Anforderungsprofil: Die Suche nach der eierlegenden Wollmilchsau

Haben Sie sich schon einmal auf eine Stelle beworben, bei der Sie keine Ahnung hatten welche Aufgaben überhaupt auf Sie zukommen? Schwammige Formulierungen mit großem Interpretationsradius, am besten sollte man alles können und in den verschiedensten Bereichen mehrjährige Erfahrung mitbringen. Manche Stellenausschreibungen wirken wie ein Wunschzettel an das Christkind, dem eigentlich niemand gerecht werden kann. Bei manchen Anzeigen stellt es mir dabei immer wieder die Haare auf: 3-4 Seiten Anforderungen, mit Berufserfahrung und die Bezahlung grenzt an den Mindestlohn. Andere schreiben wiederum: „Freude, Engagement und Leidenschaft und Sie sind bei uns richtig!“. Da kann man sich auch richtig gut vorstellen, um was es sich hier handelt.

Falsche Erwartungen

Die wenigsten Unternehmen machen sich wirklich Gedanken, welche Anforderungen für eine bestimmte Stelle notwendig sind. Ein kurzes E-Mail an die Personalabteilung und damit ist die Sache meist abgetan. So entstehen schwammige Stellenausschreibungen, die von Menschen verfasst werden, die keine Ahnung haben, was genau gefordert und erwartet wird. In weiterer Folge kommen Bewerber zum Vorstellungsgespräch mit der Personalabteilung und die Oberflächlichkeit setzt sich fort. Am Ende sind die Erwartungshaltungen vom Mitarbeiter und der Führungskraft so unterschiedlich, sodass sich das Gefühl der Unzufriedenheit auf beiden Seiten breitmacht.

Falsche Erwartungen führen zu Unzufriedenheit

Keine Kommunikation

Oft ist es auch so, dass Mitarbeiter überhaupt nichts dagegen hätten, bestimmte Aufgaben, die nicht zu 100 % in ihrem Aufgabengebiet liegen, zu bearbeiten. Allerdings wird einfach nicht darüber gesprochen sondern nur delegiert. Oder es wird nicht einmal delegiert und einfach davon ausgegangen, dass die Aufgabenverteilung klar war. Doch woher soll ein neuer Mitarbeiter wissen, was genau zu seinen Tätigkeitsbereichen gehört, wenn es keine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung und kein Anforderungsprofil gibt?

Keine Struktur

Ein gutes Anforderungsprofil hilft einem zukünftigen Mitarbeiter nicht nur bei der Bewertung einer Stelle, ob diese den eigenen Erwartungen entspricht und zu den eigenen Kompetenzen passt, sondern bietet auch Struktur. Gerade für einen neuen Mitarbeiter ist es besonders wichtig einen Überblick zu bekommen, was ist alles zu tun, wo fühle ich mich bereits sicher, wo brauche ich noch Unterstützung? Diese Struktur kann auch einiges an Zeit einsparen, bei der Auswahl an Bewerbern, die in Frage kommen könnten, kann ein Anforderungsprofil dabei helfen, nur Leute für ein Gespräch einzuladen, die tatsächlich für die Stelle geeignet sind.

Das Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil kann für verschiedene Personalprozesse verwendet werden. Nicht nur für die Personalsuche, Bewerberauswahl und bei Vorstellungsgesprächen ist es von großer Bedeutung, sondern kann ebenso für die Personalentwicklung und für Mitarbeiterbeurteilungen verwendet werden. So viel zur Wichtigkeit von Anforderungsprofilen, aber wie soll ein solches konkret aussehen und welche Punkte sind dabei zu beachten?

Was wird gefordert?

Bevor man sich bei der Erstellung einer Stellenausschreibung in oberflächliche Floskeln stürzt sollte man analysieren, welche Anforderungen tatsächlich für eine bestimmte Stelle gebraucht werden. Hört sich in erste Linie sehr banal an, allerdings stellt sich bei den meisten Stellenanzeigen heraus, dass diese recht wenig mit der Realität zu tun haben. Meistens handelt es sich um schwammige Formulierungen und überflüssige, nichts sagende Floskeln, die man in jeder zweiten Stellenausschreibung liest. Die Analyse der Anforderungen kann bottom-up oder top-down durchgeführt werden. Bottom-up würde bedeuten, dass die konkreten Aufgaben, die täglich anfallen analysiert werden und Anforderungen daraus abgeleitet werden. Diese Methode arbeitet am besten ein Mitarbeiter gemeinsam mit der Personalabteilung aus. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, mit Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen möchten, gemeinsam eine Liste an Tätigkeiten und Anforderungen zu formulieren, die für die neu zu besetzende Stelle notwendig sind. Top-Down wird häufig angewendet, wenn eine neue Position im Unternehmen entsteht. Dabei werden Unternehmensziele definiert, die mit Hilfe dieser Position erreicht werden sollen und dann auf konkrete Anforderungen übertragen. Diese Methode sollte die Geschäftsführung gemeinsam mit der Personalabteilung ausarbeiten.

