Einarbeitungsplan für Neulinge: Überforderung vorprogrammiert

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird in vielen Unternehmen stark unterschätzt. Neue Mitarbeiter werden vor Aufgaben gesetzt, von denen sie keine Ahnung haben, bekommen überhaupt keineAufgaben oder werden einfach sich selbst überlassen. Der Chef hat keine Zeit den Mitarbeiter einzuarbeiten, andere Kollegen können nur oberflächliche Informationen geben und fühlen sich nicht zuständig. So verbringen neue Mitarbeiter oft Tage oder sogar Wochen ohne wirklich zu wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind. Dabei ist für neue Mitarbeiter die erste Zeit im Unternehmen die wichtigste, hier entscheidet sich, ob sich der Mitarbeiter gut einlebt, bald volle Leistung bringen kann, neue Ideen einbringt und sich mit dem Unternehmen identifizieren kann. Der „erste Eindruck“ ist, wie auch in anderen Lebenslagen, von großer Bedeutung. Aus diesem Grund kann ich oft schlecht nachvollziehen, warum Unternehmen so viel Zeit und Geld in die Rekrutierung neuer Mitarbeiter stecken, aber dann komplett vernachlässigen, den Mitarbeiter gut einzuarbeiten. Heute möchte ich näher auf das Thema Mitarbeitereinarbeitung eingehen und aufzeigen, welche Punkte für einen Einarbeitungsplan wichtig sind.

Fehleinschätzungen und Denkfehler

Oft steckt hinter dieser Vernachlässigung keine Absicht, sondern eine Fehleinschätzung der Wichtigkeit des Einarbeitungsprozesses. Aussagen wie: “Aus diesem Grund habe ich ja einen qualifizierten Mitarbeiter eingestellt, damit ich ihm nicht erst großartig erklären muss, was zu tun ist!“, sind keine Seltenheit. Oder „learning by doing funktioniert doch immer am besten, er wird sich schon zurechtfinden!“. Und noch ein Klassiker: “Mir hat das damals auch niemand beigebracht und ich habe es auch gelernt, einfach mal ins kalte Wasser geschmissen zu werden hat noch niemanden geschadet!“. Aber wirklich gebracht hat es wohl auch nichts. Dabei wird oft unterschätzt, dass die Qualität der Arbeit unter einer schlechten Einarbeitungsphase leidet. Dass am Anfang der ein oder andere Fehler passiert ist nicht zu vermeiden, dafür sollte auch nicht der neue Mitarbeiter in die Verantwortung gezogen werden. Allerdings können diese Fehler maßgeblich reduziert werden, wenn ein Mitarbeiter gut eingearbeitet wird und weiß, was seine Aufgaben sind.

Einarbeitungsplan erstellen

Mit einem gut vorbereiteten Einarbeitungsplan wird es leichter, neue Mitarbeiter einzuschulen und kann auch zukünftig immer wieder verwendet werden. Dabei ist es ratsam einmal mehr Zeit dafür zu investieren, solche Pläne auszuarbeiten um neuen Mitarbeiter zumindest allgemeine Informationen vorab zukommen zu lassen und den Ablauf von Einarbeitungsprozessen zu standardisieren. Folgende Themen sind bei der Erstellung eines Einarbeitungsplans zu beachten.

1. Zeitplan und Aufgabenplan für die Einarbeitung erstellen

Je nach Aufgabengebiet muss ausreichend viel Zeit eingeplant werden. Am besten ist es, wenn der neue Mitarbeiter den Arbeitsplatz direkt vom Vorgänger übernimmt und somit Informationen aus erster Hand erhält, die er braucht. Ein so reibungsloser und ineinandergreifender Wechsel ist allerdings meist nicht möglich. Deshalb sollte im Team vorab abgeklärt werden, wer welche Aufgaben am besten vermitteln kann und die Einarbeitung gut aufgeteilt werden. Trotzdem sollte es immer eine direkte Ansprechperson für den neuen Mitarbeiter geben, die sich für die Einarbeitung Zeit nimmt und die Verantwortung dafür übernimmt. Ansonsten entsteht schnell eine Verantwortungsdiffusion und der neue Mitarbeiter wird von Tür zu Tür geschickt. Im Idealfall sollte sich auch die Führungskraft bzw. der Teamleiter in den Einarbeitungsprozess integrieren. Für die verschiedenen Aufgabengebiete kann auch eine Checkliste erstellt werden, die Mitarbeiter, die Neulinge einarbeiten, nach und nach abhaken, damit keine wichtigen Informationen vergessen werden.

