Mitarbeiterwechsel: 5 Tipps für einen nahtlosen Übergang

Der natürliche Lauf des Lebens – ältere Mitarbeiter gehen nach und nach in Rente und müssen durch neue Mitarbeiter ersetzt werden. Irgendwann sind keine „ursprünglichen“ Mitarbeiter mehr im Unternehmen vertreten; neuer Chef, neue Führungskräfte, neue Angestellte. Bei einer großen Anzahl an Mitarbeiterwechsel kann allerdings Vieles der Unternehmenskultur verloren gehen. Was tun, wenn das Durchschnittsalter der Mitarbeiter sehr hoch ist und vermutlich viele in den nächsten Jahren in Rente gehen? Wie kann man sich auf einen großen Mitarbeiterwechsel vorbereiten? Heute möchte ich darauf eingehen, wie man alten Mitarbeitern den Übergang in die Pension erleichtern kann und wie der Mitarbeiterwechsel zu jüngeren Mitarbeitern im Idealfall aussehen könnte.

Es ist an der Zeit zu gehen - Was nun?

Dem einen fällt es ganz leicht, anderen wiederum extrem schwer - der Übergang in die Rente. Egal ob mit Freude ersehnt oder in der Hoffnung, dieser Tag würde nie eintreten, irgendwann ist es an der Zeit das Unternehmen zu verlassen und in Rente zu gehen. Der Eintritt in die Rente bedeutet für alle Menschen vor allem eines: eine große Veränderung. Der gewohnte Tagesablauf, der über Jahrzehnte hinweg sehr ähnlich von Statten ging, ist von einem zum nächsten Tag verschwunden. Doch wie kann man einem Mitarbeiter den Übergang in die Rente erleichtern und einen erfolgreichen Mitarbeiterwechsel vorbereiten?

Keine frühzeitige Entlassung

Es ist besonders wichtig mit älteren Mitarbeitern abzuklären, wann sie planen in Rente zu gehen. Im Idealfall sollte das Unternehmen diesen Wunsch respektieren und hinter dem Mitarbeiter stehen sowiedies auch kommunizieren. Der gesamte Prozess sollte gut mit dem Mitarbeiter abgeklärt werden. Oft werden zum Beispiel Jahre zuvor neue Mitarbeiter eingestellt, die eine Stelle einmal übernehmen sollen und der auszuscheidende Mitarbeiter muss in der Angst leben, frühzeitig ersetzt zu werden. Dabei entsteht ein enormer Konkurrenzdruck, das Arbeitsklima leidet und der alte Mitarbeiter wird sich eventuell weigern, „den Neuen“ einzuschulen.

Anerkennung und Wertschätzung

In manchen Unternehmen wird älteren Mitarbeitern das Gefühl vermittelt, sehnsüchtig auf den Tag ihrer Pensionierung zu warten, um endlich frischen Wind in das Unternehmen zu bringen. Wollen Sie Ihren Mitarbeitern den Eintritt in die Rente erleichtern, zeigen Sie Ihre Wertschätzung für die jahrelang gute Arbeit und Treue. Ansonsten entsteht bereits vor der Rente das Gefühl nicht mehr gebraucht zu werden und unnütz zu sein.

Wissenssicherung

Ein Mitarbeiter, der viele Jahre in einem Unternehmen gearbeitet hat, ist wie ein individuelles Lexikon, von dem es nur eine Ausgabe gibt. Es ist von großer Bedeutung, dieses Wissen zu identifizieren und weiterzugeben, bevor all das Know-How nicht mehr für das Unternehmen zugänglich ist. Dieser Prozess der Wissensvermittlung ist nicht nur für das Unternehmen wichtig, sondern bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit seine eigenen Leistungen Review passieren zu lassen und zu erkennen, wie wichtig man für das Unternehmen ist bzw. war.

Frühzeitig absichern

Ein reibungsloser Mitarbeiterwechsel kann nur dann funktionieren, wenn man frühzeitig plant und organisiert. Sobald mit dem Mitarbeiter ein Datum für den Eintritt in die Pension festgelegt wurde, kann sich die Personalplanung Gedanken machen, ob die Stelle intern neu besetzt oder dieoffene Stelle extern ausgeschrieben werden soll. Dies sollte auf jeden Fall unter Absprache mit dem in Rente gehenden Mitarbeiter abgeklärt werden. Ansonsten könnte, wie oben schon erwähnt, das Gefühl entstehen, dass das Unternehmen so schnell wie möglich nach Ersatz sucht.

Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter

Im optimalen Fall wird der neue Mitarbeiter, der die Aufgaben übernimmt, vom alten Mitarbeiter eingeschult und eingearbeitet. Dieser hat sich individuelles Fachwissen über das Unternehmen, Kunden und Lieferanten angeeignet und weiß am besten, welche hilfreichen Tipps man beachten sollte. Für eine gute Einarbeitung des neuen Mitarbeiters sollte genügend Zeit eingeplant werden. Wer glaubt, für einen erfolgreichen Mitarbeiterwechsel wäre es ausreichend den alten Mitarbeiter an seinem letzten Tag und den neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag gemeinsam ins Büro zu setzen, irrt leider gewaltig. Je besser sich der neue Mitarbeiter in der ersten Zeit einleben und vertraut machen kann, desto schneller wird dieser auf das gleiche Niveau kommen, wieder alte Mitarbeiter oder sogar ein höheres Niveau erreichen. So kann durchgehend eine hohe Qualität, auch während eines Mitarbeiterwechsels, garantiert werden. Gerade in Bereichen, in denen Kundenkontakt im Vordergrund steht, sollte besonders viel Wert auf eine sorgfältige Übergabe der Aufgabenbereiche und Kundenstöcke geachtet werden.

Vorteile von einem reibungslosen Mitarbeiterwechsel

Verläuft ein Mitarbeiterwechsel reibungslos, kann dies viele Vorteile mit sich bringen. Nicht nur das Unternehmen kann hier sehr profitieren, sondern auch der alte sowie der neue Mitarbeiter. Hier finden Sie alle Vorteile auf einen Blick:

• Der alte Mitarbeiter geht mit einem positiven Gefühl in den verdienten Ruhestand. Er weiß, wie wichtig er für das Unternehmen war und kann seine Aufgaben mit ruhigem Gewissen seinem Nachfolger übergeben.

• Das Wissen über das Unternehmen, Kunden, Lieferanten etc. bleibt dem Betrieb, durch die Einarbeitung in Zusammenarbeit mit dem alten Mitarbeiter, erhalten.

• Der neue Mitarbeiter lernt vom „Besten“. Andere Mitarbeiter können die Aufgabenbereiche vielleicht nicht so gut vermitteln und hätten kein Spezialwissen über den Aufgabenbereich.

• Der neue Mitarbeiter kann bereits nach relativ kurzer Zeit dieselbe Qualität liefern, wie der alte Mitarbeiter. Ohne diese Einarbeitung müsste sich der neue Mitarbeiter alle notwendigen Informationen selbst beschaffen oder ständig bei verschiedenen Kollegen um Rat fragen.

• Es gibt keine Einbußen in der Qualität und Produktivität während des Mitarbeiterwechsels. Wird der neue Mitarbeiter einfach ins kalte Wasser geschmissen können sich viele Fehler einschleichen, die erst wieder bereinigt werden müssen.

• Ein reibungsloser Mitarbeiterwechsel kann allen Beteiligten viel an Stress und Sorgen ersparen. Wer denkt ein neuer Mitarbeiter würde nach einer zweistündigen Einarbeitung alles können und alles wissen, wird schnell auf den Boden der Tatsachen landen.

• Wird ein neuer Mitarbeiter gut eingearbeitet, fühlt er sich schnell sicherer in seinen täglichen Aufgaben und kann sich dadurch besser in das Team integrieren. Wird er stattdessen vor einen dicken Ordner gesetzt, mit der Anweisung „Mach mal!“ wird man von Kollegen sehr schnell als „der Neue, der keine Ahnung hat“, abgestempelt.

• Ein weiterer Vorteil einer ausgedehnten Einarbeitungsphase ist die Erhaltung der Unternehmenskultur. Nimmt man sich an dieser Stelle die Zeit die Werte des Unternehmens zu vermitteln, werden diese auch in Zukunft weitergelebt, auch wenn keine der ursprünglichen Mitarbeiter mehr in dem Unternehmen tätig sind.

Welche Erfahrungen konnten Sie bereits in Unternehmen sammeln in denen Sie entweder ausgeschieden sind, oder eine Position übernommen haben? Welche Bedeutung schreiben Sie einem angemessenen Austritt aus einem Unternehmen bzw. einer ordentlichen Einarbeitungsphase zu? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Gedanken zu diesem Thema mit uns und schreiben Sie Ihren Kommentar unten in die Kommentar-Box. Wir freuen uns auf Ihren Erfahrungsaustausch.

Wandlung ist notwendig, wie die Erneuerung der Blätter im Frühling
von Vincent van Gogh