Art der Anforderung

Für eine vollständige Stellenausschreibung werden an die Bewerber ganz unterschiedliche Anforderungen gestellt.

Im ersten Schritt werden formale Anforderungen zusammenfasst. Diese sollten z.B. die Ausbildung, Zusatzqualifikationen oder Berufserfahrung umfassen.

Anschließend werden fachliche Anforderungen formuliert, z.B. spezielle Fähigkeiten oder Kenntnisse über Computerprogramme oder sprachliche Kompetenzen.

Darüber hinaus können methodische Kompetenzen abgefragt werden, wie z.B. strukturiertes Arbeiten, strategisches Denken, rhetorische Begabung für Präsentationen, Kommunikationsfähigkeiten, Verhandlungsgeschick usw.

Zu guter Letzt werden soziale Fähigkeiten, Führungskompetenzen und persönliche Anforderungen abgefragt. Hier könnte z.B. Durchsetzungsvermögen, Konfliktfähigkeit, Teamfähigkeit, Selbstständigkeit oder Stressresistenz gefordert werden. Hier ist besonders wichtig konkret zu werden und keine Alltagsfloskeln zu verwenden. Wenn ein zukünftiger Mitarbeiter einmal im Jahr für zwei Tage in einem Team arbeiten muss, ist Teamfähigkeit definitiv kein Muss.

Was ist besonders wichtig?

Für ein gutes Anforderungsprofil ist es wichtig, eine Priorisierung vorzunehmen. Was sind sogenannte Knock Out Kriterien? Dieses Ranking ist besonders für die Personalvorauswahl wichtig, da man Bewerber die Grundvoraussetzungen nicht erfüllen, nicht zum Gespräch einladen braucht. Formulieren Sie eine überschaubare Menge an Muss Kriterien, die auch im Anforderungsprofil als solche gekennzeichnet werden. Anschließend können wünschenswerte Anforderungen angeführt werden, die nicht zwingend notwendig sind. Diese Eigenschaften können in der Endphase der Personalauswahl interessant werden. Kommunizieren Sie am besten auch in der Anzeige, dass Erfahrungen in Bezug auf diese „Nice to have Anforderungen“ toll wären, diese aber kein Ausschlusskriterium darstellt.

Das Tätigkeitsprofil

Um eine gute Stellenausschreibung abzuschließen sollte auch ein Einblick in die zukünftigen Tätigkeiten gegeben werden. So erhält der Bewerber eine gute Übersicht, was ihn im Unternehmen erwarten wird. Wie oben bereits erwähnt, werden die Anforderungen an eine Stelle von den Aufgaben und Tätigkeiten abgeleitet. Das heißt, im Grunde genommen sollte das Tätigkeitsprofil vor dem Anforderungsprofil erstellt werden.

Eine Stellenausschreibung sollte hier allerdings nur einen guten Überblick verschaffen, um welche Tätigkeiten es sich handelt. Hier ist Geschick gefragt, das Tätigkeitsprofil sollte nicht zu allgemein gehalten werden, um zu verhindert, dass sich Menschen angesprochen fühlen, die ungeeignet sind und auf der anderen Seite nicht zu detailliert, da es sonst schnell zu ausführlich wird und sich geeignete Bewerber vielleicht nicht angesprochen fühlen.

Das Tätigkeitsprofil sollte am besten in zwei Varianten vorhanden sein, eine Kurzfassung für die Stellenausschreibung und eine detaillierte Fassung, für den ausgewählten Bewerber, um sich besser in seine Aufgaben einarbeiten zu können und Verantwortungsbereiche zu klären.

Wie immer bin ich sehr gespannt, welche Erfahrungen und Meinungen Sie zum Thema Tätigkeits- und Anforderungsprofil gemacht und gesammelt haben. Ich würde mich freuen, wenn Sie diese mit uns teilen. Schreiben Sie dazu einfach ihr Kommentar unten in die Kommentarbox!

Wähle einen Beruf, den du liebst, und du brauchst keinen Tag in
deinem Leben mehr zu arbeiten

von Konfuzius