8 Fakten und das Delegieren wird zum Kinderspiel

Die Anforderungen an jeden von uns im Job und auch im Privatleben steigen ins Unermessliche. Das Pensum an Arbeit das täglich auf uns zukommt, kann alleine irgendwann nicht mehr bewältigt werden. Wenn wir in diesem Zustand der Überforderung und der Überarbeitung über einen längeren Zeitraum verharren, kann dies negative Auswirkungen auf unsere Psyche und Gesundheit haben. Vor allem auf Menschen mit Führungsverantwortung wie z.B. Abteilungsleiter, Teamleiter oder Filialleiter, wird der Druck von „oben“ immer größer. Hat man allerdings ein funktionierendes Team an seiner Seite, ist es nicht notwendig all dem Druck alleine standzuhalten. Ein Weg aus dieser Überbelastung ist das richtige Delegieren von Aufgaben.

Die richtige Art zu Delegieren ist aber nicht nur für Vorgesetzte ein wichtiges Tool um effizient und effektiv arbeiten zu können, sondern auch für Angestellte, Arbeiter oder Selbstständige.

Aufgaben abzugeben und zu delegieren hört sich, wie so vieles sehr einfach an, ist es aber leider nicht. Beim Delegieren kann sehr viel schiefgehen. Oft kommt die ganze Arbeit schlussendlich wieder zu einem zurück, die Aufgaben werden nicht im eigenen Sinn durchgeführt, gehen einfach unter, oder die Aufgabe ist so wichtig, dass man sie gar nicht abgeben möchte. Am Ende kommen viele zur Einsicht: „Dann mache ich es doch lieber selbst!“, und der Kreislauf beginnt von vorne.

Was macht das Delegieren so schwer?

Verantwortung abgeben

Eine Aufgabe zu delegieren heißt nicht, sie einfach zu übergeben, man muss auch den dazugehörigen Handlungsspielraum und die Verantwortung abgeben. Dazu gehört eine große Portion Vertrauen, das sich erst entwickeln muss. Eine Aufgabe mit halbherziger Verantwortung zu übergeben, wird nie zu guten Ergebnissen führen.

Die Zeit

Ein weiteres Problem ist die Zeit. Viele sagen: “In der Zeit, die ich mit Erklärungen verschwende, wie etwas zu machen ist, kann ich die Aufgabe selbst doppelt oder dreifach erledigen!“. Das stimmt natürlich, neue Aufgaben zu delegieren nimmt Zeit in Anspruch, allerdings wird diese immer kürzer bis ihr „Schützling“ keine Hilfe mehr benötigt.

Die Kommunikation

An einer klaren und transparenten Kommunikation scheitert so manches Team. Die Basis für richtiges Delegieren ist Verständnis. Warum ist es wichtig diese Aufgabe zu erledigen, warum bin ich die Richtige für diese Aufgabe, was genau wird von mir erwartet und wie soll das Endergebnis aussehen?

8 Fakten, die erfolgreiches Delegieren ermöglichen

1. Finden Sie Menschen, zu denen die Aufgabe passt!

Es macht keinen Sinn, einfach planlos Aufgaben zu verteilen. Es sollen die besten Ergebnisse dabei herausschauen. Im besten Fall sogar bessere, als wenn Sie die Aufgabe selbst erledigt hätten. Geht es um Aufgaben, die in ähnlicher oder gleicher Form immer wieder anfallen werden, suchen Sie sich Personen, die Sie weiterhin unterstützen können und wollen.

2. Versuchen Sie die Aufgabe klar zu kommunizieren!

Ein Post-It mit To-Do-Punkten reicht nicht aus, um Aufgaben effektiv zu delegieren. Nehmen Sie sich die Zeit, zu erklären was genau zu machen ist bzw. wie das Endergebnis aussehen soll. Ansonsten verbringt ihr Mitarbeiter unnötige Zeit damit herauszufinden, was genau zu tun ist und Sie müssen im Nachhinein Missverständnisse klären und für Fehler geradestehen.

