Produktivität steigern: 8 Tipps für hilfreiche To-Do-Listen

Gerade in der stressigen Weihnachtszeit ist es besonders wichtig, seinen Tag ordentlich zu planen und genau zu wissen, was alles zu tun ist. Ansonsten verliert man schnell den Überblick und am Ende sitzt man vor einem Berg an Aufgaben und ist überfordert. Für ein erfolgreiches Zeitmanagement können To-Do-Listen auf jeden Fall hilfreich sein. Es gibt nicht umsonst 100 verschiedene To-Do-Listen Apps im App Store auf meinem Handy. Ich persönlich habe schon sehr oft versucht, eine solche Aufgabenliste ins Leben zu integrieren um ein bisschen mehr Struktur in meinen Arbeitsalltag zu bringen. Aus irgendeinen Grund habe ich immer wieder damit aufgehört, obwohl es mir doch sehr sinnvoll erscheint. Könnte es sein, dass es einfach Menschen gibt, die für To-Do-Listen nicht geeignet sind oder kann man dabei auch etwas falsch machen? Da ich keine Ahnung hatte, wie man so eine Liste angeht und es Ihnen vielleicht auch so geht, habe ich mich mit diesem Thema auseinandergesetzt.

Ziel einer To-Do-Liste

Der Grundgedanke einer solchen Liste ist es, zu entlasten, indem wir nicht mehr an alles denken müssen, sondern immer wieder die Liste zur Hand nehmen können. Sie ist sozusagen eine Gedächtnisstütze. So können wir nichts vergessen und dieser Druck wird zumindest einmal gesenkt. Darüber hinaus hat die To-Do-Liste aber noch andere Vorteile. Zum einen, bekommt der Alltag eine gewisse Struktur und man kann besser planen. Zum anderen kann das Selbstmanagement gestärkt werden. Mit der Zeit bekommt man ein Gefühl dafür, wie viel Zeit verschiedene Aufgaben in Anspruch nehmen und wie viel man an einem Tag erledigen kann.

Produktivität steigern

Durch das systematische Vorgehen einer To-Do-Liste kann die Produktivität gesteigert werden, weil wir mehrere Aufgaben erledigen können. Was man zuvor immer wieder vergessen oder aufgeschoben hat, steht nun auf einer Aufgabenliste, die man Punkt für Punkt abarbeitet. Das Aufschreiben kann dabei helfen, den inneren Schweinehund zu überwinden und auch unangenehme Aufgaben anzugehen. Das bringt ein positives Gefühl mit sich, da man am Ende des Tages visuell begutachten kann, wie viele Aufgaben erledigt wurden.

8 Tipps wie To-Do-Listen die Produktivität steigern

Richtige Anzahl an Aufgaben für einen Tag wählen

Es gibt nichts, das demotivierender wirkt als Überforderung. Ist man bereits am Morgen davon überzeugt, die Liste nicht abarbeiten zu können, da zu viele Aufgaben angeführt sind, macht es keinen Spaß überhaupt damit anzufangen. Wenn Sie ein To-Do-Listen Neuling sind, beginnen Sie mit wenigen Aufgaben und versuchen Sie diese dann mit der Zeit zu steigern.

Die Liste nur für einen Tag erstellen

Durch all die elektronischen Hilfsmittel und Apps in der man To-Do-Listen erstellen kann, werden die Aufgabenlisten immer länger und länger. Meist werden einfach nur Aufgaben hinzugefügt, ohne Struktur und Planung. So entsteht keine strukturierte Aufstellung eines Tages, sondern eher ein unüberwindbarer Berg an Aufgaben. So erreicht man einzig und allein schlechtes Gewissen, jedes Mal wenn man diese Liste zu Gesicht bekommt und es würde vermutlich 2 Wochen in Anspruch nehmen, diese abzuarbeiten.

