprint die Umsetzung dieser. Er priorisiert die verschiedenen Produktanforderungen und hält regelmäßig Absprache mit dem Kunden, um Kosten, Lieferzeiten und Eigenschaften zu balancieren.

Das Entwicklungsteam erledigt die Aufgaben des Sprints selbstwirksam. Das heißt, die Zuteilung der Aufgaben erfolgt innerhalb des Teams, das idealerweise aus Personen verschiedener Kompetenzbereiche bestehen soll. Das Team ist dabei hierarchielos und soll mit möglichst wenig äußerem Einfluss auskommen. Deshalb ist eine interdisziplinäre Konstellation an Teammitgliedern so wichtig. Das Team soll groß genug sein, um alle Aufgaben erledigen zu können, ohne dabei unnötigen Koordinierungsaufwand zu veranlassen. Die Größe eines Scrum-Teams liegt deshalb üblicherweise bei maximal zehn Personen.

4 Ereignisse:

Den zeitlichen Rahmen für das Projekt bilden Sprints. Jeder Sprint besteht aus einer Reihe von unterschiedlichen Meetings, auch Ereignisse genannt.Das erste Meeting befasst sich mit der Festlegung der Anforderungen des Sprints (Planning), sowie der Planung der einzelnen Aufgaben. Hier wird ein sogenanntes Product Backlog angelegt, welches sämtliche zu erfüllende Eigenschaften und Funktionen des Produkts enthält.

Im zweiten Schritt werden kürzere, tägliche Besprechungen abgehalten (Daily Scrum, siehe auch Daily Huddle). Die Hauptthemen dieser Meetings bestehen aus der gestrigen Aktivität, der geplanten heutigen Aktivität sowie aktuellen Hindernissen jedes Teammitglieds.

Die Ergebnisse des Sprints in Form von fertigen Prototypen werden folglich dem Kunden präsentiert (Review).

Abschließend wird ein teaminternes Meeting abgehalten, in dem Hürden und Verbesserungsmöglichkeiten der Zusammenarbeit besprochen werden (Retrospektive).

3 Artefakte:

Artefakte sind Techniken und Methoden, die im Scrum angewendet werden können.Das erste wichtige Artefakt ist das soeben bereits erwähnte Product Backlog. Dieses bildet die Summe der anstehenden Anforderungen an ein Produkt und kann beispielsweise in Form eines Kanban Boards organisiert sein. Verantwortlich für die Erstellung und die Aktualisierung des Product Backlog ist der Product Owner.

Das zweite wichtige Artefakt ist das Sprint Backlog, welches alle Aktivitäten des Sprints beinhaltet, die erledigt werden sollen. Das Sprint Backlog wird vom Team selbst erstellt und orientiert sich am Sprint Planning.

Ein weiteres wichtiges Scrum-Artefakt ist das Produktinkrement. Dieses ist das zu entwickelnde (Teil)Produkt und enthält die Kundenanforderungen, die am Ende des Sprints umgesetzt werden sollen.

Damit Scrum-Prozesse reibungslos ablaufen und erfolgreich abgeschlossen werden können, gibt es einige Voraussetzungen. Die laufende Optimierung des Produkts erfordert eine hohes Maß an Transparenz sowohl innerhalb des Teams als auch zwischen dem Team und dem Kunden. Ebenso wichtig ist eine regelmäßige Überprüfung der Ergebnisse und eine anschließende Anpassung der Anforderungen und Aufgaben. Ein explosives Konfliktfeld in so eng zusammenarbeitenden Teams kann die Rollenverteilung sein. Die einzelnen Mitglieder sind zwar meist Experten in bestimmten Bereichen, sehen sich aber beim Scrum trotzdem häufig vor Aufgaben, die außerhalb ihres unmittelbaren Expertenbereichs liegen. Diese vielfältigen Kenntnisse sind aber wichtig, weil so die Arbeit ausgefallener Mitglieder schneller ersetzt werden und eine produktive Zusammenarbeit besser stattfinden kann.

Fazit zu Scrum

Scrum gibt Projektarbeit einen stabilen Rahmen, der für Struktur und Klarheit sorgt. Anstatt sich so mit formalen Unstimmigkeiten zu beschäftigen, sind die Rollenverteilungen direkt klar. Eine Methode ist dabei aber nur so gut wie ihre Anwendung. Um Scrum erfolgreich umzusetzen und auf spezifische Gegebenheiten des Unternehmens und des Projekts abzustimmen, brauchen der Scrum Master und das Team die nötigen Kenntnisse. Diese können vor allem über Schulungen und Beratungsunternehmen erlangt werden. Zusätzlich gibt es zahlreiche Bücher und Artikel über die Funktionsweise von Scrum.

Dauerhafter Erfolg ist nur im Team möglich.

Von Klaus Steilmann, deutscher Textilunternehmer

Literatur:

Schwaber, K., Sutherland, J. (2020). The scrum guide.