3. Setzen Sie erreichbare Ziele und Fristen!

Der Kontext und Hintergrund einer Aufgabenstellung ist besonders dann wichtig, wenn nur Teile einerArbeitdelegiert werden, z.B. Vorbereitungsarbeiten. Wenn Ihr Kollege oder Mitarbeiter keinen Bezug zu einem Projekt hat, werden ihm auch einfach scheinende Aufgaben schwer fallen. Es ist auch wichtig, klare zeitliche Begrenzungen anzugeben, damit das Gegenüber sich den Arbeitsaufwand gut einteilen kann.

4. Geben Sie mit der Aufgabe auch Verantwortung ab!

Wie bereits erwähnt gibt es hier keine halben Sachen, ganz oder gar nicht. Sagen Sie Ihrem Kollegen oder Mitarbeiter, dass Sie in seine Fähigkeiten vertrauen und geben Sie genügend Entscheidungsfreiraum. Dabei ist zu beachten, dass jeder Mensch anders arbeitet und nicht den gleichen Lösungsweg einschlagen muss, den Sie wählen würden. Wird die Arbeit gut erledigt, steigt nicht nur Ihr Vertrauen, sondern auch das Selbstbewusstsein des Mitarbeiters.

5. Stellen Sie die nötigen Ressourcen zur Verfügung!

Machen Sie sich Gedanken, welche Dokumente, Daten oder Wissen ihr Mitarbeiter für die Erledigung eines Auftrages benötigt. Versuchen Sie dann, Ihrem Mitarbeiter einen einfachen Zugang zu diesen Ressourcen zu verschaffen. Darüber hinaus sollten Sie herausfinden ob die Person die entsprechenden Fähigkeiten hat um der Aufgabe gewachsen zu sein, oder ob sie überfordert wird.

6. Unterstützung lautet die Devise, nicht Kontrolle!

Beim Übernehmen von neuen Aufgaben ist oft eine gewisse Unsicherheit vorhanden. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Sicherheit, dass sie für Fragen ein offenes Ohr haben. Besonders am Anfang sind Fehler ganz normal und sogar gut, damit man daraus lernen kann. Versuchen Sie eine gute Mischung zu finden, Sie sollten unterstützend sein, aber nicht kontrollierend. Ihre Mitarbeiter sollten bei Unklarheiten keine Hemmungen haben, Sie um Rat zu fragen.

7. Geben Sie Rückmeldung über die Ergebnisse!

Es bringt nichts, wenn Sie ihren Mitarbeiter nicht über etwaige Fehler aufklären. Oftmals neigt man dazu einfach nichts zu sagen und die Aufgabe das nächste Mal selbst zu erledigen. Erstens will man den anderen nicht kränken und zweitens kann es oft mühsam sein, etwas immer und immer wieder zu erklären. Allerdings kann ihr Mitarbeiter nur dann etwas dazu lernen und seine Fähigkeiten verbessern, wenn Sie konstruktives Feedback geben.

8. Ein herzliches Dankeschön ist die beste Belohnung!

Zeigen Sie Ihre Wertschätzung und Ihre Anerkennung mit einem ernst gemeintenDank oder einem Lob für die gute Arbeit. Dadurch steigt die Arbeitsmotivation und so steht auch einer zukünftigen Zusammenarbeit nichts im Weg.

Wenn Sie diese 8 Fakten in Zukunft beim Delegieren von Aufgaben beachten, werden Sie und ihr Team nachhaltig effizienter arbeiten. Schaffen Sie es, Verantwortung abzugeben und Zeit für die notwendige Kommunikation und Koordination zu finden, werden Sie schlussendlich entlastet und Sie werden sehen, dass Aufgaben effektiver, schneller und auch besser gemeistert werden können.

Das grundlegende Geheimnis der Kunst des Managens besteht im Delegieren

von Cyril Northcote Parkinson

Diskutiert dieses Thema mit uns und teilt uns eure Erfahrungen mit. Was macht es für euch schwer, Aufgaben abzugeben? Bzw. gelingt es euch gut und ihr habt einen besonderen Tipp? Wir freuen uns, mit euch zu schreiben.