Die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit sortieren

Es ist besonders wichtig, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Ansonsten verbringt man zu viel Zeit mit unwichtigen Dingen und die To-Do-Liste verliert ihren Zweck. Oft besteht die Gefahr, mit leichten oder angenehmen Aufgaben den Vormittag zu gestalten. Am Nachmittag hat man allerdings noch weniger Kraft und Muse sich mit den unangenehmen Themen auseinanderzusetzen.

Liste übersichtlich gestalten

Wenn Sie ein sehr visueller Mensch sind wie ich, ist es besonders wichtig, die Liste übersichtlich zu gestalten. Ich arbeite dabei gerne mit Farben, indem ich die wichtigsten Aufgaben mit einer anderen Farbe markiere oder erledigte Aufträge mit fetten grünen Häkchen versehe.

Beste Zeitpunkt um die To-Do-Liste zu erstellen

Den besten Zeitpunkt für die Erstellung einer To-Do-Liste zu finden ist nicht so einfach. Allgemein ist es von Vorteil, die Liste bereits am Vortag, zum Beispiel in den letzten 20 Minuten des Arbeitstages für den nächsten Tag zu erstellen. So wird die morgendliche Produktivitätsphase nicht unterbrochen, denn in den ersten 3 Stunden des Tages bringt man am meisten weiter. Ich habe allerdings auch schon oft gehört, dass Viele am späten Nachmittag keine Ressourcen mehr dafür haben, zu entscheiden welche Aufgaben besonders wichtig sind und welche nicht. Dies muss vermutlich jeder selbst entscheiden.

Unangenehme Aufgaben als erstes erledigen

Meiner Erfahrung nach ist es am angenehmsten, wenn man eher zu Beginn des Tages Aufgaben einbaut, die man nicht gerne macht. Vielleicht eine leichte Aufgabe zum Aufwachen und Ankommen im Büro und dann gleich zu den unangenehmen Themen. Ansonsten schiebt man diese den ganzen Tag vor sich hin und hat sie ständig im Hinterkopf.

Zeitangabe zur Länge der Aufgabe

Um den Überblick besser zu bewahren, kann es hilfreich sein, geschätzte Zeitangaben für Aufgaben anzugeben. Hat man dann zum Beispiel zwischen zwei Meetings 20 Minuten Pause, kann man in kurzer Zeit beurteilen, welche Aufgabe in der Zwischenzeit erledigt werden könnte.

Den Blick für das große Ganze bewahren

Wenn wir uns jeden Tag nur auf To-Do-Listen konzentrieren, besteht dir Gefahr, dass wir den Blick für das große Ganze verlieren. Auch wenn die Aufgabenliste eine große Hilfe darstellt, sollte man seine übergeordneten Ziele nicht vernachlässigen. Die Aufgaben, denen wir uns jeden Tag stellen, sind manchmal nur Kleinigkeiten auf unserem Weg und deshalb sollte der Fokus nicht nur darauf gelenkt werden. Es sollte immer wieder einmal hinterfragt werden, welche langfristigen Ziele erreicht werden sollen oder wo die Reise hingeht.

Am Ende muss wohl jeder selbst entscheiden ob die To-Do-Liste eine geeignete Maßnahme zur Steigerung der Produktivität darstellt. Es gibt genügend Menschen, die so strukturiert sind, dass sie so eine Liste nicht brauchen. Allerdings gibt es auch viele Menschen, denen eine To-Do-Liste durchaus helfen würde, aber diese bis jetzt immer falsch eingesetzt haben oder sich den Mehraufwand nicht antun wollten. Wenn Sie diese Tipps einfach mal ausprobieren, schaffen Sie es vielleicht Ihre Produktivität ein wenig zu steigern. Es würde mich sehr freuen, wenn Sie Ihre Erfahrungen mit uns teilen würden oder vielleicht noch weitere Tipps für uns parat haben!

Kaum verloren wir das Ziel aus den Augen, verdoppelten wir unsere Anstrengungen.
von Mark Twain