2. Anforderungsprofile erstellen

Einer der wichtigsten Punkte einer erfolgreichen Einarbeitung ist das Anforderungsprofil. In den meisten Stellenanzeigen ist einfach eine Reihe von nichtssagenden und schwammig formulierten Aufgaben aufgelistet. Diese haben oft nichts mit der Realität zu tun, weil derjenige der diese Stellenanzeigen schreibt keine Ahnung hat, welche Aufgaben tatsächlich auf einen zukünftigen Mitarbeiter zukommen. Ein detailliertes und gut ausgearbeitetes Anforderungsprofil hilft demnach nicht nur bei der Einarbeitung, sondern auch bei der Rekrutierung von neuen Mitarbeitern. Es hilft Neulingen dabei, einen Überblick über die eigenen Aufgaben zu bekommen, sich schnell in diese Aufgaben einzuarbeiten und die Aufgabengebiete von Kollegen abzugrenzen. Damit kann verhindert werden, dass Aufgaben doppelt oder gar nicht ausgeführt werden. Ein Anforderungsprofil sollte Arbeitsplatz und Aufgabenbeschreibungen, Prioritäten, Zuständigkeiten, Ansprechpartner und Schnittstellen, sowie den eigenen Entscheidungsspielraum beinhalten.

3. Organisatorisches Wissen vermitteln

Allgemeine organisatorische Informationen können vorab zusammengefasst werden und dem neuen Mitarbeiter in schriftlicher Form ausgehändigt werden. In diesem Dokument können Themen wie Arbeitszeit- und Pausenregelung, Informationsstrukturen- und Systeme, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung sowie Sicherheitshinweise und Maßnahmen behandelt werden. Viele Arbeitgeber schwören darauf die Vision und Mission, sowie die Werte des Unternehmens auf ein hübsches Kärtchen zu drucken um so ein Gefühl von Unternehmenskultur zu vermitteln. Wenn diese Werte allerdings nicht in der Arbeitsrealität zu finden sind, wird sich ein neuer Mitarbeiter damit nicht identifizieren, sondern wird eher frustriert sein, da ihm ein falsches Bild des Unternehmens vorgeheuchelt wurde.

4. Herzlicher Empfang ist nicht immer selbstverständlich

Während des Bewerbungsprozesses hat ein zukünftiger Mitarbeiter meist nur mit 2-3 Leuten aus dem Betrieb selbst zu tun, manchmal besteht sogar nur Kontakt zu einer Personalvermittlung. Das heißt es hängt von den ersten Tagen direkt im Unternehmen ab, ob sich ein neuer Mitarbeiter gut aufgenommen und willkommen fühlt oder nicht. Davon wird wiederum abhängen, wie gut und schnell sich der neue Mitarbeiter in das Team integriert und Aufgaben selbstständig übernehmen kann. Eigentlich selbstverständlich, aber leider gibt es für neue Mitarbeiter oft keinen herzlichen Empfang, vielleicht wurde sogar darauf vergessen, dass ein neuer Mitarbeiter kommt. Alle in der Abteilung sollten darauf vorbereitet sein, dass das Team durch ein neues Mitglied bereichert wird, Führungskräfte und Teamleiter sollten den neuen Mitarbeiter willkommen heißen und es sollte das Gefühl vermittelt werden, dass die Ankunft bereits geplant, organisiert und freudig erwartet wurde.

5. Orientierungsgespräche durchführen

Die Kommunikation steht auf jedem Einarbeitungsplan auf Platz 1 der Prioritäten. Allerdings kommen auf neue Mitarbeiter in den ersten Tagen so viele Informationen zu, dass es schwierig wird, sich alles zu merken und auch herauszufiltern wie wichtig die einzelnen Infos sind. Aus diesem Grund ist es sinnvoll nach 2-4 Wochen ein Orientierungsgespräch mit dem neuen Mitarbeiter zu führen. Hier kann abgeklärt werden, was bereits gut läuft, wo es noch Erklärungsbedarf und Fragen gibt, zu welchen Aufgaben man noch überhaupt nicht gekommen ist etc. Ein solches Gespräch gibt dem Mitarbeiter Sicherheit, dass man Aufgaben gut erledigt, mit den neuen Herausforderungen nicht alleine gelassen wird und der Teamleiter bzw. die Führungskraft erfährt, wo noch Unterstützung notwendig ist. Das Orientierungsgespräch kann je nach Bedarf noch öfter durchgeführt werden. Kurz vor Ende der Probezeit, kann gegebenenfalls erneut ein Gespräch stattfinden, indem noch einmal nachgefragt wird, wie gut sich der neue Mitarbeiter in das Team integrieren konnte, Feedback zu den bisherigen Leistungen gegeben oder über weitere Qualifikationsschritte diskutiert wird. Darüber hinaus kann der Mitarbeiter befragt werden, wie dieser die Einarbeitung erlebt hat, um für zukünftige Neulinge Erfahrungen und Eindrücke zu sammeln.

Haben Sie noch weitere Punkte, die in keinem guten Einarbeitungsplan fehlen dürfen? Haben Sie bereits Erfahrungen mit dem Thema gemacht, wie lief der Einarbeitungsprozess bei Ihnen ab? Ich würde mich freuen, mit Ihnen über verschiedene Herangehensweisen und Ansichten zu diskutieren! Schreiben Sie dazu einfach einen Kommentar unten in die Kommentarbox!

Zusammenkommen ist ein Beginn, zusammenbleiben ist ein Fortschritt,
zusammenarbeiten ist ein Erfolg.

von Henry Ford