Getting to the core 5: Change Monitoring

Im fünften Teil der Reihe „Auf den Kern gebracht“ soll es um das Thema Change Monitoring gehen. Change Monitoring sollte essentieller Bestandteil eines Change-Management-Projektes sein und deckt Fortschritte, Hemmnisse und Widerstände auf, die ein Projekt entweder vorantreiben und begünstigen oder verlangsamen und erschweren. Dieser Artikel gibt einen Überblick darüber, wieso Change Monitoring grundsätzlich Bestandteil einer jeden Entwicklung sein soll, die im Unternehmen stattfindet.

Was kann Change Monitoring?

Change Monitoring bedeutet, dass der gesamte Veränderungsprozess (beispielsweise hervorgerufen durch einen Change Management Plan), mit all seinen Entwicklungsverläufen, qualitativen sowie quantitativen Informationen, Hemmnissen und Fortschritten sichtbar gemacht wird.

In den frühen Phasen von Change Prozessen gibt Change Monitoring Hinweise darauf, ob die Projektkonzeption effektiv gestaltet ist und Zeit und Ressourcen effizient genutzt werden können. Dementsprechend kann es hilfreich sein, Change Monitoring bereits im Planungsprozess von Veränderungsmaßnahmen zu berücksichtigen. Werden zuvor definierte Erfolgsfaktoren nicht erreicht, können so mithilfe von Evaluierungen die Hemmnisse, auf die ein Unternehmen zur Erreichung der Ziele stößt, transparent gemacht werden.

Innerhalb von Projekten dient Change Monitoring unter anderem dazu, die Entscheidungsfindung und Ableitung von Maßnahmen für das jeweilige Veränderungsprojekt zu beschleunigen und mit quantitativ-statistischen Werten zu untermauern. Auf Basis dessen lässt sich eine Maßnahmenplanung auch gegen mögliche Einwände argumentieren.

Des Weiteren kann Change Monitoring aufdecken, ob Veränderungsprojekte die Zielgruppen erreichen, die sie erreichen wollen. Dabei müssen verschiedene Arten des Monitorings miteinander verbunden werden, da sich die Erreichbarkeit von Endkunde, Betriebsrat und Führungskraft mitunter deutlich voneinander unterscheidet.

Change Monitoring ist die Grundlage für die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Prozessbeteiligten. Ein gut strukturierter Monitoringprozess, also das Sammeln, Auswerten von Daten und deren adäquate Bereitstellung an die unterschiedlichen Prozessgruppen, dient dem gemeinsamen Verständnis für das Projekt. Wie schon in anderen Artikeln erwähnt (z.B. im Artikel überCommitment), schafft das Teilen von Informationen und das Einbeziehen von Personengruppen in einen Veränderungsprozess, Commitment gegenüber dem Prozess und letztlich Commitment gegenüber dem Unternehmen. Change Monitoring schafft es außerdem, Anpassungen und Verbesserungen der Maßnahmen zu gewährleisten, indem es bereits im Change Prozess Möglichkeiten des Austausches untereinander schafft. Mit einem begleitenden Change Monitoring im Change Management Prozess lässt sich also stets agieren statt nur auf gescheiterte Maßnahmen zu reagieren.

Nach Abschluss eines Projektes kann beurteilt werden, welche Ziele erreicht wurden und wie die Folgen, Wirkungen und der Wert der Maßnahme eingeschätzt werden können.

Ziele des Change Monitorings

Change Monitoring hilft dabei, die Ziele der Change Management Vorhaben im Unternehmen zu erreichen. Dies wird nicht nur durch zahlreiche Literatur sondern auch durch praktische Fälle belegt. Innerhalb des Change Monitoring Prozesses werden unterschiedlichen Prozessbeteiligten individuelle Informationen geboten, mit dem Ziel, Unsicherheiten zu reduzieren und Risiken entgegenzuwirken. Relevante Personengruppen werden trotz unterschiedlicher unternehmerischer Bedürfnisse mit allen individuell relevanten Informationen versorgt, um ein Verständnis über das Veränderungsprojekt zu entwickeln. Dieser Informationsfluss festigt das gemeinsame, übergeordnete Ziel, welches während der Wandlungsphase im Unternehmen oftmals nur schwer greifbar scheint: das zuvor definierte Ziel des Change Management Plans.

Mithilfe eines Change Monitorings werden Daten zu Maßnahmen und Aktivitäten sowie deren Auswirkungen und Effekte im Change Management Prozess gesammelt. Aus diesen Daten können im Folgenden abgeleitet werden, wie veränderungsbereit sich eine Abteilung oder ein ganzes Unternehmen zeigt.

Einwände gegen Change Monitoring?

Obwohl einige Projektverantwortliche oftmals bereits im Vorfeld der Meinung sind, dass das Veränderungsprojekt selbst einen inhärenten Wert mit sich bringt und deshalb von einem Change Monitoring abzusehen ist, überwiegen die Vorteile einer Change Monitoring Implementierung.

Außerdem haben viele Entscheidungsträger von Change Projekten Angst davor, dass Schuldzuweisungen für etwaige Fehler auf sie zukommen könnten, oder dass sie mit negativen Ergebnissen von Veränderungsprozessen umgehen müssen, die erst durch das Change Monitoring aufgedeckt werden. Diese Ängste und Sorgen von Mitarbeitern und Führungskräften müssen definitiv bereits vor Beginn eines Change Monitorings aus dem Weg geräumt werden. Es soll bei einem Monitoring nicht darum gehen, wer für welchen Fehler zur Verantwortung gezogen wird, sondern welche Maßnahmen und Projektpläne funktionieren und welche nicht. Was letzten Endes funktioniert, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden und kann auch nicht, obwohl oft behauptet, durch eine allwissende Führungskraft oder Mitarbeiter mithilfe einer Wahrsagerkugel vom Jahrmarkt vorhergesehen werden.

Fazit

Change Monitoring ist fundamentaler Bestandteil eines Change Management Projektes, weil nur damit Fortschritte und Hemmnisse der Entwicklung sowie Unsicherheiten und gelungene Projektumsetzungen seitens der Mitarbeiter und Führungskräfte aufgezeigt werden können.

Change Monitoring reduziert Unsicherheiten, indem es genau aufzeigt, welche Maßnahmen den gewünschten Effekt erzielen und welche nicht. Durch dieses Wissen lässt sich die Effizienz und Effektivität des Projekts steigern. Dies gelingt allerdings nur, wenn das gesamte Unternehmen, mit all seinen Beteiligten, den Wert von Change Monitoring erkennt und verstehen lernt. Auch diese Bereitschaft, eine Veränderung mitzugehen und sich veränderungsbereit zu zeigen, kann letzten Endes im Monitoring erkannt werden, um nachfolgende Maßnahmen aus der Veränderungsbereitschaft zu ziehen.

Change Monitoring bildet also durch stete Kontrolle der Prozessfortschritte die Grundvoraussetzung einer kontinuierlichen Verbesserung bzw. Weiterentwicklung im Unternehmen.

Nur durch Change Monitoring lässt sich schlussendlich eine nachhaltige Veränderungsmentalität im Unternehmen selbst implementieren, ohne dass kurzfristige (Miss-) Erfolge ohne Reflexion verpuffen.

„Ich bin kein Hellseher. Ich bin nur da,
um Fenster einzusetzen, wo vorher Wände waren.“

Von Michel Foucault